Виды коммуникаций и этапы коммуникационного процесса

Министерство сельского  хозяйства Российской Федерации

ФГОУ ВПО «Вятская государственная  сельскохозяйственная академия»

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

по теории менеджмента

«Виды коммуникаций и этапы коммуникационного процесса»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Пушкарева К.Н

Группа ЭУб-221

Проверил: Чекалдин А.М.

 

 

 

 

Киров 2012

План

1. Введение…………………………………………………….. 3
2. Сущность и виды коммуникаций…………………………. 5
3. Особенности типов коммуникаций……………………….. 12
4. Этапы коммуникационного процесса……………………..18
5. Элементы коммуникаций………………………………….. 21
6. Формы и методы коммуникаций…………………………. 22
7. Заключение…………………………………………………. 25
8. Список литературы………………………………………... 26

 

Введение

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны представлять суть коммуникационного процесса, обладать хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимать, как среда влияет на обмен информацией.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так  и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого –  плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения  за инициативу, труд и т.п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сущность и виды коммуникаций

Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Работа по созданию и совершенствованию дружного и работоспособного коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).[1]

 Если коммуникации  налажены плохо, решения могут  оказываться ошибочными, люди могут  неверно понимать, чего же хочет  от них руководство, или, наконец,  от этого могут страдать межличностные  отношения. Эффективностью коммуникаций  часто определяют качество решений  и то, как они в действительности  будут реализованы.

Обмен информации необходим  при реализации любой из функций  менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим  условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных  отношениях и формировании имиджа организации. Обмен информацией – это важнейшая  составная часть практически  всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую  часть своего рабочего времени (50-90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность  работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умение вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчёты, участвовать в совещаниях и т.п.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные  личности, группы и даже целые организации.

Коммуникации делятся  на 2 большие группы: внешние и  внутренние.

Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. Посредством  рекламы, продажи товара или услуги организация вступает в общение  со своим потенциальным или реальным клиентом. То же происходит и тогда, когда она закупает необходимые  ей для производства ресурсы, когда  берет деньги в банке, финансируется  из бюджета, платит налоги и др. Организации  подчиняются государственному регулированию, уделяют внимание созданию определенного  «имиджа» своей организации на местном  или общенациональном уровне.

Внутренние коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Их подразделяют на формальные и неформальные.

Формальные коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов.

1. Коммуникации между уровнями

Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных коммуникаций. Они могут быть нисходящими – когда информация передается с высшего уровня на низший, например, когда подчиненных информируют о приоритетах, заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.

Кроме нисходящих коммуникаций, организации необходимы восходящие. Качество восходящих коммуникаций сильно влияет па производительность компании. Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях. Благодаря им, менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах и предлагают корректировочные меры. В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций – рабочие группы, регулярно собирающиеся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем. Восходящие коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

2. Коммуникации между отделами (подразделениями)

Кроме вертикальных, организациям нужны горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться движения организации в желательном направлении, менеджеры должны обеспечить совместную деятельность всех ее частей. Горизонтальные коммуникации полезны еще и тем, что они стимулируют формирование взаимоотношений на одном и том же организационном уровне, которые являются важным элементом удовлетворенности людей своей работой.

3. Коммуникации между менеджером и подчиненными

Возможно, самым явным  элементом коммуникаций в организации  является общение между менеджерами  и их подчиненными. Хотя они относятся  к вертикальным коммуникациям, о  которых уже было сказано, рассмотрим их отдельно, поскольку они составляют львиную долю управленческих коммуникаций.

Форм таких коммуникаций существует очень много: разъяснение  задачи, объяснение приоритетов и  ожиданий; привлечение работника  к решению задач отдела; обсуждение проблем эффективности; совершенствование  и развитие подчиненных; сбор информации о потенциальных или реальных проблемах; оповещение людей о предстоящих  изменениях, ознакомление с идеями подчиненных и т.д.

4. Коммуникации между менеджером и рабочей группой

Кроме коммуникаций между  менеджером и подчиненным, в организации  существуют также коммуникации между  менеджером и его рабочей группой, нацеленные на повышение ее эффективности. Поскольку в этом процессе участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поделиться мыслями о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать сообща, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях для данной группы и других подразделений, о проблемах и достижениях и о новаторских идеях.

Кроме того, иногда рабочая  группа собирается для обсуждения разных проблем и вопросов без участия  менеджера. Как уже говорилось, такие  взаимоотношения коллег одного уровня способствуют повышению удовлетворенности  сотрудников своей работой.

Эффективность горизонтальных и вертикальных коммуникаций внутри организации различна. У горизонтальных она достигает 90% , так как люди, работающие на одном  уровне, лучше знают и понимают проблемы друг друга. При движении информации по нисходящей потери могут достигать 80%. Так от руководителя высшего уровня до руководителя среднего звена доходит  всего 40% информации, а до работников – не более 30%. Хуже положение складывается при движении информации по восходящей. Здесь потери составляют 90% и выше. Тем не менее, на сегодняшний день вертикальные коммуникации являются основными, на их долю выпадает 2/3 информационного  обмена.

Неформальные коммуникации

Канал неформальных коммуникаций называют каналом слухов. Слухи «витают вокруг автоматов с водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где собираются люди». По неформальным каналам информация распространяется намного быстрее, чем по формальным, поэтому менеджеры часто используют их для распространения тех или иных «конфиденциальных» сведений, сопровождая их словами «только между нами».

Информация, распространяемая в виде слухов, всегда считалась  неточной. Однако исследования показывают, что слухи чаще оказываются точными, чем неточными. Согласно исследованию К. Дэвиса, если речь идет о сведениях об организации, не подлежащих обсуждению, 80–99% слухов бывают точными; но если говорить об информации личного характера или о в высшей степени эмоциональных сведениях, уровень точности и достоверности будет намного ниже. Дэвис утверждает: «Люди склонны считать слухи неточными потому, что ошибки в них носят более драматичный характер и, следовательно, более прочно запоминаются, чем то, что, в общем-то, изо дня в день они были вполне точными». Кроме того, независимо от их точности «все свидетельствует об огромном влиянии слухов, как позитивном, так и негативном».

Ниже перечислены некоторые типы информации, передаваемой в организации по неформальным каналам:

1. Изменения организационной структуры.
2. Предстоящие сокращения объема производства.
3. Новая политика штрафов за опоздания.
4. Кто с кем встречается после работы.
5. Предстоящие переводы и повышения.
6. Подробное изложение спора двух менеджеров на последнем собрании по проблемам сбыта. [2].

Организационные коммуникации классифицируются по форме общения  – каналу, который применяется  в тех или иных коммуникациях. При этом выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые).

Вербальная коммуникация – передача и восприятие информации (идей, мыслей и пр.) посредством некоторых определенных знаков (слов). Вербальное общение может быть устным, когда используется разговорный язык (разговоры «с глазу на глаз», по телефону, записи на пленку и пр.), и письменные (письма, записи, бланки, электронная почта и пр.). Устная и письменная коммуникации включают в себя использование слов и, соответственно, относятся к вербальному аспекту общения.

Устные сообщения более  эффективны, когда требуется немедленная  реакция других сотрудников, а последующая  письменная «порция» информации помогает придать коммуникации более устойчивый характер, что важно, когда коммуникация нацелена на продолжение в будущем. Устные сообщения имеют то  преимущество, что позволяют сделать возможным непосредственное прямое двустороннее общение между людьми (группами людей), в то время как письменные послания или односторонни, или требуют времени для получения ответа.