Уақыт тапшылығының себептері

Мазмұны

Кіріспе.............................................................................................................

1. Уақыт тапшылығының себептері.............................................................

2. Жұмыс уақытын қолдануды талдау.........................................................

3. Өзіндік менеджмент...................................................................................

3.1. Мақсаттардың қойылуы..........................................................................

3.2. Жоспарлау................................................................................................

3.3. Шешім қабылдау.....................................................................................

3.4. Іске асыру және ұйым..............................................................................

3.5. Бақылау.....................................................................................................

3.6. Ақпарат және коммуникация.................................................................

4. Қазақстандағы тайм менеджмент

 Қорытынды.....................................................................................................

Қолданылған әдебиеттер тізімі......................................................................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кіріспе

 

«Уақыт - шектелген капитал, егер оған иелік ете алмасаң, ештеңеге де билік жүргізе алмайсың!»

П. Друкер

 

          Табысты, сәтті менеджер қандай  болуы керек? Әлбетте, ол өз  ісін білетін, басқаруға, алға  мақсат қойып, көздегеніне жетуге икемді тұлға болу керек. Бірақ жетекші өз жұмыс уақытын тиімді ұйымдастыра алмаса, бұл жеке бас қасиеттерінің пайдасы жоқ.

          Егер адам өз уақытын жоспарлай  алмаса, жетістікке қол жеткізу  мүмкін емес. Бұл менеджерлерге ғана емес, кез келген басқа мамандық иелеріне қатысты, бірақ өзге қызметкерлерді басқаратын жетекшілер үшін бұл дағды аса маңызды, себебі жетекші тек өз уақытын ғана басқарып қана қоймай, айқын жүйе арқылы тапсырмалардың дұрыс орындалуын қадағалай отырып қол астындағы жұмысшылардың да уақытын жоспарлайды. Тәжірибелі көшбасшылар уақыттың шын бағасын біледі. Бұл ұйымдардағы мақсаттарға қол жеткізу үшін ең тапшы ресурс деуге болады. Ақшаны қарызға алуға, адамдарды жалдауға болады, ал уақыттың бағасы жоқ. Уақытты қарызға немесе сатып та ала алмайсың және сата да алмайсың.

          Уақыт та адамдар, шикізат, қаражат сияқты ресурс болып табылады. Бірақ ол біржолата, басыбүтін қалатын зат емес. Оны жинауға  немесе несиеге алуға болмайды. Сондықтан да оны максималды пайдасымен қолдануды үйрену аса маңызды. «Уақыт-ақша» деп тегін айтылмаған. Бұл жай ғана сөз емес, расында да қызметкер уақытын дұрыс ұйымдастырмаса, контракт шарттары уақытында орындалмаса, фирмаға шығындарды өтеу үшін айыппұл төлеуге тура келеді. Әрбір басшының жетістігі тек материалды-экономикалық жағдайларға емес, ең бағалы игілік -  уақытты қалай ұйымдастырғанына байланысты. Жетекші қойылған мақсатқа жету үшін саналы түрде, жүйелі уақытын пайдалану керек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Уақыт тапшылығының себептері

 

          Уақытты тиімді пайдалану үшін  ең алдымен оның қайда жұмсалатынын  және де оның неліктен жетіспейтінін  анықтау қажет. Уақыттың жетіспеу  себептері бір-бірімен өзара байланысты. Мысалы, менеджер өз уақытын жоспарламаса, жұмысын ұйымдастырмаса – оған уақыт тапшы. Және керісінше менеджерге уақыт жетпесе, ол асығады, күнін жоспарламайды, бар жұмысты жылдам орындауға тырысып бүкіл жұмыска бірден кіріседі. Бұл тұйық шеңберден тек өз жұмыс уақытын ұйымдастыру арқылы  шығуға болады.

 

          Уақыт тапшылығының себептері келесілерде:

1. Үнемі асығыстық. Асығыс күйде жетекші дәл қазіргі уақытта орындап жатқан жұмысына саналы түрде ден қоюға үлгермейді. Ол берілген мәселені оңтайлы шешудің орнына, ойына бірінші болып келген бағыт бойынша жүреді.

 

2. Маңыздылық деңгейіне байланысты айқын үйлестірудің болмауы. Осыдан басшы аса маңызды емес ең оңай және жағымды істермен айналыса бастайды. Нәтижесінде өзекті, перспективалық мәселелерді шешуге уақыты жетпейді.

 

3. Жұмысты үнемі үйде аяқтау. Жетекшінің еңбегі белгілі шарада интеллектуалды қызметке жатады. Сондықтан да ақыл-ой процесін жұмыс уақыты мен жұмыстан тыс бос уақытқа бөлу қиын.  Бұл жұмыс уақытының жұмыстан тыс бос уақытқа енуіне әкеліп соғады. Басшының жұмысқа қабілеті мен денсаулығына оның дем алып үлгермеуі әсерін тигізеді

 

4. Жиі шұғыл ескілікті іс ағыны көп уақыт алады.

 

5. «Уақыт алушылар» - Алдын-ала ескерілмеген және айтулы жеткіліксіз жоспарланған жұмыстар. Айрықша ірі уақыт ұрылары – бұл телефон қоңыраулары, шақырусыз келген келушілер, қолқадан бас тарта алмағандықтан менеджер қабыл алатын жұмыстар. Мұның бәрі көп уақыт алады және де шын мәнісінде маңызды жұмыстарды орындаудан  алаңдатады.

 

6. Қарбаластық. Бұл күннің нашар ұйымдастырылуының, сондай-ақ кейде адамның албырттығы мен жеке ерекшелігінің нәтижесі.

 

7. Еңбекті әлсіз ынталандыру. Нәтижесі ретінде уақыт тапшылығы туғызған өнімділіктің төмен деңгейі анықталады.

 

Жетекшілер  өз қызметін қалай жұмсайды

 

 

 

 

 

 

59% - жоспарланған тапсырмалар,  кездесулер;

22% - қағаздармен жұмыс;

10% - жоспарланған кездесулер;

6% - телефонмен сөйлесу;

3% - тексеру сапарлары.

 

Жетекшінің тиімді қызметке дайындығы көбінесе күнделікті жұмысымен  анықталады. Басқару стилінің құрылуы  мен басқарушы қызметінің тиімділігі шешімі маңызды жұмыс күнін ұтымды қолдануына байланысты. Жетекші үшін маңызды қадам мақсаттар қызметін қысқа уақытқа да, ұзақ уақытқа да анықтау болып есептеледі. Жетекшімен көзделген мақсаттар жүзеге асырылуы керек. Бұл қозғалыстарды ғана анықтамайды, сонымен қатар олардың орындалуына да ықпал етеді. Мақсаттардың құрылуы жетекшілер үшін өз қозғалысының жүзеге асырылуы болып табылады.

 

Мақсаттарда мынадай ерекшеліктер болу керек:

• Шынайылық және нақтылық;
• Қызметтің жүзеге асуына емес нақты нәтижеге жетуіне бейімділік;
• Нақты мерзімдерге байланысты шектеулілік және өлшемділік

Басқаруға күн сайын  өзінің уақытын қалай мақсатты түрде  қолдану керек екендігін шешуге тура келеді. Жұмыс уақытын жоспарлау  мен ойдағы нәтижелерді байланыстыру өте маңызды. Жұмыс уақытын жоспарлау  кезінде «жоспарлау кезеңдері» деген  түсінікті қолдану керек: күн, апта, жыл. Жоспардың әр кезеңі қарастырылуы керек.

 

Әр кезеңдегі  жоспарды жасағанда жетекші төмендегі  сұрақтарға жауап беруі қажет:

 

• Берілген кезеңнің басты мақсаты қандай?
• Ол қандай көлемдегі уақытты алады?
• Кезеңнің басты міндеттері қандай кезекпен орындалуы қажет.
• Қандай дайындық шаралары орындалуы керек?

 

Бір күнге жасалынатын  жоспар маңыздырақ болып табылады.

Жұмыстың анықталу мақсатын оның маңыздылық кезеңі бойынша анықтайды, жоспар өткен күннің аяғында немесе жоспарлайтын күннің басында құрылады.

 

Апталық жоспарлар  үшін үш топпен жасалынады.

• Міндетті (маңызды) жұмыстар;
• Маңызды, бірақ жылдамдықты қажет етпейтін жоспарлар және оларды орындауға келесі аптада уақыт болса ғана кірісу қажет;
• Жылдамдықты қажет етпейтін және қажет ететін жұмыстар.

Аптада бос уақыт  қалса ғана орындалады. Жұмыс аптасын  аяқтау кезінде сектаға жоспарланған уақытқа және соңғы мақсаттар  жетістігіне баға беру қажет. Жылдық жоспардың маңызды звеносы қызметтің  басты бағыттарын анықтау болып  табылады. Осы негізде жетекшінің және келер жылдың бюджетінің жоспары жасалынады.

Мақсаттар анықталғаннан  кейін жетекші орындалу барысын  бақылау қалай ұйымдастырылатынын шешуі қажет. Міндеттерді орындауды  және жұмыс уақытының қолданылуын  бақылау жекеше жоспарланудың соңғы жүйесі болып табылады.

Бақылау – талдау жасауға  және өз жұмысын жүзеге асыру жолдары  үшін ақпарат алуға мүмкіндік  береді. Бақылау жетекшінің әр түрлі  кезеңдерге жоспарланған жұмыс уақытын  жоспарлау қаншалықты сәтті болғанын анықтауына көмектеседі.

 

 

 

Менеджердің жұмыс және дем алыс тәртібі:

 

	Басқару уақытының құрылымы, %
	Цех бастығы	Бөлім бастығы	Директор
Оперативті жұмыс:	56	41	51
Мәжілістер, оперативтер	12	11	13
Поштамен жұмыс, телефондық сөйлесулер	13	22	15
Басқармада болу	5	4	3
Қоғамдық жұмыс	-	7	3
Әңгімелесу, нұсқамалық	4	4	5
Басқа да жұмыстар	8	9	8

 

Үнемі ұқсатулар, жеткілікті демалыстың  болмауы денсаулыққа жайсыз әсер етіп, қоғамдық, жанұялық міндеттерді орындау кезеңінде елеулі қиындықтар тудырады. Қазіргі әлемде «қайнаған сулар», оқиғалар секунд сайын өзгеріп отырғанда жиналып қалған әдеттен тыс шешімдерді жылдам қабылдау кезінде менеджердің алдауы мүмкін. Сондықтан да жұмысты ұйымдастыру барысында мыналарды ескеру қажет.

Жұмыс кезеңі әр қайсысының ұзақтығы, жұмыстың ауырлығына байланысты жайсыздықты тудыратын модульдерге бөлінеді. Күндізгі уақыттағы жұмыстар неғұрлым ыңғайлы және өнімді. Осыдан барып модульдің 3 түрі бекітілді: күндізгі 4 сағаттық уақытпен, кешкі 3 сағаттық уақытпен, дем алыс күнгі 2 сағаттық уақытпен.

Менеджердің демалыс пен жұмысты ұйымдастыру барысында жұмыс биоритмінің бұзылмауын, ал бұл жағдай жауапты шешімдерді қабылдауда көрініс алатынын ескеру қажет. 

 

 

        2. Жұмыс уақытын қолдануды талдау

         

          Уақытты дұрыс үлестіру үшін, оның шын мәнісінде қалай кететінін білу қажет. Уақытты қолдануды талдау уақытша зияндарды анықтауға, тәжірибедегі жұмыс стилінің күшті және әлсіз жақтарын көрсетуге  мүмкіндік береді. Егер уақыттың қайда жұмсалғаны белгісіз болса, жұмыстарды орындау қанша уақыт алатыны белгісіз болса, жұмысқа деген қабілеттілікке себепші болуы немесе керісінше оның төмендеу факторлары белгісіз болса, мұндай талдау өте қажет.

         Проблеманы талдау үшін сенімді  уақыт есебі қажет. Уақыт есебінің  ең тиімді жолы – жазба жүргізу.  Жұмсалатын уақытты кестеде бейнелеуге болады.

 

1 – кесте

Қызмет түрлері  мен уақыт шығынының талдауы

 

Қызмет түрі

Уақыт интервалы

Ұзақтығы

 

2 – кесте

 

«Күндізгі бөгеттер парақшасы»

 

 

Бөгеттер интервалы

Ұзақтығы

Кім

Белгі (себеп)

 

          Жазбаларды жұмыс барысында жүргізу жөн болады. Себебі, кеш уақытында жүргізу кезінде, кей мәселелерді өткізіп алуға болады. Жазбаны талдап тексеру дәрежесі әрбір жұмыстың маңыздылығы мен қажеттілігін анықтайтындай болу керек. Объективті көрініске қол жеткізу үшін жазбаларды апта ішінде жасаған дұрыс. Егер бизнес маусымдық болса, онда мұндай талдауды жыл мезгіліне байланысты жасау керек. Парақшада тек қана сыртқы кедергілерді ғана емес, онымен қоса еңбек күні тәртібінің бұзылуына себепкер болған басшыны да белгілеу керек.

          Жұмыс уақытын қолданудың күшті жақтарын бөліп, күнделікті жұмыста қолдану керек. Әлсіз жақтарына оларды меңгеруіне байланысты стратегия ойластыру қажет. Ең алдымен, әрбір жұмысты келесі сұрақтар көмегімен талдау керек:

• Жұмыс қажет болып па еді? (егер жұмыс уақытының 10 пайызы керек емес жұмысқа жұмсалса, өкілеттік беру мен басымдықты анықтаудағы проблемаларды  көрсетеді ).
• Уақыт шығыны ақталды ма? (егер жұмыс уақытының 10 пайызын жұмыс алса, уақыт шығынының көп болуымен байланысты және болашақта осы уақыт шығындарын ескеруге тырысып, ақталмаған уақыт шығындарының себебін талдау қажет ).
• Жұмыстың орындалуы мақсатты болды ма? ( егер жұмыс уақытының 10 пайызы орындалуы мақсатты емес мәселелерге жұмсалса, демек жоспарлауға, ұйымға зейін қою керек ).
• Жұмысты орындау үшін уақыт интервалы саналы түрде анықталды ма? ( егер жұмыс уақытының 10 пайызы уақыт интервалы спонтанды анықталған мәселелерге жұмсалса, онда жұмыс уақытын жоспарлаумен  проблемалар бар ).

 

Қиын-қыстау күндерді, зиянды әдеттерді, жұмыс стилінің жиі қателіктерін, басқару уақытын алушылар делінетіндерді анықтап алып, олардың себептерін анықтап және оларды жою жолдарын анықтау қажет.