Тайм-менежмент уақытты басқару жүйесі

- Қай шаруа  (қысқа және ұзақ мерзімді жоспарда) көбірек табыс, қаржы әкеле  алады?

- Қай іспен  айналыспауым көбірек жағымсыз  салдарға алып келеді?

Әрине, тапсырмаларды  оңды-солды жоспарлау мен сұрыптап тастаумен іс бітпейді. Бұдан басқа  тапсырмаларды ұсақ тапсырмаларға, қысқа мерзімді мақсаттарға жіктеу дейтін де әдістер бар. Питер Друкер айтқан бір сөз бар: «Өз уақытыңды басқарып үйренбейінше, сіз ешнәрсені де басқара алмайсыз».

 

«Егерде есті кісілердің қатарында болғың келсе, күнінде бір мәртебе, болмаса  жұмасында бір, ең болмаса айында бір, өзіңнен өзің есеп ал! Сол алдыңғы  есеп алғаннан бергі өмірді қалай  өткіздің екен, не білімге, не ахиретке, не дүниеге жарамды, күнінде өзің өкінбестей қылықпен өткізіппісің? Жоқ, болмаса, не қылып өткізгеніңді өзің де  білмей қалыппысың?»

(АБАЙ. Он бесінші қара сөз)

 

Уақыт –  біздің өміріміз. Ендеше оны қалай пайдаланып жүрміз. Адамның өмірінде оның уақытын ұрлайтын пайдасыз нәрселер көп. Уақытты дұрыс пайдалана білмегендіктен де ісіміз қордаланып жатыр. Қазіргі таңда уақытты тиімді пайдалануды «тайм-менеджмент» деп атап жүрміз. Оның мәні – уақытты тиімді пайдалану.

Тайм менеджмент – бұл уақытты басқару тәсілдері  мен әдістерін зерттейтін менеджмент саласы.

Уақытты дұрыс  жоспарлау үшін бірнеше қағидаларға  сүйенеміз. Олар:

 

1. Мақсат  пен бағдарды  айқындау

Мақсат пен  бағдарды айқындау  кезіңде ұстанатын  басты талап жоспардан ауытқымау. Ол үшін:

● Біріншіден – 15-20 жылға кең көлемді жоспар құрамыз.

● Екіншіден – кең көлемді жоспарды бөліп-бөліп 3-5 жылға созылатын  жоспар құрамыз.

● Үшіншіден – созылмалы жоспарды іріктеп 3 айдан 1 жыл мерзімін құрайтын қысқа жоспар құрамыз.

● Төртіншіден – қысқа жоспарымызды орындауға ыңғайлы етіп жеке-жеке тапсырмаларға бөлеміз.

● Бесіншіден – жеке-жеке тапсырмаларды жіліктеп жазып шығамыз.

 

2. Жоспарды  жүзеге асыру үшін ақпарат  жинаймыз:

● Ол үшін осы салада жұмыс атқаратын адамдардың тәжірибесі мен жазған еңбектерін жинау.

● Жинаған материалдарға сараптама жасау.

● Сараптама барысында қажет деректерді жоспарға пайдалану жолын қарастыру.

 

3. Жоспардағы  тапсырмаларды жеке-жеке жіліктеп  жазып шығамыз

Ол үшін ақ қағазға төрт бағана сызу керек. Олар:

● атқарылатын  шаруалардың тізімі (ең маңыздылары)

● атқарылар шаруалардың аттары

● орындалуы (егер орындалса – қосу белгісін, орындалмаса – алу белгісін қоямыз).

● шаруалардың орындалу барысы туралы мәліметтер,

Бұл жерде  ескеретін мәселе: жеке күнделікте таяу арада атқарылуға тиіс шаруалардың  есебін жүргізу. Бұл оларды уақыты келгенде ұмытпай күндік жоспарға енгізу..

 

4. Істердің  орындалу басымдылығына байланысты 4 принципін  ұстанамыз.

Олар:

● Маңызды әрі шұғыл

● Маңызды, бірақ шұғыл емес

● Шұғыл, бірақ маңызды емес

● Шұғыл да, маңызды да емес

● Бұл принциптер бойынша атқарылатын шаруаларды жоспарға бөліп-бөліп енгіземіз.

 

5. Жоспардың  орындалуы

Істің орындалу нәтижесін Вильфредо Пареттің ережесіне  сәйкес атқарамыз. Онда жұмыстың 20 пайызы,   барлық нәтиженің 80 пайызын береді  немесе керісінше  80 пайыз жұмыс, 20 пайыз  нәтиже береді. Сондықтан 20 пайыз уақыт жұмсап, 80 пайыз нәтижеге жетуге тырысу керек.. Ол үшін не істеу  керек?

Жоспарланған  істерді атқару барысындағы ең басты  қағида – жоспардан мейлінше ауытқымау. Әрбір істі өз уақытында орындауға  бар күшті салу. Бұл міндетті түрде  зорығу деген сөз емес, керісінше  істерді атқарудың бірден-бір  жеңіл жолы. Өз уақытындаістелмеген  жұмыс адамды беймазалыққа салып  қана қоймай, келесі істерге тиесілі  уақытты жеп, олардың барлығына кесірін тигізеді. Бір уақытта бірнеше істі алып жүру, әдетте істің аяқсыз қалуының кепілі. Оның үстіне асығып істелген істен қате де көп кетеді, оны түзету көп уақытты жейді. Олай болса жұмыс арасындағы бос әңгімеге, интернетке т.б. пайдасыз нәрселерге кеткен уақыттың адамға тигізер зияны орасан зор. Олардан міндетті түрде арылу керек. Телефонмен сөйлесу, тағы басқа қарым-қатынастарды шаруаға ешбір нұқсан келтірмей қысқартуға болады.

