Теоретические основы проектирования структуры организации

 

 

 

Введение.

 

Актуальность  исследования. Глубокие социально-экономические изменения, развитие демократизации, изменение социальных ценностей, стремление людей к участию в управлении производством, а также возрастающие сложность и взаимозависимость организаций и окружающей среды приводят к пониманию, что выработка плодотворных идей и предложений о перспективах развития организации не является специальной прерогативой его руководителей или профессиональных плановиков. Более того, необходимо создать такую систему управления, которая использовала бы знания, умения и навыки работников всех уровней и подразделений организации. Одновременно этой системе должна быть адекватна организационная структура управления фирмы. Это – непременное условие эффективности стратегического управления.

Среди множества возможных  типов при проектировании или  реорганизации структуры фирмы  необходимо выбрать форму, оптимально соответствующую средовым, технологическим  и стратегическим факторам.

Объектом исследования данной работы выступает многообразие форм организационных структур.

Предметом – процесс выбора и формирования организационной структуры в зависимости от выбранной стратегии развития организации и основополагающих аспектов ее функционирования.

Цель работы заключается в разработке проекта реорганизации организационной структуры конкретной фирмы в соответствии с предполагаемыми изменениями в стратегии.

Основные задачи:

1. Изучить общепризнанные факторы формирования организационной структуры.
2. Рассмотреть базовые формы организационных структур, проанализировать их достоинства и недостатки.
3. Создать общий портрет реорганизуемой фирмы.
4. Проанализировать структуру и деятельность фирмы, очертив круг основных проблем функционирования.
5. Изучить методы оценки эффективности организационных структур
6. Предложить проект реорганизационных мероприятий в целях привидения организационной структуры в соответствие со стратегией развития фирмы.

Гипотеза исследования: организационная структура должна быть приведена в соответствие с целями и функциями организации.

Теоретическая база исследования представлена трудами отечественных и зарубежных ученых, специализирующихся в области теории управления и стратегического менеджмента.

Эмпирической  основой исследования служит ткущая информация о деятельности Кадрового агентства «Адамант».

Практическая  значимость. Выводы и рекомендации, сделанные в ходе работы, будут полезны организации для оптимизации своей деятельности.

 

Глава 1. Теоретические  основы проектирования структуры организации.

1.1. Проектирование  организации как стратегическая функция.

Радикальные изменения, происходящие в сфере производственных отношений, приведшие к существенному  возрастанию организационного фактора, придают особую важность формирования организационной структуры или, иначе говоря, организационному проектированию. На сегодня любые организационные нововведения структурного и процессного характера являются, прежде всего, продуктами организационного проектирования.

Отечественные и зарубежные ученые по-разному определяют организационное  проектирование. Однако различные точки зрения абсолютно не противоречат друг другу.

По мнению А.А. Радугина, организационное  проектирование – процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации и ее стратегией, которое  приводит к успеху. Организационное проектирование – это процесс, который носит дискретный характер и имеет множество направлений развития¹.

О.С. Виханский, А.И. Наумов отмечают, что  организационное развитие должно учитывать  не только изменение внутренних факторов, но также состояние и развитие внешней среды организации. Таким образом, структура организации носит ситуационный характер и модифицируется при изменении ситуации². Дж. Гелберт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Факторы, которые оказывают влияние на этот процесс, по многочисленным исследованиям, носят ситуационный характер³.

Б.З. Мильнер в свей книге «Теория управления» дает следующее определение: «Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности»⁴. При проектировании организационных структур необходимо использовать системный подход, предполагающий учет внешних и внутренних факторов окружения организации таких как:

• состояние внешней среды;
• технология работы в организации;
• стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;
• поведение работников;
• размер.

Рисунок 1. Системный подход в организационном проектировании

Нередко отличие одной  организации от другой объясняется  различием среды, в которой им приходится функционировать. Внешняя по отношению к организации среда состоит из общего и непосредственного окружения.

Руководители должны постоянно  анализировать текущую и, желательно, будущую расстановку сил в общем окружении и требования, которые предъявляют к развитию отдельных частей или подразделений организации институты непосредственного соприкосновения.

Первым шагом при проектировании организации является определение  институтов внешней среды, что помогает определить в первом приближении основные функциональные части или подразделения организации, которые, как правило, осуществляют прямой контакт с тем или иным «посредником» из внешней среды. Следующим шагов можно назвать оценку характеристик этих институтов и их относительной важности для организации. Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияют на проектирование организации. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование.

Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудование, а также способы, которые он использует для преобразования объекта своих действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям:

• разделение труда;
• группировка работ, т.е. создание подразделений.

Английский ученый Д.Вудворт  одной из первых установила зависимость  между технологией и организационным  проектированием. В зависимости  от типа технологии организационные  структуры разделяются на несколько  типов. С увеличением технологической сложности возрастают число уровней управления и организационная пирамида. Организации, характеризующиеся наибольшей сложностью и наименьшей сложностью технологий, имеют тенденцию к более органическим проектам, а организации, использующие технологии средней степени сложности, предпочитают более механистические проекты⁵.

В 1962 г. А. Чандлер сформулировал  принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать  стратегии, выбранной фирмой. Им был  сделан вывод о том, что со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связанно с проектированием новой организационной структуры. Отказ от перепроектирования приводит к тому, что фирма оказывается не в состоянии достичь принятых ею целей.

Рисунок 2. Связь организационного проектирования со стратегией фирмы

Позже, в 1977 г., Дж. Гелбрейт со своими коллегами определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации⁶.

Выбор высшим руководством той или  иной стратегии оказывает непосредственное воздействие на многие решения в  отношении проектирования организации. Рассмотрим три возможные области  стратегического выбора.

Первая касается идеологии управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут решающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизация и децентрализация.

Вторая имеет отношение к  тому, какие потребители будут  обслуживаться. Если у организации  имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна найти отражение при ее проектировании во всех элементах.

Третья область стратегического  выбора – это рынки сбыта и  территориальное размещение производства. Выход кампании с целью размещения производства или продажи продукции  за рамками национальных границ потребует учета при проектировании ее организационной системы, учета факторов интернационализации и глобализации в бизнесе.

Влияние стратегий на дизайн организации  может быть проиллюстрировано следующей  схемой.

 

Рисунок 3. Влияние стратегии на структуру организации

 

При проектировании необходимо учитывать  потребности, интересы, установки, уровень  квалификации, мотивации и дисциплинированности работников.

Размер организации оказывает  определенное влияние на организационную структуру. Он влияет на ее проект следующим образом: когда организации становятся крупнее, то они нуждаются в более сложных проектах.

Таким образом, роль стратегии, окружения, технологии и размера  является центральной при принятии большинства решений организационного проектирования.

 

1.2. Организационная  структура: понятие, классификация  основных видов и типов.

 

Термин «организация»  происходит от французского слова organisation и в наиболее общем виде означает строение, устройство чего-либо⁷. В менеджменте это понятие обычно используется для обозначения совокупности людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели с использованием принципов разделения труда, разделения обязанностей и на основе определенной структуры.

Понятие «структура»  латинского происхождения и обозначает расположение и связь составных частей чего-либо, строение. В теории менеджмента словосочетание «организационная структура» чаще всего используется для обозначения внутреннего строения организации, совокупности взаимосвязей между подразделениями и членами организации, социальных общностей.

Как любое сложное  образование, организация состоит  из отдельных взаимосвязанных частей, то есть имеет определенную структуру. Организационная структура фирмы  направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными ее подразделениями, распределении между ними прав и ответственности. «Наилучшая» структура – это та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, а также удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью. Взаимодействие на уровне «подразделение – подразделение» или «группа – группа» реализуется с помощью комбинаций различных типов департаментизации. Рассмотрим три наиболее известных типа организационной структуры: традиционную, дивизиональную, или отделенческую и матричную⁸.

Традиционная  организация является комбинацией линейной и функциональной департаментизации в проектировании организации. Линейно-функциональные схемы организационных структур исторически возникли в рамках фабрично-заводского производства и явились соответствующей «организационной» реакцией на усложнившееся производство и необходимость взаимодействия при изменившихся условиях с большим количеством институтов внешней среды. Основой этой схемы являются линейные подразделения, осуществляющие в организации основную работу и обслуживающие их специализированные функциональные подразделения, создаваемые на «ресурсной» основе: кадры, финансы, план, сырье и материалы и т.д.

 

Рисунок 4. Традиционная организационная структура.

Основными преимуществами подобных структур являются:

• стимулирование деловой и профессиональной специализации;
• высокая производственная реакция организации, т.к. она построена на узкой специализации производства и квалификации специалистов;
• уменьшение дублирования усилий в функциональных областях;
• улучшение координации деятельности в функциональных областях.