Управление риском. Управление контрактами и поставками

Управление  риском. Управление контрактами и  поставками

 

 

Содержание

 

 

 

Введение

 

Базовые принципы хорошего управления риском в современной  системе закупок заключаются  в том, что все стороны должны ясно представлять долгосрочные цели покупателя. Риски, вызванные проектом, должны быть полностью оценены и  открыто переданы сторонам, которые наилучшим образом способны с ними справиться. Риск не должен быть ошибочно возложен на стороны, которые не могут должным образом с ним справиться. Например, нецелесообразно и опрометчиво возлагать риск по доставке на поставщика, если данный поставщик неспособен (с коммерческой, управленческой, технической и других точек зрения) его устранить; если ни поставщик, ни владелец проекта не обладают способностью справиться с риском, вероятно, лучше всего не продолжать проект. Многие менеджеры проектов требуют, чтобы поставщики формально выполняли анализ риска и заявляли о тех рисках, которые они заметили в проекте. (Конечно, менеджеры проектов должны делать то же самое в отношении собственного менеджмента.) Дополнительный риск должен стоить дороже; поставщику следует покрывать стоимость или издержки дополнительного риска своей ценой, а покупателю вполне разумно это оплачивать. Как только риски были распределены, позвольте сторонам свободно ими управлять. Если это отдельно не указано, заключение контрактов по твердым ценам вполне естественно ограничит право покупателя направлять поставщика в отношении того, как выполнять работу или какую информацию он должен поставить; запросы на изменения в контрактах с фиксированными ценами должны обходиться намного дороже. Должна поощряться система штрафов и вознаграждений. Они могут быть выгодно связаны с производственными издержками и доходами, но не до абсурда. Например, нелепо пытаться связывать крупные, значительные убытки с поставщиком, имеющим малый капитал.

1. Управление контрактами

 

Управление  контрактами и поставками в инвестиционном проекте – раздел управления проектами, включающий процессы, требуемые для  обеспечения поставки продуктов и услуг извне.

Руководителю  проекта и команде управления требуется нанимать других менеджеров и компании, которые буду поставлять продукты и услуги для инвестиционного проекта. Контракты обеспечивают способ создания соглашений, на которые можно полагаться. Условия контрактов обязательны для выполнения не только в добровольном порядке, но и в принудительном. Вследствие правового характера контрактов для их одобрения обычно требуется иной, более высокий уровень согласования и подписания. Поэтому в команду управления инвестиционного проекта могут включаться юристы.

Контракты также, как и проекты, обладают жизненным циклом. Процесс контракта очень похож на фазы инициации, планирования, реализации и закрытия при управлении проектом.

В соответствии могут быть выделены следующие этапы контракта:

• определение требований (формирование идеи);
• составление заявки и объявление тендера (инициирование);
• рассмотрение предложений и заключение контракта (планирование);
• выполнение контракта (реализация);
• закрытие контракта (завершение).

Определение требований осуществляется на основании СРР и оценки потребностей, необходимых для выполнения выделенных работ. Перед принятием решения о покупке продукта, работ или услуг необходимо решить, следует ли изготавливать данный элемент внутри своей организации или заказать его у сторонней организации.¹

Составление заявки иногда называется планированием предложения. Содержание требований пересматривается с учетом дополнительной входной  информации о стоимости и способах выполнения требований. В результате содержание требований уточняется. На основании уточненных данных организуется проведение тендера.

Проведение  тендеров может осуществляться как  путем публичного объявления о намечаемых закупках, так и путем формирования списка аттестованных поставщиков  и рассылки им своих заявок. Существует два основных способа формирования заявок: запрос цен и запрос предложения.

При запросе  цен потенциальные подрядчики и  поставщики должны удовлетворять все  требования и поставить точно  то, что запрашивалось. При запросе  цен значительно упрощается принятие решения о выборе поставщика, но требуется точное составление спецификации заявки.

