Управленческое решение

Технические исполнители  выполняют в основном технические операции и процедуры при оформлении решений и организационного плана, а также участвуют в процессе организации контроля.

 

 

IV.  Методы оптимизации управленческих  решений

 

Наиболее распространенными  методами оптимизации управленческих решений являются: математическое моделирование, метод экспертных оценок, метод мозгового штурма (мозговая атака), теория игр.

Математическое моделирование применяют в тех случаях, когда управленческое решение принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко формализована. Широкое использование математических моделей позволяет дать количественную характеристику проблемы и найти оптимальный вариант ее решения.   Построение   математической   модели   может быть представлено в виде схемы (рис. 1)

 

Объект исследования		Перенос знаний	Математическая модель
		об объекте на модель
	Верификация модели			Изучение модели
Новые знания об объекте		Перенос новых	Новые сведения о модели
		сведений на объект исследования

 

Рис. 1. Построение математической модели

Основными этапами  оптимизации управленческого решения с помощью математических методов являются:

1.  Постановка  задачи.

2.  Выбор критерия  эффективности, который должен  выражаться однозначно, например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов решения поставленной цели.

3.  Анализ  и измерение переменных величин  (факторов), влияющих на величину критерия эффективности.

4.  Построение  математической модели.

5.  Математическое  решение модели.

6.  Логическая  и экспериментальная проверка  модели и полученного с ее помощью решения.

7.  Разработка  рекомендаций   по   практическому   использованию полученных результатов.

Методы экспертных оценок применяются в тех случаях, когда задача полностью или частично не поддается формализации и не может быть решена математическими методами.

Экспертиза  представляет собой исследование сложных специальных вопросов на стадии выработки управленческого решения лицами, обладающими специальными знаниями и опытом, с целью получения выводов, мнений, рекомендаций и оценок.

Экспертное  заключение оформляется в виде документа, в котором фиксируются ход исследования и его итоги. Во введении указывается, кто, где, когда и в связи с чем организует и проводит экспертизу. Далее фиксируется объект экспертизы, указываются методы, примененные для его исследования, и полученные в результате исследования данные. В заключительной части содержатся выводы, рекомендации и практические меры, предлагаемые экспертами.

Наиболее эффективно применение метода экспертных оценок при анализе сложных процессов, имеющих в основном качественные характеристики, при прогнозировании тенденций развития торговой системы, при оценке альтернативных вариантов решения.

Метод мозгового штурма (мозговая атака) применяется в тех случаях, когда имеется минимум информации о решаемой проблеме и установлены

сжатые сроки  для ее решения. Тогда приглашаются специалисты, имеющие отношение к данной проблеме, им предлагается участвовать в форсированном обсуждении ее решения. При этом строго соблюдаются следующие правила:

все высказываются  по очереди;

говорят, лишь когда  могут предложить новую идею;

высказывания  не критикуются и не осуждаются;

все предложения  фиксируются.

Обычно этот способ позволяет быстро и правильно  решить возникшую проблему. Разновидностью метода мозгового штурма является мнение жюри. Суть этого метода состоит в том, что к обсуждению проблемы привлекаются специалисты различных сфер деятельности, взаимодействующие между собой. Например, к решению о выпуске нового товар привлекаются менеджеры производственного, коммерческого и финансового подразделений фирмы. Применение данного метода способствует генерированию новых идей и альтернативных вариантов.

Одним из методов  оптимизации управленческих решений в условиях рыночной конкуренции является теория игр, суть которой состоит в моделировании воздействия принятого решения на конкурентов. Например, если с помощью теории игр руководство торговой фирмы приходит к выводу, что в случае повышения цен на товары конкуренты не сделают того же, то, вероятно, целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в невыгодное положение в конкурентной борьбе.

Методы оптимизации  управленческих решений могут дополнять  друг друга и использоваться комплексно при выработке важных управленческих решений.

Выбор методов  оптимизации управленческих решений  в значительной мере зависит от информационного обеспечения менеджмента.

 

V. Информационное обеспечение менеджмента

 

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима информация.

Информация — это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей ее среды.

Управление  как информационный процесс состоит  в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Информационное обеспечение менеджмента представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений. Информация, используемая в процессе управления торговлей, может быть

классифицирована  по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую, нормативную, организационную, социальную и научно-техническую.

Торгово-оперативная  информация характеризует выполнение основных хозяйственных функций торговой организацией (закупку товаров, состояние товарных запасов, объем продажи товаров и т. п.).

Бюджетно-статистическая информация отражает сведения о потреблении определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация представляет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на макроуровне.

Нормативная информация включает научно обоснованные нормы и нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле.

Организационная информация необходима для организации управления товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического процесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления торговой организации. К этой информации можно отнести графики завоза товаров и представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских потоков, графики ремонта торговых помещений, планы проведения совещаний и т. п.

Социальная  информация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Она включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива торговой организации.

Научно-техническая     информация      представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и   технические   характеристики   торгового   оборудования, планировки торговых залов и складских площадей и т. п.

По месту  образования и направлению информационных потоков принято различать

входящую, исходящую  и внутреннюю информацию.

Входящая  информация охватывает сведения, поступающие в торговую организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

Исходящая информация —это информация, поступающая от торговой организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

Внутренняя  информация образуется в данной торговой организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени  преобразования различают первичную  и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производная информация — это информация, полученная путем переработки первичной информации.

По времени  хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

По степени  использования выделяют информацию однократного и многократного

использования.

Основным носителем  информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости  от авторства различают служебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности. Авторами личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно отнести заявление о приеме на работу, расписку, доверенность и т. п.

По сложности  различают простые и сложные  документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени  типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по определенной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т. п.).

Индивидуальные  документы составляют по произвольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления).

В зависимости  от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ  по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство — специальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществляется обычно по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты  рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с  резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот   исходящей    информации   осуществляется! обычно по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают,   регистрируют   и   отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи. Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

 

Выводы

 

Центральное место  в процессе управления принадлежит управленческому решению,

Решение — это  выбор альтернативы. Вместе с тем  решение — это результат управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает эффективность функционирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления;