Уақыт тапшылығының себептері

 

2. Өзара коммуникациялар:

 

• Жетекші коммуникацияларда бағынушы жетекшілер бағынушылармен тікелей байланыста.
• Жетекші мен жұмысшы тобы арасындағы коммуникациялар. Жетекшіге топ құрылысының тиімділігін жоғарылатуға мүмкіндік береді.
• Бейресми коммуникациялар: бейресми коммуникациялар арнасының сыбыстарын тарату каналы деп атауға болады.

 

 

Ақпарат пен коммуникация ең маңызды фаза, себебі қалған фазалар  бұған мұқтаж.

Мәлімет және коммуникация өзіндік менеджменттің өзегін құраушы  болып табылады. Жетекшіге күнделікті орындап шығуға міндетті ақпараттар легі келіп түседі. Шынайы өмірде жетекші керегінен де көп ақпараттарды өңдейді. Уақытын үнемдеу үшін жетекшіге ақпараттарды иемдену үшін рационалды әдіс ойлап табуы керек.

 

Рационалды  оқу

 

Бұның жетекшіге маңызы зор, себебі оқу рационализмі уақыт жоғалтуды жоюға көмектеседі.

Оқу жылдамдығына тәуелсіз, мақсатты, іріктемелі оқу жолымен  көп уақытты үнемдеуге болады. Маңызды мәтіндерді оқып қана қоймай, оқыған соң өңдеу де керек. Маңызды  идеялар мен ойларды жазып  алуға болады. Бірақ ең керектісін және қысқа түрде.

 

Жиналыстарды  рационалды өткізу

 

Жиналыстар жетекшінің де, қол астындағы  жұмысшының да көп уақытын алып қояды. Жиналыстан кейін қабылданған шешімдерге қатыстылардың бәрі өз жұмыстарын орындап жатқанын қадағалау қажет.

 

Телефонмен  сөйлесу

 

Телефон ең кең қолданылатын коммуникация құралы және кедергілер көзі болып табылады. Телефон әңгімесімен  ұзақ бөгелмеу үшін, алдын-ала не туралы сөйлесетінін ойластырып алу керек. Егер шаруамен хабарласпаса, онда әңгімені тезірек аяқтау керек.

Телефон көмегімен менеджер глобалды ақпаратты желіге қосылуға мүмкіндік алады. Ол – ақпаратпен алмасудың жақсы көзі.

 

 

Корреспонденцияны рационалды енгізу

 

Бұл үшін

• стандартты жауаптар даярлау
• қарарды көп қағаз жинамай, бірден жазуға тырысу
• мұрағатты уақытылы жойып отыру
• поштаны хатшыға қарауға сеніп тапсыру керек

 

 

Менеджердің ақпаратпен жұмысы және хатшымен өзара байланысы.

Ұйымды басқару процесіндегі басты функциялары – шешімді жасау және олардың орындалуын бақылау. Осы функциялардың орындалуын қамтамасыз ету басқаруды ақпаратты процесс ретінде қарастыруға мүмкіндік береді, яғни ақпаратты қолдану, сақтандыру, өңдеу, жіберу, алу функцияларын қосу, ал басқару жүйесінің өзін ақпараттық жүйе ретінде қарастыру.

Ақпараттық жүйе –  ақпаратты жіберудің барлық жазбаша және электронды формалары, мәліметтерді талдау және идеялармен алмасу. Оларға ұйым ішіндегі байланыстың барлық жазбаша түрлері (баяндамалар, есептер, бюллетеньдер, қызмет хаттары), сонымен қатар барлық ақпаратты электронды құралдар (компьютерлер, электронды пошта, селекторлы және теледидарлы мәжілістер) жатады. Электронды жүйелер көлденең біріктіруді айрықша жақсартып, көлемді ақпаратты жылдам өңдеп, жіберу мүмкіндігін қамтамасыз етеді.

Менеджердің ақпаратпен жұмысы және хатшының өзара байланысы кертартпалық операцияларды күнделікті қызмет тәжірибесінде есепті техника мен ұйымдастыру құралдарын кең түрде қолдануды автоматтандырылуға негізделген. Түсіндірілген ақпараттың қазіргі өңделуі мен құжатталуы үшін менеджер хатшымен өзара байланыста болады. Хатшы функциялары – құжаттарды басу, тіркеу, құжаттарды есепке алу, құжаттарды көшіру, көбейту, ақпаратты өңдеу.

Барлық мазмұны, рөлдерді басқару функциялары бойынша  ойынан шығатын менеджердің жұмысының  сипаттамасы жоқ.

Кез келген жетекшінің орындауға қажет функцияларды жүзеге асыратын, кез келген ұйымда қолданатын басқару процесі бар деген көзқарас кең таралады.

 

 

 

4. Қазақстандағы тайм менеджмент

 

Қазақстандағы тайм менеджменттің  ерекшеліктері басқа да мемлекеттердегідей, оның тарихи ерекшеліктерін, мәдениетін және қоғамдық психологиясын қамтып көрсетеді. Ол елдің қоғамдық-экономикалық құрылысымен тікелей байланысты.

Қазақстан тарихи құрылымына қарай экономикасы қарқынды даму үстінде, яғни барлық процесстер айтарлықтай  қысқа мерзімді интервалдарда орындалып жатыр. Басқару ғылымы бүкіл әлем бойынша дамып, кең етек алып жатқан кезеңде Кеңестік басқару кезінде Қазақстанда жеке меншік болмаған еді. Сондықтан да қазіргі уақытта менеджерлер көбірек және тиімдірек жұмыс істеуге мәжбүр. Олардың уақытты қолдануы жоспарлауда проблеиалары бар екендігі таң қаларлық жайт емес. Барлық қазақстандық экономистер уақытты рационалды пайдалану әр еңбек процесінің міндетті шарты екенін мойындайды. Отандық жетекшілер шет елдік мамандардың дайындаған жұмыстарын қолдануға мәжбүр.

Қазіргі таңда жетекшілерді шартты түрде 2 топқа бөлуге болады

 

• Көбіне жоспарлы экономика жағдайында жұмыс істеп жаңа жағдайларға үйренулері қиын болатын ескішілдікке үйренген жетекшілер.
• Көбісі шет елдік әдебиеттерден оқып білім алғандар немесе шет мемлекетте сынау мерзімінен өткен жаңа менеджер. Олар батыстық менеджерлердің тәжірибелерін қолданады. Сондықтан басқа елдердегі әріптестерінен онша айырмашылықтары жоқ. Олар үшін өздерінің жұмыс уақытын максималды қолдануды қадағалау қалыпты жайт.

Қазақстан экономикасы  қазір өтпелі кезеңді кешіруде. Кәсіпорындар әрқашан өзгермелі жағдайларда  жұмыс жасайды. Бұндай ситуация шешім  қабылдау процесін қиындатады. Жоспарларды  үнемі қайта қарауға тура келеді. Менеджер алдында тұрған мақсаттар әрқашан анық және дәйекті бола бермейді. Әр түрлі топтар мен қызығушылықтарымен үйлескен мақсаттардың көптігі қайшылыққа алып келеді. Осының әсерінен жоспарлау процестері мен шешімдерді қабылдауда қайшылықтар кездеседі.

Аталып өткендей тайм менеджменттің принциптерін қолдану тек экономикалық емес қоғамдық-психологиялық факторлармен де байланысты.

Қазақстандық фирмаларда достық қарым-қатынас болуы уақытты  үнемдеуде кедергілер алып келеді. Көбісі жұмыс күнін  басты жұмыстардан  емес, әріптестермен формалды емес, бейресми әңгімеден бастайды. Контракт шарттарын талқылау жолдастық әңгімеге ұласып кетуі мүмкін.

Негізінде, менеджердің  уақытты қаншалықты тиімді пайдаланатыны  оның жеке басына, өзінің жұмысын ретке  келтіру ниетіне, өз ісіне ережелер мен принциптер қоюына байланысты, себебі бұл қай елдің менеджері болмасын табиғаттан тыс тылсым күштерді талап етпейді.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Қорытынды

 

Уақытты басқару негізінен  оны үнемдеуге емес, уақытты дұрыс  жоспарлауға қатысты деген қорытындыға  келуге болады. Менеджер жеке қызығушылығымен қатар бизнесті қарқынды дамыту үшін пайда болатын қызығушылығы үшңн уақытты дұрыс жоспарлай білуі керек. Уақытты басты мақсатқа жетелейтін максималды мәселелер санын аралық шаруаларды жасау арқылы пайдалану керек. Тиімді нәтижеге қол жеткізу үшін менеджер өзінің жеке жоспарларын қол астындағы жұмысшылар мен тікелей басшының жоспарларымен үйлестіруі керек. Менеджердің қаншалықты өз жұмысында уақытын тиімді пайдаланудағы принциптерді ұстанатыны бірінші кезекте өзіне және жұмысты рационалды орындауға деген ықыласына байланысты. Себебі, мақсаттарды анық қою жолымен, басымдылықты дұрыс таңдаумен және уақытын мақсатты жоспарлаумен, жұмыста үлкен нәтижеге қол жеткізуге болады. Тек белгілі күш-жігер салып, ақылмен аз ғана уақыт жұмсау керек.

Уақытты тиімді пайдалануға мысал ретінде «Altynbass» компаниясын алдым. Жұмыс уақытын пайдалану анализін екі бағытта жүргізуге болады: жұмыс уақыты фондын қолдану және мекеме жетекшісінің жұмыс уақыты шығынының құрылымына баға беру.

Зерттеу нәтижесінде  талданған жетекші еңбегінің белгілі, айтарлықтай маңызды кемшіліктері бар. Оларды не жою керек, болмаса түзетулер енгізу керек. Осы жолмен менің жұмысымның қорытындысында атап өткім келгені келесілер: басшының жұмысы нақты реттелген және басты нормалар мен ережелерге сай келуі керек. Себебі, жұмыс барысында кестедегі уақыт жоспары мен атқарылған уақыт сәйкес келмейді. Бұл уақытты тиімсіз шығындауға және жұмысты жылдам орындауға емес, керісінше баяулатуға алып келеді.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Қолданылған әдебиеттер тізімі

 

 

Менеджмент негіздері/ Б.Қ. Жакенова, Қ.Б. Тәмпішева, Л.М. Мақсатова Астана-2002

www.fingramota.kz/kz/budget/book/read.../show-31961?.. Сайтынан материалдар