Теоретические основы управления проектами

1. Концепция (идентификация, инициация)

2. Планирование проекта (разработка, квантификация)

3. Реализация проекта (выполнение)

4. Завершение проекта.

Каждая фаза, как правило, заканчивается созданием одного или нескольких промежуточного продуктов. Например, фаза концепции может завершаться написанием и последующим утверждением отчета о проведенном обследовании, фаза проектирования может быть завершена сборкой и утверждением опытного экземпляра нового изделия (прототипа) и т.д. Достаточно часто возможно параллельное выполнение работ разных фаз, что вызывает перекрытие фаз и сокращение продолжительности проекта в целом.

В состав фаз, по мнению PMI , входят следующие работы:

Фаза концепции

Руководство по управлению проектами определяет концептуальную разработку как «процесс выбора/документирования наилучшего подхода к достижению целей проекта». Этот процесс включает в себя:

Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).

Выявление потребности в изменениях (в проекте).

Определение проекта:

• цели, задачи, результаты;
• ограничения проекта (временные, бюджетные);
• основные требования, ограничительные условия, критерии;
• уровень риска;
• окружение проекта, потенциальные участники;
• требуемое время, ресурсы, средства и др.

Определение и сравнительная оценка альтернатив.

Представление предложений, их апробация и экспертиза.

Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

Фаза разработки

Разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации. Основные работы этой фазы:

Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.

Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

• конечный результат (ы) и продукт (ы),
• стандарты качества,
• структура проекта,
• основные работы,
• требуемые ресурсы.

Структурное планирование, в т.ч.:

• декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,
• календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
• смета и бюджет проекта,
• потребность в ресурсах,
• процедуры УП и техника контроля,
• определение и распределение рисков.

Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

Представление проектной разработки.

Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

Фаза реализации

Выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

• ·Организация и проведение торгов, заключение контрактов.
• ·Полный ввод в действие разработанной системы УП.
• ·Организация выполнения работ.
• ·Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.
• ·Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.
• ·Детальное проектирование и технические спецификации.
• ·Оперативное планирование работ.
• ·Установление системы информационного контроля за ходом работ.
• ·Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, закупками.
• ·Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).

Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

• ·ход работ, их темпы,
• ·качество работ и проекта,
• ·продолжительность и сроки,
• ·стоимость и другие показатели.

Решение возникающих проблем и задач.

Завершающая фаза или окончание проекта

Достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

• ·Планирование процесса завершения.
• ·Эксплутационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.
• ·Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
• ·Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
• ·Оценка результатов проекта и подведение итогов.
• ·Подготовка итоговых документов.
• ·Закрытие работ и проекта.
• ·Разрешение конфликтных ситуаций.
• ·Реализация оставшихся ресурсов.
• ·Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
• ·Расформирование команды проекта.

Принципиальная структура жизненного цикла приведена на рисунке 1.3. Указанные фазы определены настолько широко, что такой уровень структуризации оказывается недостаточным для широкого понимания и совершенствования. Специалисты указывают на необходимость определения 5-10 основных фаз для каждой категории проектов с учетом их специфики. Например Рассел. Д. Арчибальд5 приводит 6 фаз жизненного цикла (концепция, определение, проектирование, разработка, внедрение, завершение, постпроектная деятельность) применительно к 6 типам проектов. Такая детализация, по его мнению, позволит обеспечить понимание командой проекта смены состояний проекта и совершенствовать процессы управления жизненным циклом проекта.

Рисунок 1.2 - Жизненный цикл проекта6

Таким образом, команда проекта, по мнению ведущих специалистов, должна определять и документировать модель жизненного цикла проекта для каждой категории, отражающую наиболее важные характеристики окружения проекта. После того, как жизненные циклы для каждой категории проектов разработаны и задокументированы, необходимо определить для каждой категории систему управления жизненным циклом проекта.

Для этого рекомендуется:

1.Описать систему управления  жизненным циклом проекта;

2.Определить фазы жизненных  циклов для каждой категории  проектов;

3.Установить контрольные точки  и точки принятия решений между  фазами жизненного цикла;

4.Определить промежуточные и  окончательные результаты каждой  фазы;

5.Идентифицировать и соотнести  друг с другом документы и  разрешения для каждой фазы.7

К сожалению реалии российского бизнеса достаточно далеки от вышеизложенных рекомендаций. Анализ практики реализации проектов на российских предприятиях свидетельствует о недостаточном внимании менеджеров проекта к разработке и документированию моделей жизненного цикла проекта для каждой категории. Более того, в большинстве случаев команды проекта вообще не идентифицируют фазы проекта, не определяют соответствующие им ресурсы. В частности, в большинстве проектов концептуальная фаза проекта, носящая риторический характер, является недостаточно осознанной и успешно управляемой.

