Теоретические основы управления проектами

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управление Проектами (Project Management) в настоящее время заслужило признание как самостоятельная дисциплина управления, применение которой повышает надежность достижения поставленных целей в запланированные сроки, с требуемым качеством и в рамках бюджета.

Одним из важных средств реализации поставленных задач является контроль за ходом реализации проекта, т.е. контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта.

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта. Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Цель исследования - контроль и регулирование в управлении проектами.

Объектом исследования является проект разработки веб-сайта, предметом исследования являются контроль и регулирование  проекта.

Задачи курсовой работы:

- изучить соответствующую литературу;

- изучить теоретические  основы системы контроля и регулирования  реализации проекта;

- изучить понятие и особенности проекта;

- описать  методы и средства контроля и регулирования  проектов;

- проанализировать особенности управление web-проектом;

- дать общую  характеристику исследуемого  проекта;

 

 

 

1. Теоретические основы управления проектами

1.1. Сущность управление проектами

 

 

Управление проектами – это область менеджмента, охватывающая все сферы деятельности субъектов рынка, поскольку все они, так или иначе, претерпевают изменения. Необходимость адаптации к этим изменениям предполагает использование проекта, как особую форму осуществления целенаправленных изменений, ограниченных по срокам, стоимости и другим параметрам.

PMI так определяет термин «управление  проектами» следующим образом: Управление  проектом (УП) или Project Management (PM) - это профессиональная творческая деятельность по координации ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта путем применения современных методов, средств и техник управления для успешного достижения поставленных целей при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов, осуществляемых в рыночных условиях в социальных системах.1

Управление проектами представляет собой приложение знаний, опыта, методов, а также средств к работе проекта для того, чтобы удовлетворить все требования, которые были предъявлены к проекту, и ожидания его участников. Для удовлетворения этих требований и ожиданий, требуется найти оптимальное сочетание между целями, затратами, сроками, а также качеством и прочими характеристиками, которыми обладает проект.2

Основные стадии управления проектом.

1) Стадия инициализации:

• формирование идеи проекта;
• определение целей;
• определение результатов поставки;
• определение критериев успешности;
• определение ограничений;
• определение допущений.

2) Стадия планирования:

• формирование этапов проекта;
• определение для каждого этапа результатов поставки;
• создание списка работ, состоящего на основе декомпозиции основных этапов проекта;
• формирование иерархической структуры работ проекта;
• определение кода СДР;
• определение длительности каждой задачи;
• определение взаимосвязей между операциями проектов;
• определение критического пути;
• определение необходимых ресурсов;
• формирование бюджета;
• создание базового плана проекта.

3) Стадия выполнения:

• отслеживание хода выполнения всех работ;
• сравнение базовых данных и фактических;
• применение метода освоенного объема для отслеживания хода выполнения работ.

4) Анализ и контроль проекта:

• корректировка оставшейся части проекта с учетом принятых ограничений и дополнений;
• проверка и контроль после корректировки.

5) Завершение проекта:

• формирование отчетов, которые информируют о ходе выполнения проекта;
• формирование архивов, шаблонов проекта;
• формирование графиков и другой отчетной документации, необходимой для заинтересованных лиц проекта.

Сущность методологии УП - это сосредоточение прав и ответственности за достижение целей проекта у специально созданной для этого группы специалистов – команды проекта. Если управление бизнесом предполагает управление определенной функцией или бизнес-процессом в долгосрочном циклическом ходе деятельности, то управление проектами характеризует комплексный и системный подход к управлению деятельностью, направленной на достижение конкретно заявленного результата. Таким образом, бизнес можно представить в виде множества различных по направленности и масштабам проектов, каждый их которых преследует свои цели.

Какой проект можно считать успешно реализованным? К признакам успешного управления проектами можно отнести:

• актуальность целей проекта для Заказчика: ведь если по ходу реализации проекта была утрачена актуальность результата, то вряд ли этот проект можно считать успешным, даже при идеальном исполнении;
• достижение поставленных целей, с учетом санкционированных изменений;
• отсутствие (снижение количества) несанкционированных отклонений (в том числе бюджета, сроков);
• достижение запланированного уровня качественных показателей результата;
• сохранение нормальной работы «родительской» организации;
• удовлетворенность участников и команды проекта;
• обеспечение возможности извлечения опыта для реализации последующих проектов.

Факторы, необходимые для успешного управления проектами:3

• четко поставленные цели, приверженность проектной группы заявленным целям;
• компетентный руководитель проекта, имеющий необходимый технический и административный опыт;
• поддержка со стороны руководителей высшего звена: заинтересованные стороны должны знать об этой поддержке и ее чувствовать;
• компетентные члены проектной группы: успех обеспечивает грамотная и подготовленная группа исполнителей;
• достаточное ресурсное обеспечение;
• адекватное информационное сопровождение: наличие необходимой информации о целях проекта, статусе, изменениях, организационных условиях и потребностях клиентов;
• наличие отлаженных механизмов управления изменениями;
• наличие обратной связи: все заинтересованные стороны по проекту должны иметь возможность изучать положение дел и вносить соответствующие предложения и коррективы;
• неизменность состава ключевых участников команды проекта: частая смена кадров может привести к распылению накопленного группой опыта.

1.2. Контроль и регулирование  работ по проектам

Одним из важных средств реализации поставленных задач является контроль за ходом реализации проекта, т.е. контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта.

- Время – проект должен быть  выполнен в определенный период  времени.

- Стоимость – бюджет должен  быть соблюден.

- Качество – соответствие требуемым  характеристикам.

Контроль может быть определен как постоянный и структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а также на выполнение корректирующих действий. Контроль представляет собой: мониторинг и анализ результатов; сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений; прогнозирование последствий сложившейся ситуации; корректирующие действия.

В зависимости от требующейся точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта: контроль и моменты окончания работ (метод «0 – 100»); контроль в момент 50% готовности (метод «50-50»); контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам); регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени); экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Контроль сроков. В соответствии с общепринятым принципом управления инновационными проектами считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта основательно затягиваются, вероятно значительное перерасходование средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы определить, нет ли отклонений от календарного плана. В случае запаздывания работ проводится анализ отклонений, определяются причины запаздывания и рассматриваются различные варианты вхождения в график работ. Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения оцениваются с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и иных возможностей.

Контроль затрат. Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальным дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявить возможные проблемы. Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов.

Сравнение фактических затрат с запланированным бюджетом ведется по заранее установленным контрольным точкам, по которым можно определить, все ли идет так, как намечено. Если в результате контроля устанавливается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следующих работ осуществляется в соответствии с планом. Если устанавливается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причину расхождений и определить источник имеющихся отклонений. Пересмотренные цифры называются прогнозами. Схема организации бюджетного контроля приведена на рис. 1.1.

Контроль качества. Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализации. «Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика. 4Решение этой задачи предлагает популярный и очень распространенный способ TQM (total quality management). Основной принцип TQM следующий: координировать все усилия, направленные на достижение уровня «ноль дефектов» при минимальной стоимости. Выражение ноль дефектов означает постоянное удовлетворение ожиданий заказчика продукта на всех этапах реализации проекта».

 

Рисунок 1.1 - Система бюджетного контроля.

Информационное обеспечение. Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта детального и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации являются отчеты о ходе выполнения работ по проекту и совещания (собрания). Независимо от применяемой формы представления отчетных данных и в целях достижения максимальной эффективности функций контроля составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

- сметную стоимость. Это необходимо  для сравнения фактических и  прогнозируемых результатов;

- фактические результаты. Они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период;

- прогнозируемые результаты. Они  основаны на селективности имеющейся  информации, характеризуют предполагаемое  состояние проекта и его составных  элементов на последующий период;

- отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые  результаты отличаются от планируемых  или расчетных показателей;

- причины отклонений: предполагаемые  и непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта, в том числе его отдельных операций.

К основным задачам совещания можно отнести: обмен информацией, при котором каждая группа участников проекта узнает о ходе выполнения работ других групп и выполнении программы проекта; обсуждение проблем, трудностей и общих интересов; обсуждение возможностей завершения отдельных работ в срок по календарному плану.

1.3. Жизненный цикл проекта

Понятие «жизненный цикл проекта» получило распространение в международной практике после того, как в 1959 году комитет Андерсона (NASA) сформулировал системный подход к управлению проектом по стадиям его жизненного цикла. Само понятие жизненного цикла проекта может иметь несколько определений. Преимущественно жизненный цикл проекта рассматривается как промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации. Например, Е.Е. Румянцева определяет его как период между началом и окончанием проекта. Жизненный цикл проекта обычно включает в себя следующие фазы: