Управление временем руководителя

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ярославский государственный технический университет»

Кафедра «Экономика и управление»

 

 

Курсовая работа защищена

с оценкой     

Руководитель,

к.э.н., доцент

                       А.Н.Савичева

«__» _______  2013

 

 

 

Управление временем руководителя

 

Расчетно-пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине “Экономика предприятия”

ЯГТУ 080502.65 – 012 КР

 

 

 

 

 

 

Нормоконтролер  Работу выполнила

к.э.н., доцент студентка гр. ЭМС-31

                       А.Н.Савичева                        А.В. Кузнецова

«__» _______  2013 «__» _______  2013

 

 

 

 

 

 

2013

 

Содержание

Введение

1 Теоретические аспекты  использования рабочего времени  руководителем.

1. 1 Характер и содержание работы руководителя

1.2Причины дефицита времени

1.3Самоменеджмент как индивидуальная технология  использования рабочего времени 

2 Методология  учёта и анализа использования  времени 

2.1 Принципы эффективного использования времени  

2.2 Инвентаризация рабочего времени   

2.3 Расстановка приоритетов в  делах 

2.4 Техника планирования рабочего  дня 

3 Проектирование рациональной организации рабочего дня руководителя  

3.1 Классификация затрат рабочего времени 

3.2 Учёт и анализ затрат  рабочего времени руководителя службы «Ярославльводоканал»

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

     Как показывает практика, эффективность и успешность работы  организации зависит от результатов  работы руководителей организации: в первую очередь от их профессиональной  компетентности, а также в немалой  степени от их способности  к эффективному труду, к эффективному  планированию своего рабочего  времени для наискорейшего достижения  цели и получения результата. Если руководитель не спланирует  и правильно не организует  свою работу, то это приведет  к потерям рабочего времени, лишнему  перенапряжению и, в конечном  счете, скажется на качестве управления. Причём следует отметить, что  чем выше ранг руководителя, тем  большая доля времени используется  им на задачи собственно управленческие. Поэтому планирование использования  своего времени, контроль и совершенствование  своей эффективности являются  важными задачами руководителя. Для того чтобы было достаточно  времени на управление (т.е. чтобы  управление было эффективным), необходимо  научиться управлять своим временем. В связи с этим в общей  науке об управлении – менеджмент  – возникает направление, изучающее  применение в практике специальных  приёмов и методов распределения  своего времени, называемое тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент»  переводится с английского языка  как «управление временем», однако  следует заметить, что, в прямом  смысле, временем управлять невозможно.  Каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. При этом невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто название того, что, по сути, является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени. Управление временем - это управление собой во времени, а уметь управлять своим временем значит уметь правильно распределять усилия. При этом система тайм-менеджмента обладает следующими достоинствами:

- позволяет  добиваться поставленных целей  на основе повседневного решения  основных задач;

- даёт  возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать своё время;

- помогает  развивать в себе более гибкое  и спокойное отношение к изменениям  за счёт оперативного внесения  изменений в планах.     

 По результатам опроса  тысячи менеджеров, проведённого  А. Макензи, из каждой сотни лишь  один имеет достаточно времени, десятерым требуется на 10% больше времени, сорока менеджерам нужно дополнительно 25% времени, остальным не хватает 50% времени 1.           

 Дефицит времени – это одна из тех проблем, которые больше всего тревожат руководителей разного ранга, для которых временной фактор играет важнейшую роль. Как видим, большинство руководителей не умеют правильно организовывать работу, не знают, что действительно надо сделать и как наиболее эффективно использовать при этом время. В связи с этим данная проблема является особенно актуальной. Для успешной деятельности компании и успешной карьеры самого руководителя, его удовлетворённости работой, достижением результата и, в конечном итоге, самой жизнью, каждому менеджеру необходимо выработать методы эффективного использования времени и постоянно следовать им.     

 Целью курсовой работы является  выработка методов и приёмов  наиболее рациональной организации  рабочего времени.    

 В соответствии с целью можно  выделить следующие задачи:

1. Охарактеризовать понятие времени как ресурса;
2. Рассмотреть принципы и задачи самоменеджмента как технологии индивидуальной рационализации работы;
3. Изучить основные методы управления личным временем;
4. Оценить возможность применения методов тайм-менеджмента в работе руководителя службы ОАО «Ярославльводоканал»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические аспекты  использования рабочего времени руководителем

 

1. 1 Характер и содержание работы руководителя

 

    По своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных, как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха. Работа руководителя заключается в том, что он оказывает свое влияние на других индивидуально или в составе группы. В настоящее время все больше распространяется форма управления группой, что предполагает готовность и умение руководителя действовать в качестве члена группы. Управление группой - это более сложное дело, чем индивидуальное руководство. Поэтому руководителю следует развивать себя, прежде всего как руководителя группы.

К основным качествам руководителя относится необходимость быть примером и опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние и на результаты работы. Далее, руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления.

В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством.

Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. Важнейшими задачами руководителя являются.

1. Забота о мотивации  персонала. Эту задачу с точки  зрения достижения высоких результатов  следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

2. Управление деятельностью  персонала, в частности путем  постановки задач, оказания поддержки  и контроля.

При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться  о том, чтобы его подчиненные  знали о перспективах своего  участка, а также о том, что  делается в других подразделениях  организации. Положение руководителя  группы само по себе подчеркивает  важность сотрудничества.

4. Определение потребности  своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

5. Обучение и совершенствование  персонала.

6. Вопросы трудовых отношений  и заработной платы.

7. Вопросы охраны труда  на своем участке (безопасность  труда и охрана здоровья).

8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического  микроклимата на производстве, методов  труда и других вопросов, оказывающих  влияние на эффективность работы  организации.

Как видно, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя.

Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

 

 

 

1.2 Причины дефицита времени

 

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

1.) Причины, которые являются  следствием неграмотных действий  руководителя

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа  жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни  данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в  организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек  всегда уверен, что ее получатель  полностью осознает и понимает  ее смысл, однако это не всегда  так. Каждый имеет свои рамки  восприятия, которые могут искажать  полученную информацию. Далеко не  все современные руководители  решили эту задачу для себя  и своих сотрудников и ввели  на своих фирмах унифицированную  систему приема и передачи  информации.

Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

3) Отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности. Это зачастую приводит  к тому, что руководитель сначала  делает дела, которые на самом  деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется  значительное время, необходимое  для решения действительно важных  проблем.

4) Выполнение задач, которые  вполне могут быть выполнены  подчиненными. Чаще всего руководитель  выполняет подобные задачи в  случае, если он не доверяет  подчиненным, считая, что они смогут  выполнить данную задачу так  же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии  уверенности в должной квалификации  сотрудников организации. В качестве  примера можно привести прием  клиентов именно менеджером, а  не наделение какого-либо сотрудника  полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение  секретарю сортировки входящей  корреспонденции.

5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит  к низкой производительности  труда, в большей степени это  касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на  предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

2.) Причины, которые не  зависят от руководителя

Ко второй группе отнесем факторы, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель  тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних – на 40%.

2) Большой поток рутинных  дел, часто срочных, работа над  которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие  дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично  проверять различные параметры  деятельности организации, зачастую  это связано с некомпетентностью  подчиненных или нежелание их  брать на себя ответственность, когда они сами обращаются  к руководителю с «просьбами  помочь».

3) «Воры времени». «Воры  времени» – это непредвиденные  дела, большинство из которых  требуют срочного решения и  не могут быть перепоручены  подчиненным. Все это отнимает  много времени и отвлекает  от действительно важных дел. Существует много различных видов  «воров времени»:2

• Телефонные звонки.
• Заглядывающие к нам люди.
• Проблемы с компьютерным оборудованием.
• Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
• Недостаток организационного планирования.
• Неумение слушать других людей.
• Неудовлетворительная организационная структура.
• Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.
• Нерешительность в деловых вопросах.
• Плохо организованные и скоординированные собрания.
• Отвлекающие факторы на рабочем месте.
• Чрезмерная офисная бюрократия.
• Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.