Внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера

 

Глава 2. Внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера

2.1 Использования информационных технологий на различных уровнях менеджера

 

Информационные технологии менеджера, используемые в организации, должны соответствовать ее целям и обеспечивать производство достоверной, надежной, своевременной информации. Для того чтобы подобрать подходящие информационные технологии системы, необходимо понять структуру, функции и политику организации, цели менеджера и принимаемых решений. Информационные технологии и системы становятся частью организации, оказывая влияние на ее структуру, органы менеджера, стандартные процедуры, персонал.

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы менеджера разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: -бухгалтерского учета, финансового учета, управленческого учета и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

- финансовые стимулы  - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

- психологические  стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски Почета и т.п.

Информационная функция обеспечивает:

- поиск и получение  информации (из периодической печати, компьютерной сети, посредством  использования электронной почты);

- передачу информации  другим членам организации (рассылка  напоминаний и отчетов, телефонные  звонки);

- информирование  внешних субъектов (рассылка рекламы, создание доски объявлений);

- поддержание информационных  связей как внутри организации, так и за ее пределами (почта, телефон, факс, электронная почта, теле- и видеоконференции).

Струкобъекта менеджера любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни менеджера (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень менеджера требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень менеджера для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

По мере продвижения менеджера по ступенькам иерархии потребность в технических навыках уменьшается, а потребность в концептуальных навыках (мышление, анализ, планирование) увеличивается.

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней менеджера: от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения.

Информационные технологии существенно изменяют бизнес-процессы, открывают новые возможности хозяйственной деятельности, позволяют сохранять конкурентоспособность бизнеса, добиваться повышения операционной производительности и действенности контроля, адекватно реагировать на изменение внешней среды.

Препятствиями на пути внедрения информационных технологий являются:

- непонимание и  враждебное к ним отношение  сотрудников компании;

- наделение властью  большого числа сотрудников, так  как в некоторых компаниях  опасаются, что в этом случае  об их планах узнают конкуренты;

- плохо продуманные  проекты внедрения информационных  технологий, которые не только  не окупают затраты, но и приводят  к крупным убыткам.

Правильное внедрение информационных технологий предполагает прохождение следующих этапов:

- установление потребностей  будущих пользователей новой  системы;

- определение требований  к технологии;

- осуществление  проектирования;

- материальное воплощение  проекта;

- эффективное внедрение (обучение персонала, общение с  разработчиками).

 

2.1.2 Характеристики и основные компоненты информационных технологий

 

Информационный продукт служит основой для принятия решений. Производство информационного продукта в управлении подчинено эффективному достижению целей организации посредством планирования и контроля за использованием производственных ресурсов.

Информационные технологии менеджера - совокупность, средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения качественно новой информации о состоянии объекта менеджера. Функциями информационных технологий менеджера являются:

- сбор данных  или первичной информации;

- обработка данных  и получение результирующей информации;

- передача результирующей  информации пользователю для  принятия на ее основе решения.

Современные информационные технологии содержат аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы менеджера базами данных и другие технические средства хранения, обработки и передачи информации. Основным техническим средством служит компьютер, который соединяет в единое целое все перечисленные элементы.

Основными характеристиками информационных технологий менеджера являются:

- интерактивный  режим работы пользователя с  компьютером;

- интегрированность  с большим числом программных  продуктов;

- гибкость процесса  изменения данных, постановки задачи  менеджера.

Инструментарием информационных технологий менеджера являются один или несколько программных продуктов (взаимосвязанных или не взаимосвязанных между собой) для определенных типов компьютеров, технология работы с которыми позволяет решить поставленные задачи.

Информационная система, создаваемая для достижения определенных целей, соединяет информационные технологии с обслуживающим персоналом.

Информационная система - совокупность элементов (материальных или идеальных), определенным образом связанных между собой и образующих некоторую целостность. В качестве системы можно рассматривать любой объект действительности. Любая система уже по своей сути является информационным образованием, так как взаимосвязи ее элементов осуществляются посредством перетоков информации. Понятие системы в интернетике используется очень широко, имеет множество смысловых значений и чаще всего, относится к взаимосвязанному набору средств технического и программного обеспечения, а также организационно упорядоченной совокупности документов.

В процессе менеджера используется научный инструментарий.

Научный инструментарий менеджера - это набор качественных моделей, помогающий пользователю принимать решения. Этот инструментарий базируется на математических методах, что придает процессу жестко регламентированный характер. Необходимо собирать данные определенного типа, представлять их в специальном формате и анализировать согласно строго определенным математическим правилам.

Технической базой информационных технологий менеджера являются:

- персональный компьютер (корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры);

- компьютерные сети (локальная вычислительная сеть, глобальная сеть, Интернет как  информационный ресурс);

- офисная техника (средство репрографии, средство  оперативной полиграфии, носители  информации, средство обработки  документов, средство хранения, поиска  и транспортировки документов).

2.1.3 Информационные  технологии обработки данных  в системе  менеджера

 

Получение больших объемов информации превращается для специалистов по информатике и менеджеров в серьезную проблему. Для того чтобы идентифицировать только необходимую информацию для решения какой-то конкретной задачи, приходится "перебирать" громадное количество данных. Данные - это "сырые" факты и цифры, в которых нет ничего особенного и которые сами по себе не могут быть полезными для менеджеров. Для того чтобы извлечь полезную информацию, необходимо обработать, получить законченный *информационный продукт, имеющий непосредственное отношение к управленческой задаче. Проблема эффективной идентификации полезной информации и обеспечения доступа к ней менеджеров и сотрудников приобретает все большую остроту.

О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях вводится должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Как правило, специалисты по информации сталкиваются с проблемой выбора одного из безграничного множества вариантов приобретения аппаратного и программного обеспечения, сетевого и телекоммуникационного оборудования. Объем данных, которые способны давать комбинации этих технологических средств в равной мере, огромен. Принятие решений, связанных с применением новых технологических средств и управлением их ресурсами, зачастую ложится, прежде всего, на плечи главного специалиста по информации. Ему приходится интегрировать текущие и новые технологии поддержки принятия организационных решений, обеспечения операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте в нужное время.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на Уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

- обработка данных  об операциях, производимых фирмой;

- создание периодических  контрольных отчетов о состоянии  дел в фирме;

- получение ответов  на всевозможные текущие запросы  и оформление их в виде бумажных  документов или отчетов.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от прочих:

- выполнение необходимых  фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом  иметь и хранить сведения о  своей деятельности, которые можно  использовать как средство обеспечения  и поддержания контроля. Поэтому  в любой фирме обязательно  должна быть информационная система  обработки данных и разработана  соответствующая технология;

- решение только  хорошо структурированных задач, для которых можно разработать  алгоритм;

- выполнение стандартных  процедур обработки. Существующие  стандарты определяют типовые  процедуры обработки данных и  предписывают их соблюдение организациями  всех видов;

- выполнение основного  объема работ в автоматическом  режиме с минимальным участием  человека;

- использование  детализированных данных. Записи  о деятельности фирмы имеют  подробный характер, допускающий  проведение ревизий. В процессе  ревизии деятельность фирмы проверяется  хронологически от начала периода  к его концу и от конца  к началу;

- акцент на хронологию  событий;

- потребность в  минимальной помощи при решении  проблем со стороны специалистов  других уровней.

- классификация  или группировка. Первичные данные  обычно имеют вид кодов, состоящих  из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные  признаки объектов, используются  для идентификации и группировки  записей. Например, при расчете заработной  платы каждая запись включает  в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором  он работает, занимаемую должность  и т.п. В соответствии с этими  кодами можно произвести разные  группировки;