При запросе  предложения подрядчику предоставлена  некоторая свобода выполнения функций, описанных в заявке. Вследствие такой  гибкости каждый подрядчик может  предлагать что-то отличающееся от других поставщиков и по другой цене. Поэтому при запросе предложения требуется больше работы при оценке полученных предложений.

В процессе определения  подрядчика из всех рассмотренных претендентов выбирается один или несколько подрядчиков  в зависимости от принятого решения о диверсификации рисков. На данном этапе контракт пишется, согласовывается и подписывается сторонами. Содержание работ или описание товара является необходимой частью контракта. Оно должно быть достаточно подробным, чтобы любой потенциальный подрядчик мог полностью понять, что от него требуется и может ли он выполнить все эти требования.

Контракт должен содержать перечисление всего, что  требуется заказчику, даже если это  не является частью поставляемого продукта, например, отчеты о качестве, руководства по эксплуатации, документация, отчеты о выполнении и продвижении и т.д.).

Выполнение  контракта является содержанием  установленного в рамках контракта  соглашения. Происходит действительное осуществление контракта. При выполнении контрактов необходимо осуществлять их администрирование. При администрировании контракта покупатель сам становится заказчиком проекта и следует обеспечить организацию поступления информации о ходе выполнения работ или поставки товаров. В крупных контрактах к такой информации относятся сообщения о состоянии работ по расписанию, отчеты о выполнении графика, отчеты контроля качества, сведения о контроле рисков и отчеты об изменениях.

После выполнения сторонами всех обязательств по контракту  осуществляется его закрытие путем подписания актов и накладных и произведением окончательных расчетов.

Определение цены в контракте может осуществляться по-разному, главное чтобы они  удовлетворяли обе стороны контракта. В каждом контракте всегда присутствует деловой риск. Этот деловой риск заключается в возможности как положительного, так и отрицательного результата контракта, в зависимости от связанных с ним рисков и от того, является ли их влияние благоприятным или нет. ²

В зависимости  от способа определения цены в  контракте выделяют две группы контрактов:

1) с фиксированной  ценой и 

2) с возмещением  затрат. В контракте с фиксированной  ценой требуется, чтобы его  содержание было выполнено за  фиксированную сумму денег. В  реальности, если возникают проблемы, делающие невозможным для подрядчика или поставщика выполнение контракта за обговоренную сумму, такие соглашения могут пересматриваться.

В контрактах с  фиксированной ценой покупателю не нужно знать, сколько в действительности подрядчик тратит на выполнение контракта. При заключении контракта с фиксированной ценой подрядчик берет на себя весь риск, связанный с будущими проблемами. Поэтому продавец устанавливает цену так, чтобы она компенсировала принятие на себя этого риска. В результате в контрактах такого типа может оказаться, что покупатель платит больше, чем было бы необходимо в том случае, когда покупатель взял бы на себя часть рисков.

Виды контрактов с фиксированной ценой:

1. Контракт с  твердой фиксированной ценой. Здесь по условиям контракта требуется, чтобы продавец поставил покупателю оговоренные товары или работы по твердой фиксированной цене без возможности возмещения каких-либо издержек, если во время его выполнения возникли риски, увеличившие затраты подрядчика. Такой контракт является наиболее безопасным способом передачи риска – продавец берет на себя весь риск. Часто в контрактах такого вида оставляется некоторое пространство для переговоров даже после согласования и подписания на случай, если поставщик не может выполнить контракт за обусловленную сумму.

2. Контракт с фиксированной ценой плюс экономическая корректировка. Цена контракта корректируется по некоторой формуле в соответствии с оговоренными экономическими показателями. В таком виде контрактов часть рисков берет на себя покупатель. Продавец берет на себя риски, связанные с контрактом, за исключением тех, которые порождаются изменениями в экономике. Такой тип контракта может применяться в случае периодов высокой инфляции. Контракты такого типа называют еще «с плавающей ценой».

3. Контракт с  фиксированной ценой и вознаграждением за результаты. В контрактах с фиксированной ценой плюс премия имеется оговоренная фиксированная цена, к которой добавляется поощрительное вознаграждение за превышение показателей контракта, например, за выполнение проекта раньше установленного срока, с улучшенной спецификацией или качеством работ. В такой ситуации риск, связанный с удовлетворением условий контракта, берет на себя подрядчик, но покупатель учитывает некоторый дополнительный риск. Этим достигается также поощрительный эффект при выполнении контракта.

В контрактах с  возмещением затрат поставщик соглашается  выполнить условия контракта, но риск берет на себя покупатель. Покупатель соглашается возместить подрядчику стоимость любой работы и любые  потраченные деньги. Когда контракт выполнен, покупатель выплачивает определенную сумму поставщику за выполненную работу.

Контракты с  возмещением затрат используются тогда, когда велики риски и неопределенность проекта или необходимо делать значительные инвестиции, пока не появится возможность получения окончательных результатов проекта. В некоторых случаях это является экономичным: в проектах с большим риском подрядчик будет оценивать стоимость рисков и делать достаточную наценку для покупателя с целью компенсации взятия на себя риска. В контракте с возмещением затрат оплачиваются только фактические затраты на возникающие риски.

Основной сложностью контрактов с возмещением затрат является определение фактических  затрат. В основном это происходит на основании сверки выполненных  работ с произведенными затратами и их обоснованием первичными документами.

Виды контрактов с возмещением  затрат:

1. Контракт с возмещением  затрат плюс фиксированное вознаграждение. В таком контракте подрядчику возмещаются все деньги, потраченные им на выполнение требований контракта, а также выплачиваются комиссионные. Эти фиксированные комиссионные по существу являются прибылью подрядчика от выполнения контракта. Естественно, что в контрактах с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение у подрядчика минимальный стимул к контролю затрат и сокращению сроков его выполнения.

2. Контракт с возмещением  затрат плюс периодическая премия. В таком контракте устанавливается премиальная система, поощряющая подрядчика за выполнение частей контракта. Премии могут определяться многими различными критериями, включая качество, сроки, четкость предоставления отчетов и т.д. Когда каждое из таких требований удовлетворено, то назначается премия, которая выплачивается подрядчику.

3. Контракт с  возмещением затрат плюс вознаграждение за результаты. В таком контракте создается система стимулирования поставщика к достижению повышенных показателей работы. Так же, как и контракт с фиксированной ценой плюс премия, контракт затраты плюс премия разрешает подрядчику превышать параметры спецификаций и требований контракта. Когда проект выполняется досрочно или превышены проектные критерии и спецификация, то выплачивается премия. Контракт с возмещением затрат плюс премия является наименее предсказуемым из всех типов контрактов. В контракт не только входят переменные издержки работы, но и должна учитываться переменная премия, которую необходимо выплатить подрядчику. ³

 

2. Управление поставками

 

Управление  поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг  или результатов, которые производятся вне исполняющей организации. В данной главе поставки рассматриваются с двух точек зрения: продавца и покупателя. Согласно условиям контракта организация может выступать в качестве продавца или покупателя продукта, услуги или результатов.

Управление поставками проекта включает в себя процессы управления контрактом и управления изменениями, необходимые для администрирования контрактов или заказов на покупку, подготовленных членами команды проекта.

Управление  поставками проекта также предусматривает  администрирование всех контрактов на приобретение проекта, заключенных сторонней организацией (покупателем) с исполняющей организацией (продавцом), а также администрирование контрактных обязательств команды проекта.

Процессы управления поставками проекта включают в себя следующие элементы:

Планирование  покупок и приобретений – определение того, что необходимо купить или приобрести, а также когда и на каких условиях.

 Планирование  контрактов – представление в документальном виде требований к продуктам, услугам и результатам, которые необходимо приобрести, а также определение потенциальных продавцов.

Запрос  информации у продавцов – получение информации, расценок, оферт или предложений (в зависимости от поставки) от продавцов.