Управление риском. Управление контрактами и поставками

Выбор продавцов – анализ предложений, отбор потенциальных продавцов и обсуждение условий контракта с каждым продавцом.

Администрирование контрактов — включает в себя

1. управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом,
2. анализ и документальное оформление текущей и прошлой деятельности продавца для определения необходимых корректирующих действий и обеспечения основы для будущих отношений с продавцом,
3. управление изменениями, связанными с контрактом, и, при необходимости,
4. управление контрактными взаимоотношениями со сторонним покупателем проекта.

Закрытие  контрактов – завершение каждого контракта, включая разрешение всех открытых вопросов и закрытие каждого контракта, относящегося к проекту или к фазе проекта.

Эти процессы взаимодействуют  как друг с другом, так и с  процессами из других областей знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут принимать участие один или несколько человек или групп. Каждый процесс имеет место по крайней мере один раз в ходе каждого проекта, а если проект разделен на фазы – то в одной или нескольких фазах проекта. Хотя в данном руководстве процессы представлены как дискретные элементы с четко определенными интерфейсами, но на практике они могут накладываться друг на друга и взаимодействовать между собой; такие наложения и взаимодействия здесь не описаны

Процессы управления поставками проекта включают в себя работу с контрактами – юридическими документами, заключенными между покупателем  и продавцом. Контракт – это взаимное соглашение, обязывающее продавца предоставить указанные продукты, услуги или результаты, а покупателя – предоставить продавцу денежное или иное надлежащее встречное удовлетворение. Контракт фиксирует юридические отношения, все споры по которым могу быть урегулированы в судебном порядке. Соглашение может быть простым или сложным; в нем может быть отражена простота или сложность результатов поставки. Контракт включает в себя положения и условия; в него могут быть также включены иные пункты, например предложения продавца или документация по маркетингу, а также любая другая документация, на которой покупатель основывает свои требования к тому, что продавец должен выполнить или создать. В обязанности команды управления проектом входит участие в адаптации контракта к конкретным нуждам проекта. В зависимости от области приложения контракты могут называться договорами, субдоговорами или заказами на покупку. В большинстве организаций имеются документально оформленные нормы и правила, определяющие, кто обладает правом подписи и администрирования таких соглашений от имени организации.

Хотя все  документы проекта в той или  иной форме анализируются и проходят процедуру одобрения, но процесс  одобрения контракта обычно бывает более длительным в силу обязательности юридической ответственности, которую  он накладывает. В любом случае в процессе обсуждения и утверждения основное внимание уделяется на точное описание в юридических терминах продуктов, услуг или результатов в соответствии с потребностями проекта. В случае, когда большие проекты выполняются государственными или муниципальными органами, процесс согласования может предусматривать публичное обсуждение договора.

Команда управления проектом может заранее обратиться к помощи специалистов в области  контрактов, поставок и права. Обращение  к таким специалистам за помощью  должно согласоваться с корпоративной политикой организации.⁴

Различные операции, входящие в состав процесса управления поставками проекта, образуют жизненный  цикл контракта. Активное управление жизненным  циклом контракта и тщательно  выверенные формулировки положений  и условий контракта позволят избежать или ослабить некоторые из идентифицируемых рисков проекта. Заключение контракта на поставку продукта или оказание услуг является одним из способов распределения ответственности по управлению и принятию на себя потенциальных рисков.

Сложный проект может предполагать управление –  последовательно или одновременно – несколькими контрактами или  субконтрактами. В таких случаях  жизненный цикл каждого контракта  может заканчиваться во время  любой из фаз жизненного цикла  проекта (см. главу 2). Управление поставками проекта рассматривается с точки зрения отношений покупатель-продавец. В любом проекте отношения покупатель-продавец могут реализовываться на разных уровнях и затрагивать как различные внутренние подразделения, так и внешние организации по отношению к организации заказчика. В зависимости от области приложения продавец может именоваться подрядчиком, субподрядчиком, исполнителем, поставщиком или поставщиком услуг. В зависимости от положения покупателя в цикле приобретений проекта покупатель может называться клиентом, заказчиком, генеральным подрядчиком, подрядчиком, организацией заказчика, правительственной организацией, заказчиком услуг или покупателем. На протяжении жизненного цикла контракта продавец может рассматриваться как контрагент, предлагающий цену, затем как выбранный поставщик и наконец как поставщик или исполнитель, имеющий контрактные обязательства.

