Управление адаптацией персонала

В зависимости от этапов, на которых находятся компании в  своем развитии, будут отличаться и подходы к привлечению новых  сотрудников, что скажется на формировании        процессов адаптации. К примеру - не следует набирать и пытаться адаптировать креативных и настроенных на высокую самореализацию сотрудников в компаниях находящиеся на этапе стагнации, большинство из таких людей не смогут реализовать свой потенциал и рано или поздно уволятся, не реализовав свой потенциал.

1.4. Участники адаптационного процесса

В успешной адаптации нового сотрудника заинтересована прежде всего компания. Это не только вопрос комфорта новичка, но и обретение эффективного и лояльного сотрудника.

В некоторых компаниях  принято считать, что развитие персонала  является исключительной прерогативой сотрудников HR-службы, что в корне неверно.

Идеально, если со стороны  компании в адаптации нового сотрудника принимают участие три стороны:

1)наставник

2)непосредственный руководитель

3)служба персонала

На практике участие всех сторон встречается не во всех компаниях.

Рассмотрим функции каждой из сторон, предполагая, что в компании все стороны (линейные руководители, наставники, службы персонала) задействованы  в процессе адаптации новых сотрудников.

Служба персонала

Опыт показывает, что эффективнее  всего, когда HR-служба выполняет координирующую роль в процессе адаптации, а именно разрабатывает и внедряет адаптационные инструменты, обучает внутренних клиентов (руководителей и наставников) их использованию, контролирует исполнение утвержденных процедур.

Задач и службы персонала  по отношению к новым сотрудникам:

- участие в проведении  мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа  о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положении  о коммерческой тайне и т.д.;

- проведение Welcome! Тренинга;

- подготовка Комплекта  новичка;

- эмоциональная поддержка  новичка во время всего периода  адаптации;

- получение обратной связи  от новичка после окончания  адаптационного периода.

Кто именно в службе персонала  координирует адаптацию нового сотрудника, зависит, прежде всего, от структуры  службы и распределения обязанностей внутри нее: это может быть менеджер по персоналу, менеджер по подбору персонала, тренинг-менеджер.

Линейный  руководитель

Руководители подразделений  являются ключевыми клиентами службы персонала.

Задачи, стоящие перед  руководителем по адаптации новых  сотрудников:

1.Определение должностных  обязанностей. Подготовка предложений  о работе.

2. Постановка целей и  задач на период испытательного  срока, определение содержания  работы на это время - новичок  должен четко понимать, по каким  критериям его будут оценивать  после того, как испытательный  срок окончится.

3. Определение наставника  из числа ведущих специалистов  отдела. Следует помнить, что неправильный  выбор наставника может свести  на нет эффективность всей  адаптации.

4. Ознакомление новичка  с содержанием Адаптационного  листа и разъяснение назначения  запланированных мероприятий.

5. Отслеживание промежуточных  результатов. Важно избегать ситуации, когда сотрудника оставляют без  контроля на весь испытательный  срок, в конце которого фактические  результаты его деятельности  расходятся с запланированными. Хотя бы раз в месяц необходимо беседовать с новым работником о том, каких успехов он достиг и с какими сложностями сталкивается. По результатам такой встречи может быть принято решение о сокращении продолжительности испытательного срока.

6. Оценка выполненных  заданий, проведение оценочных  мероприятий для проверки приобретенных  знаний в случае обучения сотрудника  во время адаптационного периода.

7. Принятие решения относительно  работы нового сотрудника в  компании.

Наставник

Наставничество - процесс  обучения, консультирования и оценки новичка более опытным сотрудником. Следует помнить, что наставник  не только помогает новичку адаптироваться в компании, но и развивает собственные  управленческие навыки.

Действия, выполняемые наставником  в адаптационном процессе:

- подготовка рабочего  места нового сотрудника к  первому дню его работы;

- поздравление новичка  с началом работы;

- рассказ о функциях  подразделения и знакомство новичка  с коллективом - часто эту функцию  осуществляет отдел персонала,  но по опыту эффективнее, если  ее возьмет на себя наставник,  который лучше, чем представитель  HR-службы, сможет акцентировать внимание на том, с кем человеку придется общаться, к кому обращаться за помощью в тех или иных случаях;

- знакомство с рабочим  местом, оборудованием, содержанием  функциональных обязанностей, подготовленных  руководителем;

- обеспечение доступа  в Интранет, обучение работе в корпоративной базе данных;

- обучение в процессе  работы - хорошо, если в компании  существует план обучения или  стажировки, по которому работает  наставник;

- предоставление обратной  связи, которая является инструментом  развития новичка.

Куратор

Очень часто в литературе термины «наставник» и «куратор»  используются как синонимы. Предлагаю  посмотреть на них немного шире, тем более что все чаще речь идет об одной из новых российских компаний форм наставничества - buddying (от анг. buddy - дружок, приятель). В этом случае к новичку «прикрепляется» «приятель». Он помогает только что пришедшему сотруднику сориентироваться в негласных правилах компании. Например, объясняет, как принято обедать, поздравлять коллег с днем рождения и т.д.

Задачами куратора могут  быть:

- помощь в изучении  алгоритмов работы в корпоративном интранет-портале;

- обед с новым сотрудником  в первый день его работы;

- регулярные встречи с  новым сотрудником, ответы на  вопросы об особенностях корпоративной  культуры;

- разъяснение норм внутренних  коммуникаций, принятых правил делового  этикета.

 

Глава 2. Характеристика компании ООО "ТМ Каргонет"

Компания ООО "ТМ Каргонет" осуществляет международные грузовые перевозки.

География перевозок компании более 100 стран мира.

Специалисты фирмы имеют  многолетний опыт работы в области  организации перевозок и оказывают  гибкий подход к каждому заказчику.

Транспортные средства лучших европейских производителей, мобильная  и спутниковая связь, квалифицированный  персонал - вот критерии выбора перевозчика, обеспечивающие надежность нашей услуги.

√ Перевозка сборных грузов из Европы в Россию и обратно совместно с нашим немецким партнером

√ Консолидация, хранение и таможенное оформление грузов в Европе. Оформление документов в соответствии с требованиями заказчика

√ Собственный автопарк малотоннажных автомобилей грузоподъемностью - 1,5 тн, 2,5 тн, 5 тн, 7 тн

√ Перевозка еврофурами ( 20 тн ) и негабаритных грузов

√ Мониторинг местонахождения груза

√ Страхование грузов

Перевозка авиационным транспортом  по территории СНГ, а так же стран  Европы, Северной и Южной Америке, Африки, Австралии, Азии.

√ Доставка грузов по схеме «от двери до двери»

√ Организация таможенного оформления  при экспорте и импорте груза

√ Организация заказных чартерных рейсов для перевозки крупных партий     груза

√ Разработка схем движения грузов

√ Страхование грузов.

Наши координаты:Центральный офис:

Наш адрес: 443022, Самарская  область, г. Самара, Заводское шоссе, 13Б, офис 521.

Глава 3. Совершенствование проблем по управлению адаптации персонала в  компании «ТМ Каргонет»

Первым этапом в разработке программы адаптации в ООО  «ТМ Каргонет» явилось проведение анкетирования сотрудников с целью выработки действенного механизма адаптации. Разработанная исследовательская анкета, на мой взгляд, поможет правильно создать основу программы адаптации.

Разработку программы  адаптации начнем с составления  бланка программы адаптации, в который  войдут общие сведения об адаптанте.

Это следующая информация:

• Фамилия, Имя, Отчество;
• Должность;
• Структурное подразделение;
• Руководитель подразделения;
• Наставник (куратор):
• Период адаптации (в нашем случае от одного месяца).

 

Программа адаптации, на мой  взгляд, должна выглядеть следующим  образом с разделением на логические этапы.

