Внутренняя и внешняя среда объекта управления

Тема 1. Внутренняя и внешняя среда  объекта управления

 

Задание. Описать, и проанализировать особенности, возможности и перспективы следующих элементов внутренней среды организации.

Цели организации – это конкретные конечные состояния или результаты, к которым стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы. Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Так, организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. С другой стороны, государственные учреждения, которые не являются коммерческими организациями, формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

В каждом подразделении  организации также необходима выработка  своих целей. Например, целью подразделения  маркетинга может стать сокращение количества жалоб потребителей на N% в следующем году. Цели сходных подразделений в различных организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации как целого, а не входить в противоречия с целями других подразделений.

Цели  организации должны обладать рядом  характеристик:

• Конкретность.
• Обозримость (краткосрочность, долгосрочность).
• Реальность (достижимость).
• Взаимосвязанность (одна не противоречит другой).
• Эффективность (результативность и прибыльность).

Достижение целей осуществляется через функции управления: организацию, планирование, мотивацию, контроль, координацию.

Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, как организована координация, каковы модели взаимодействия.

Окончательное решение  о выборе структур организации принимается  на высшем уровне её менеджмента при помощи руководителей среднего и низшего звеньев. Задача менеджеров заключается в выборе такой структуры, которая наилучшим образом отвечала бы задачам и целям организации, позволяла ей эффективно взаимодействовать с окружающей средой, рационально распределять и направлять усилия сотрудников.

Структуры организаций  отличаются друг от друга:

• сложностью;
• формализацией;
• соотношением централизации и децентрализации (количеством уровней, на которых принимаются решения).

 Рациональная  структура организации предполагает комбинацию следующих трех факторов:

Реальные взаимосвязи  между конкретными людьми.

Политика руководства  и методы управления.

Полномочия и функции  работников.

 Имеется два типа  организационных структур – формальные и неформальные.

Формальная структура – это структура организации, установленная системой менеджмента (например, это объединение людей в группы или отделы).

 Неформальная структура – это структура, которая возникает в организации независимо от менеджмента (например, это группа людей из разных подразделений организации, которые являются друзьями).

 Формальные и неформальные  структуры сосуществуют в любой  организации, как правило, не  являются похожими. Потому что  формальные создаются искусственно  менеджерами, а неформальные представляют собой естественные объединения членов организации, создаваемые ими по интересам, не всегда совпадающими с целями формальной организации.

Задача – это конкретная работа, которая должна быть выполнена в определённое время, определённым способом, без изменения начальных параметров и сохранением всех постоянных.

Для достижения конкретных задач организации, каждое должностное  лицо этого предприятия, должно выполнять  поставленные перед ним задачи, в  определённый срок и абсолютной точностью. Такие задачи обычно разделяют на три чётких категории:

- задача по работе  с персоналом и клиентами, так  же с партнерами и потенциальными  поставщиками различных материалов  и услуг;

- задача по выполнению  работ с сырьевой базой, техникой, рабочим инструментом и т.д.;

- задача по работе с информационным полем, которое расширяется, с развитием организации. 

 Во время стремительного  роста технического прогресса,  нововведений и инноваций, задачи  на «местах», становятся всё более  тяжёлыми и тяжёлыми, более специализированными и более детальными. Каждая поставленная задача становится значительно сложнее и более углублённой и с большей степенью ответственности. В связи с такими потребностями организации, с геометрической прогрессией возрастает значение управленческой координации и слаженности действий всех уровней структуры при решении задач повышенной сложности.

Разграничение между  целями и задачами проходит по уровню, на котором они действуют в  организации. Задачи имеют отношение  и к отдельным подразделениям организации или ее филиалам.

Возможно также присутствие  задач в целях, но на уровне подразделений, если они включены в процесс достижения целей. В этом случае задачи являются переформулировкой общих целей, в той части их достижения, которая  отводится отдельным подразделениям (например, цель компании получить определенный процент прироста объема продаж может быть переформулирована как конкретные задачи производственного подразделения, отдела маркетинга, транспортного цеха, финансовой службы и т.д.).

Задачи носят более  краткосрочный характер, чем цели, так как они связаны с планированием текущей деятельности. Это часто приводит к тому, что задачи по своей сущности являются множественными, так как они носят оперативный характер и могут различаться в зависимости от направления деятельности компании.

Роль технологии в организации

Технология  в менеджменте – это принцип, порядок организации какого-либо процесса для оптимального использования разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных денежных). Технология представляет собой способ, который позволяет осуществить какое-либо преобразование. Это может относиться к сфере продаж – как наиболее оптимально реализовать произведенный товар, или к сфере сбора информации - как наиболее грамотно и с меньшими затратами собрать необходимую для управления предприятием информацию и т. д. В последнее время именно информационные технологии стали ключевым фактором получения предприятием устойчивого конкурентного преимущества при ведении бизнеса.

Обычно рассматриваются  две классификации технологии: классификация по Вудворду и классификация по Томпсону.