Обычно продавец осуществляет управление работой как  проектом, если предметом приобретения не являются материалы, изделия или обычные продукты. В этом случае:

• Покупатель становится заказчиком и в силу этого является ключевым участником проекта для продавца
• Команда по управлению проектом со стороны продавца должна участвовать во всех процессах по управлению проектом, а не только в процессах из данной области знаний
• Положения и условия контракта становятся ключевыми входами для многих процессов управления со стороны продавца. Контракт может содержать непосредственно входы (например, основные результаты поставки, ключевые контрольные события, определение затрат) или ограничивать возможности выбора для команды проекта (например, в проектах по проектированию и дизайну часто оговаривается необходимость одобрения покупателем вопросов назначения персонала).

В изложении  материала данной главы предполагается, что покупатель элементов проекта входит в команду проекта, а продавец не является членом команды проекта. Такие отношения имеют место, если исполняющая организация является продавцом проекта заказчику. Такие отношения также имеют место, если исполняющая организация является покупателем продукции, услуг, результатов или элементов подпроекта, используемых в проекте, у других исполнителей или поставщиков.

В данной главе  также предполагается, что между  продавцом и покупателем выработано и действует официальное контрактное соглашение. Однако большая часть материала данной главы в равной мере относится и к неконтрактным формальным соглашениям, заключенным с другими подразделениями организаций команды проекта.

 

⁵

Заключение

 

В рамках функции управления поставками и контрактами рассматривается выполнение следующих процедур:

•    планирование поставок;

•   инициация и изучение предложений;

•    подготовка документации;

•   выбор источников поставок и услуг; - управление контрактами;

•   закрытие контрактов.

Договор (контракт) — это юридическое соглашение между двумя и более сторонами, заключенное в соответствии с положениями закона, согласно которому одна сторона или несколько сторон получают право на совершение некоторых действий или запрещение третьим лицам совершать какие-либо действия. Соглашение является результатом предложения и его принятия. В целом не существует каких-либо особых формальностей для того, чтобы заключить контракт, имеющий юридическую силу. Договор может быть устным, письменным и даже может подразумеваться, исходя из поведения. Однако некоторые договоры признаются действительными только тогда, когда они оформлены в виде скрепленного печатями и подписями документа.

В контракте  должен быть предусмотрен порядок рассмотрения, учета изменений по объему и характеру работ, условием их выполнения и возмещения затрат по вносимым изменениям.

При выполнении договоров контролируются прежде всего  следующие основные параметры проекта: сроки, стоимость и качество выполненных работ. Если разногласия, споры и конфликты сторон, возникшие в процессе выполнения контрактов, не могут быть урегулированы путем переговоров и добровольных соглашений, они подлежат разрешению путем обращения в третейский суд или арбитраж.

Список литературы

 

1. Алехин М.Ю.  Управление инвестиционными проектами:  Учебное пособие. - Спб: Издательский  центр Морского технического университета, 1997.

2. Бэгьюли Ф.  Управление проектами. - М.: Гранд: Фаир Пресс, 2002.

3. Гриффит А.  Системы управления в строительстве. - Самара: Олимп-Бизнес, 2006.

4. Карпов В.Г.  Управление инвестиционными проектами. - Уфа: Изд. УГНТУ, 2004.

5. Латкин А.А., Давиденко В.П. Управление проектами. - Самара: Самарская государственная  архитектурно-строительная акдемия, 1998.

6. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Девелопмент. - М.: Экономика, 2004.

7. Моисеенко  Н.А. Разработка строительной  части инвестиционного проекта. - М.: ГУУ, 2005.

8. Ньюэлл Майкл  В. Управление проектами для  профессионалов. Руководство по  подготовке к сдаче сертификационного экзамена. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2006.

9. Управление  инвестиционно-строительными проектами.  Международный подход/ по ред.  И.И. Мазур, В.Д. Шапиро. - М.: Авваллон, 2004.

10. Управление  проектами. Национальные требования. Основы знаний. - М.: Консалтинговое агентство «КУБС Групп-кооперация, Бизнес-сервис», 2001.

11. Управление  проектами в строительстве. - Спб: СпбГАСУ, 2004.

12. Цогоев А.Как  инвестировать в недвижимость. - М.: Альпина БизнесБукс, 2005.

13. Черняк В.З.  Управление инвестиционным проектом в строительстве. - М.: Русская деловая литература, 1998.

¹ Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2006.

² Латкин А.А., Давиденко В.П. Управление проектами. - Самара: Самарская государственная архитектурно-строительная акдемия, 1998.

³ Карпов В.Г. Управление инвестиционными проектами. - Уфа: Изд. УГНТУ, 2004.

⁴ Карпов В.Г. Управление инвестиционными проектами. - Уфа: Изд. УГНТУ, 2004.

⁵ Управление проектами. Национальные требования. Основы знаний. - М.: Консалтинговое агентство «КУБС Групп-кооперация, Бизнес-сервис», 2001