1-я неделя адаптации:

• введение нового работника в организацию, обеспечение работника основной информацией об организации, ее возможностях и перспективах: сведения об организационной структуре, регламенте работы. Это работа службы персонала;
• знакомство с локальными нормативными актами, оформление на работу, подписание трудового договора и других необходимых документов;
• выбор и назначение наставника, прикрепление его к адаптанту;

 

• составление плана адаптации, постановка задач на испытательный срок.

 

На  данный момент предлагается такой бланк  Плана работы сотрудника на испытательный срок (см. Приложение 1);

 

• знакомство работника с политикой организации в отношении персонала: требования по дисциплине труда, установленные порядки,

льготы, возможности для  продвижения, конкретизация требований и ожиданий со стороны организации;

• знакомство с организационной структурой компании и подразделения.
• инструктаж по охране труда и технике безопасности, фактическое допущение к работе;
• знакомство с сотрудниками компании и расположением офисов и специальных помещений;

Обеспечение работника информацией  о деятельности подразделения, общее  знакомство с сотрудниками отдела, в который принят сотрудник.

2-я неделя адаптации:

• знакомство с должностными обязанностями и правами. Этим занимается лично генеральный директор компании;
• изучение требований, предъявляемых к рабочему месту, знакомство с регламентом работы. Этим занимается наставник.
• первичное знакомство с основными принципами корпоративной культуры. Этим занимается непосредственно менеджер по персоналу.
• изучение инструкций по технологии собственной работы и работы подразделения.

 

3-я неделя адаптации:

• изучение инструкций, связанных с взаимодействием подразделений компании, правил документооборота, действующих в компании.

 

4-я неделя адаптации:

• менеджер по персоналу знакомит с «Системой обучения и развития персонала», принципами подбора персонала.
• проведение предварительной оценки специалиста.

 

2-й месяц  адаптации предусматривает усиление  контроля и спроса, так как  в скором будущем предстоит  оценить новичка.

 

Этап включает в себя следующие мероприятия:

• предварительный анализ работы сотрудника. Корректировка его деятельности. Этим занимается менеджер по персоналу и наставник.
• полноценное выполнение своих должностных обязанностей. За этим следит наставник.
• оценка прохождения сотрудником испытательного срока. Этим занимается наставник и непосредственный руководитель. Готовится отзыв (оценка) прохождения испытательного срока, заполняемый непосредственно наставником. Содержание устанавливается разработанным бланком оценки.
• проведение опроса сотрудника, прошедшего испытательный срок с целью определения успешности процесса его адаптации. Для оценки профессионального уровня компетентности наставника сотруднику предлагается написать отзыв о наставнике.
• внесение необходимых корректив в работу по адаптации в компании новых сотрудников.

 

Как говорилось ранее, в идеале за каждым новым сотрудником закрепляется наставник, который поможет ему  более комфортно влиться в  коллектив, преодолев психологические  и профессиональные барьеры.

Вообще наставничество - один из наиболее эффективных методов адаптации. Наставник направляет действия нового сотрудника в определенной области, реализуя принцип «Делай, как я!».

В самые первые дни наставнику необходимо уделять новичку больше половины своего рабочего времени. При  этом период наставничества определяется индивидуально.

Наставник может самостоятельно провести дополнительное обучение, все  показать на практике, а после этого  контролировать и оценивать выполнение рабочих операций в течение всего  адаптационного периода.  В адаптационный  период наставник не только обучает  новичка, но и наблюдает за его  поведением, изучает его профессиональные и личные качества, делает выводы. За неделю до окончания испытательного срока наставник и менеджер по персоналу оценивают нового работника  и заполняют бланк  оценки сотрудника в котором содержится заключение о результатах прохождения испытательного срока и адаптации, содержатся представления генеральному директору.

Решение об окончании испытательного срока принимает лично Генеральный  директор на основании оценки выполнения работником индивидуального плана  работы, поступившей от непосредственного  руководителя отдела и менеджера  по персоналу.