Управление инновационным потенциалом предприятия

 

Рентабельность инвестиций в приобретение программного продукта (Ри) рассчитывается по формуле

 

Ри=Пчср/З * 100%, (11)

 

где Пчср - среднегодовая величина чистой прибыли за расчетный период, тыс. руб., которая определяется по формуле

 

Пчср= Пчt/n, (12)

 

где Пчt - чистая прибыль, полученная в году t, тыс. р.

Пчср = (0+42000+42000+42000) /4=31500 тыс. р.

Ри = (31500 /42006) * 100%=75%

Срок окупаемости проекта рассчитывается по формуле

 

N= З/Пч, (13)

 

N= 42006/42000= 1,0001 г.

В результате технико-экономического обоснования применения проекта были получены следующие значения показателей их эффективности:

1) чистый дисконтированный  доход (ЧДД) за четыре года составит 57162 тыс. р.;

2) все инвестиции окупаются  за год, если считать статистическим (бухгалтерский) методом, при подсчете динамическим методом (дисконтный) внедрение программы окупиться на третий год.

3) рентабельность инвестиций  составляет 75%.

Таким образом, разработка и внедрение нового является эффективным.

Весь проект внедрения Altium Designer в целом является эффективным. Он принесет как финансовые так и другие выгоды, инвестиции в данный проект будут эффективны и проект скоро окупится и будет приносить прибыль. Таким образом, реализация проекта внедрения Altium Designer является обоснованной.

Внедрение программы позволит повысить производительность на 10%, разрабатывать новые изделия и внедрять новые технологии производства в рекордно короткие сроки, повысить качество готовой продукции, что приведет к повышению конкурентоспособности предприятия.

 

3.7 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

 

В течение многих десятилетий общепринятой формой представления результатов интеллектуальной деятельности и инструментом информационного взаимодействия являлась бумажная документация. Ее созданием были заняты (и заняты по сей день) миллионы инженеров, техников, служащих на промышленных предприятиях, в государственных учреждениях, коммерческих структурах. С появлением компьютеров начали широко внедряться разнообразные средства и системы автоматизации бумажной документации.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов предприятия используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Основными задачами внедрения на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) являются:

• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• повышение контроля исполнения работ по документам;
• увеличение продуктивности работы сотрудников;
• облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений.

Внедрение корпоративных СЭД дает предприятию два типа преимуществ: тактические и стратегические.

Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Автоматизация электронного документооборота дает предприятию следующие тактические преимущества:

• физическое освобождение места;
• уменьшение затрат на копирование;
• уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
• уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
• уменьшение затрат на бумагу;
• повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ.

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, что в свою очередь связано с ростом оборота или прибыли. Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

• появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота – наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются:

1. обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;
2. составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
3. адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;
4. установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;
5. окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
6. обучение персонала предприятия.

Для более эффективной работы ОАО ОАО «Астраханский станкостроительный завод» предлагается внедрить такую инновацию в системе документооборота как система «Канцлер». Пакет прикладных программ «Канцлер» - это созданный на платформе Lotus Domino/Notes программный продукт, который предназначен для создания систем электронного документооборота в органах государственного управления, крупных территориально распределенных организациях, производственных предприятиях и банках.

Система «Канцлер» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Система предназначена для:

• организации электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников.
• автоматизации делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив.
• хранения и архивной обработке документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации делопроизводства.

Для внедрения СЭД на ОАО ОАО «Астраханский станкостроительный завод» целесообразно выбрать следующие модули:

1) «Базовая система»: «ядро» продукта, основа создания и управления  СЭД, к которому подключается произвольное количество модулей, в зависимости от потребностей заказчика. Инструментальные средства «Базовой системы»: графический маршрутизатор, конфигуратор, структура организации, рабочее место, протоколы, инсталлятор - обеспечивают централизованное управление всеми компонентами СЭД.

2) «Делопроизводство»: модуль предназначен  для автоматизации делопроизводства, движения организационно-распорядительной  документации. Он обеспечивает работу  с документами с момента их  получения или создания и до  завершения исполнения, отправки в дело или архив.

3) «Управление персоналом»: модуль  предназначен для автоматизации  бизнес-процессов кадрового делопроизводства  – ведение штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников, оформления назначений и увольнений работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведение аттестационных мероприятий, составления статистической отчётности, ведения персонифицированного учета и др.

4) «Договоры»: модуль предназначен  для управления преддоговорной, договорной и последоговорной деятельностью предприятия – ведения электронного документооборота, обеспечивающего создание, согласование, подписание и исполнение договоров; поддержания претензионно-исковой деятельности; передачи исполненных договоров в электронный архив.

5) «Архивное дело»: модуль предназначен  для ведения архивного делопроизводства  на предприятии – передачи  исполненных документов из СЭД  в архив, составления и ведения  номенклатуры дел, формирования  и оформления дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве.

6) «Гербовые бланки»: модуль предназначен  для выполнения функций учета  поступления и использования  бланков строгой отчетности и  фирменных бланков.

7) «Электронная цифровая подпись» (ЭЦП): модуль предназначен для  использования внешних криптографических средств защиты, поддерживающих национальные стандарты, в среде Lotus Notes.

8) «Система менеджмента качества» (СМК): модуль предназначен для  автоматизации ведения и учета  документов СМК на предприятии  и включает в себя два компонента:

• «СМК документы» обеспечивает программную реализацию управления документами СМК и возможность быстрого ознакомления с последними версиями документов, относящихся к системе управления качеством, всех пользователей системы.
• «СМК Аудит» обеспечивает автоматизированное управление документацией и данными о проведении внутренних и внешних проверок качества на предприятии и их результатах.

Общую стоимость проекта внедрения можно рассчитать по формуле

 

Ко = Кпр + Кос+ Кр + Кпер, (14)

 

где Кпр - затраты на программную платформу;

Кос - затраты на лицензии СЭД;

Кр - затраты на дополнительное оборудование;

Кпер - затраты на обучение персонала.

Кос = 18239+10465+4485+20930+8372+33009,6+13156+19136=127792,6 руб.

Ко=38571+127792,6 +184·179,4=199373,2 руб.

Еще одна статья расхода, которую стоит учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретаемых лицензий.

 

С= Кос * 20%, (15)

 

где С - затраты на сопровождение СЭД;

Кос - затраты на приобретение лицензии.

С= 127792,6 * 20%=25558,52 руб.

Общая стоимость затрат на внедрение

 

З=С+ Ко, (16)

 

где З - затраты на внедрение СЭД;

С - затраты на сопровождение СЭД;

Кос - затраты на приобретение лицензии.

З = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 руб.

 

Необходимо рассчитать экономию средств при внедрении СЭД. Пусть оценка прямой экономии средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть четыре-пять страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника в организации приходится 15 страниц в день.

Месячные расходы на бумагу составят:

М=Г * Б * Н * Т, (17)

 

где Г - количество рабочих дней в месяце;

Б - количество листов на одного сотрудника в день;

Н - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

Т - количество сотрудников, которые имеют дело с документацией.

М=21*15*150*184=8694 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

1) экономия усилий за счет  повторного использования существующих  документов;

2) экономия времени на поиск  нужных документов за счет  систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;