2. Управление проектом на примере развития веб-сайта

2.1 Общая характеристика веб-проекта

Информационные технологии и интернет активно вторгаются в нашу жизнь. Сегодня все большее и большее количество компаний используют возможности информационных технологий и, в частности, глобальной сети интернет. Эффективное исользование возможностей сети интернет представляется невозможным без наличия у компании собственного представительства в сети - интернет-сайта. Бурное развитие возможностей глобальной сети “Интернет” и использование сети в качестве инструмента ведения бизнеса предъявило новые требования к созданию web-сайтов и использованию технологии управления проектами при разработке интернет-сайтов. Таким образом, была вызвана к жизни новая область методологии управления проектами – управление web-проектами. 8

Понятие "управление web-проектом", прежде всего, подразумевает комплекс действий по подготовке, проектированию, разработке, тестированию, внедрению, эксплуатации и развитию интернет сайта в рамках методологии управления проектами. При управлении интернет-проектом используются методы и принципы, применяемые в рамках методологии управления проектами: жизненный цикл проекта, управление качеством, временем, стоимостью, ресурсами, рисками и.т.п. Управление web-проектом является более узкой областью методологии управления проектом и имеет свою специфику.

Особой предметной областью интернет-проектов. Как известно, предметная область проекта – это те продукты или услуги, которые должны быть произведены в результате успешного осуществления проекта. Предметной областью любого интернет-проекта является качественный интернет-ресурс, способный решать бизнес задачи фирмы (осуществлять торговлю), одновременно являясь хорошим рекламным каналом и средством общения с потенциальными клиентами фирмы.

Особым составом исполнителей и участников проекта. Для любого интернет-проекта характерен особый состав лиц, задействованных в нем.

Существенными временными и финансовыми ограничениями. Как правило, время зачастую является критическим ресурсом при создании интернет-проекта. Это обуславливается тем, что заказчик не может позволить себе ждать открытия интернет-представительства своей организации на протяжении длительного промежутка времени (года и более). Поэтому время, отпущенное на реализацию интернет-проекта, должно исчисляться не годами, а месяцами. В противном случае заказчик рискует получить продукт “вчерашнего дня”. Зачастую большинство интернет-проектов осуществляется в условиях жестких финансовых ограничений. Если некоторые иностранные компании могут позволить себе значительные инвестиции в интернет-проекты (доходящие до нескольких миллионов долларов), то отечественные компании могут инвестировать в интернет-проекты гораздо более скромные средства. По оценкам отечественных специалистов в области интернет-проектов бюджет крупного интернет-проекта составляет 50-60 тыс. долл. в год, средним бюджетом считается 25-30 тыс. долл. в год, малым – до 12 тыс. долл. в год. Однако на практике часто возникают случаи, когда на интернет-проект выделяются куда более скромные суммы – от нескольких сотен долларов. Конечно, имеется и ряд исключений, например, проект “yandex.ru” на создание которого было потрачено несколько сотен тысяч долларов. Особыми требованиями, предъявляемыми к менеджеру интернет-проектов. Менеджер интернет-проекта должен, помимо владения знаниями в области методологии управления проектами, обладать и множеством знаний в области интернет-технологий: разбираться в существующих технологиях создания интернет-ресурсов, знать этапы проектирования интернет-сайтов, разбираться в документации по проектированию, знать методы тестирования, внедрения и развития интернет-ресурса.

Интернет-проекты, несмотря на свою специфику, имеют много сходств с обычными проектами. Например, для интернет-проектов характерны такие же признаки, как и для других проектов: наличие цели, уникальность, изменение состояния системы, ограничения по ресурсам. Кроме того, управление интернет-проектом, являясь частью методологии управления проектом, использует понятия, инструментарий и методы, характерные для обычных проектов.

2.2. Анализ управления проектом на примере разработки веб-сайта

Управление web-проектом ничем не отличается от управления любым другим проектом. Единственная сложность связана с тем, как разные люди должны работать внутри web-команды.

Возможные проблемы можно свести к трем основным:

• web-команда не имеют четко определенной структуры;
• управление web-проектам не имеет официально формализованных стандартов;
• различные члены одной команды могут расходиться во мнениях.

Хороший менеджер проекта сможет решить эти проблемы, если правильно определит роли, обязанности и задачи, организует проект с учетом индивидуальных черт людей, работающих в команде, а также направит команду на работу в такой связке, которая ведет к общей, четкой цели.

Поэтому правильный выбор менеджера проекта – одна из основных задач при управлении проектом.

У менеджера проекта нелегкая работа. Ему приходится выполнять следующие сложные задачи:

• организация и определение ролей для членов команды;
• определение потребностей посетителей, компании и клиента;
• поиск компромисса между этими часто расходящимися потребностями;
• создание общего плана работы над проектом;
• контроль над тем, чтобы работа шла по плану, а проблемы эффективно решались;
• определение бюджета проекта и контроль над тем, чтобы не выйти за его рамкй;
• обеспечение взаимосвязи между всеми сторонами, задействованными в проекте;
• сохранение мирного сотрудничества.

У менеджеров проекта должны быть определенные знания по каждой теме, которой коснется проект. Значит ли это, что менеджер должен знать, как установить и поддерживать web-сервер? Необязательно, но основные навыки и знание употребляемого профессионального арго должны быть частью его базовых знаний.

Следующим шагом - определение бюджета.