Классификация по Вудворду:

• мелкосерийное, единичное, индивидуальное производство;
• крупносерийное или массовое производство;
• беспрерывное производство.

 

Классификация по Томпсону:

• многоотраслевые технологии, основной характеристикой которых является звенья взаимосвязанных задач, выполняемых последовательно;
• технологии наличия посредника, основной характеристикой является  встреча двух людей.
• технология, интенсивность действий которой характеризуется использованием определенных приемов для смены состояния какого-то материала.

Работники организации являются центральным звеном в любой системе управления. Существует три основных аспекта человеческой переменной в организации:

• поведение индивидов;
• поведение людей в группах;
• характер поведения руководителя.

Понимание и управление человеческой переменной в организации  является наиболее сложной составляющей всего процесса управления и зависит  от многих факторов. Вот некоторые из них:

Способности человека. По ним люди наиболее наглядно разделяются внутри организации. Способности человека относятся к характеристикам, которые легче всего поддаются изменениям, например, обучением.

Потребности. У каждого человека существуют не только материальные, но и психологические потребности (в уважении, признании и т. д.). С точки зрения управления организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребности работника вело бы к реализации целей организации.

Восприятие, или как люди реагируют на окружающие их события. Этот фактор важен для разработки различного рода стимулов для работника.

Кроме перечисленных  факторов на человека в организации  влияют группы и управленческое лидерство. Любой человек стремится принадлежать к какой-либо группе. Он принимает  нормы поведения этой группы в зависимости от того, насколько ценит свою принадлежность к ней. Организация может рассматриваться как некая формальная группа людей, и в то же время в любой организации есть много неформальных групп, формирующихся не только по профессиональному признаку.

Кроме того, в любой  формальной или неформальной группе есть лидеры. Лидерство – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей и заставляет

Тема 2. Методы и стили управления

 

Задание. Раскрыть содержание, особенности, тенденции развития и перспективы следующего метода и стиля, используемого в управлении: демократическое управление.

Демократический стиль характеризуется предоставлением, подчиненным самостоятельности в пределах выполняемых ими функций и их квалификации. Это коллегиальный стиль, который дает большую свободу деятельности подчиненных под контролем руководителя.

Руководитель-демократ предпочитает такие механизмы влияния, которые апеллируют к потребностям более высокого уровня: участия, принадлежности, самовыражения. Он предпочитает работать в команде, а не дергать за ниточки власти.

Представление демократа о своих сотрудниках  сводится к следующему:

* труд процесс  естественный, если условия благоприятные,  то люди не только примут  на себя ответственность, они будут стремиться к ней;

* если люди  приобщены к организационным  решениям, они будут использовать  самоконтроль и самоуправление;

* приобщение  является функцией вознаграждения, связанного с достижением цели;

* способность  к творческому решению проблем  встречается часто, а интеллектуальный потенциал среднего человека используется лишь частично.

Настоящий демократ избегает навязывать свою волю подчиненным. Он разделяет с ними власть и контролирует результаты деятельности.

Предприятия, где доминирует демократический стиль управления, характеризуются высокой децентрализацией полномочий. Подчиненные принимают активное участие в подготовке решений, пользуются свободой в выполнении заданий. Созданы необходимые предпосылки для выполнения работы, проводится справедливая оценка их усилий, наблюдается уважительное отношение к подчиненным и к их потребностям.

Руководитель  вкладывает много усилий в создание атмосферы открытости и доверия  с тем, что если подчиненным понадобится  помощь, они не стесняясь могут  обратиться к руководителю.

В своей деятельности руководитель-демократ опирается на весь коллектив. Он старается научить  подчиненных вникать в проблемы подразделения, выдавать им эффективную  информацию и показывать, как искать и оценивать альтернативные решения.

Предприятия, где доминирует демократический стиль управления, лично руководитель занимается только наиболее сложными и важными вопросами, предоставляя подчиненным решать все остальное. Он не подвержен стереотипам и варьирует свое поведение сообразно изменениям ситуации, структуры коллектива и т.п.

Предприятия, где доминирует демократический  стиль управления, указания, выдаются не в форме предписаний, а в виде предложений с учетом мнений подчиненных. Это объясняется не отсутствием собственного мнения или желанием разделить ответственность, а убежденностью, что в умело организованном процессе обсуждения всегда могут быть найдены лучшие решения.

Такой руководитель хорошо разбирается в достоинствах и недостатках подчиненных. Ориентируется  на возможности подчиненного, на его естественное стремление к самовыражению посредством своего интеллектуального и профессионального потенциала. Желаемых результатов он добивается посредством убеждения исполнителей в целесообразности и значимости возлагаемых на него обязанностей.

Руководитель-демократ постоянно и обстоятельно информирует подчиненных о состоянии дел и перспективах развития коллектива. Это позволяет легче мобилизовать подчиненных на реализацию поставленных задач, воспитывать у них чувство подлинных хозяев.