 

6. Демалысты  ұйымдастыру

● Демалыс пен ұйқыны ұйымдастыру. Адам күніне кеміне 8 сағат ұйықтау керек. Дұрыс ұйқы жұмыс өнімінің кепілі.

● Дұрыс және уақытылы тамақтануға дағдылану.

● Жұмыс арасында 10 – 15 миннут бой жазып тұру керек.

● Демалыс күндері төрт қабырғаға қамалмай, табиғат аясына шығып тұру.

● Еңбек демалысын алғанда жұмыс туралы ойламай жақын немесе алыс жаққа саяхат құру абзал.

Жұмысқа неғұрлым көбірек уақыт жұмсасаңыз, сізге  соны бітіруге соғұрлым көбірек уақыт  керек болатын сияқты болып көрінеді. Сіз бұдан көбірек шаршап, мерзімінен тыс көбірек жұмыс істеуге  мәжбүр боласыз.

Әрекет пен  нәтиженің арақатынасы 

Менеджерлер кейде әрекет етуді сол әрекеттің  нәтижесімен шатастыруға бейім. Яғни оларын алға қойылған мақсатқа емес, сол мақсатқа жету үшін істелетін  жұмысқа көбірек назар аударады.

Жұмыстың  тиімділігін тиімді жұмыспен шатастыру

Менеджерлер кейде әрекет пен тиімділікті  шатастырады. Яғни олар қолға алған  жұмыс тиімді ме, жоқ па, сол туралы көп ойланбайды. Олар үшін бастысы  жұмысты тиімді орындау. Алайда егер жұмыстың өзі басынан-ақ ешкімге  керек болмаған болса, онда оның тиімді орындалғанынан келер пайда жоқ.

Жұмысты бітіру мүмкін емес уақытта бітіруді жоспарлау

Жұмысты бітіру мүмкін емес уақыттың ішінде бітіремін  деп жоспарлау пайдалы емес. Адам асыққанда қате жасай бастайды. Оларды кейін түзету керек болады. Ақыр соңында жұмысты орындау үшін бастапқыдан әлдеқайда көп уақыт  керек болып шығады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Уақытты үнемдеудің тісілдері

 

Уақытты үнемдеудің 29 тәсілі

1.  Өз жұмыс үстеліңізді ыбырсытпаңыз. Қалай болса солай жатқан заттар назарды дұрыс нәрселерге аударға кедергі болады. ((Назарды өзіне тартып отырады.))

2 Уақытты бағалаңыз. Ол да біздің қолымыздағы байлықтың бір түрі.

3 Немен айналысу керектігін күнделікті біліп отыру үшін істелінуге тиісті істердің тізімін жасап отыр.  

4 Мүмкін болған жағдайда жұмысты басқаларға тапсыру керек.

5 Сіз айналысуға тиісті емес жұмыс болса, оны істеуден бас тартыңыз.

6 Табанды болыңыз. Басқалардың сіздің уақытыңызды алып, ысырап етулеріне жол бермеңіз.

7 Жұмысты бітіретін мерзімді өз күшіңіз бен мүмкіндігіңізге қарап белгілеңіз. Өте қысқа уақыттың ішінде бітіремін деп орындалмайтын уәде беруден аулақ болыңыз.

8 Тек өз жеке басыңызға ғана арналған уақыт бөліңіз. Бұған сіздің хақыңыз бар.

9 Сізбен тіке байланыса алатын адамдарды белгілеңіз. Тек шынында соған мұқтаж адамдарға ғана сондай мүмкіндікті беретін болыңыз.

10 Егер біреу сізбен жолыққысы келсе, одан неге керек болып қалғаныңызды сұрап алып, содан соң ғана онымен кездесуге тұра ма, тұрмай ма, соны шешіңіз.

11 Біреу сізбен кездесуге келгенде, оны орныңыздан тұрып қарсы алыңыз.

12 Адамдарға мейірімді, бірақ уақытты жұмсауға сараң болу керек.

13 Кездесуді кейінге қалдыруды ұсыныс етіңіз. Өз уақытыңызды тиімді қолдана біліңіз.

14 Кездесуді кездесетін адамның кабинетінде өткізіңіз. Сонда СІЗ ӨЗІҢІЗ ҚАЛАҒАН уақытта кете аласыз.

15 Егер сіз орындыққа емес, үстелдің шетіне отырсаңыз, сізбен жолығуға келген адам ұзақ уақыт отырып алмайды.

16 Онша маңызды емес әңгімені кейінге қалдырыңыз.

17 Басқа адамдардың уақытын алмаңыз. Бұл үшін олар сізді құрметтеп, сізге одан да жақсы қарайтын болады.

18 Кездесуді өткізерден бұрын оны қалай өткізетініңізді жоспарлаңыз.

19 Телефонмен сөйлесу керек болғанда, бірнешеуін жинап, біртіндеп телефон соғып шығуға тырысу керек.

20 Талқылағыңыз келетін сұрақтарды жазып алу керек. Сонда оларды азырақ өзгертуге тура келетін болады.

21 Телефонмен сөйлескенде уақыт туралы ұмытпаңыз.

22 Бір жұмысты бітіріп, содан кейін ғана келесі жұмысқа кірісетін болыңыз.

23 Әрбір қағазбен тек бір рет қана жұмыс істеңіз.

24 Басқаларды күтуге, жол жүруге арналған, т.б. уақытты да пайдаланы біліңіз.

25 Бәріне көрінетін жерге сағат іліп қойыңыз.

Егер сіздің әкімшілік істер  жөнінде ассистентіңіз немесе хатшыңыз болса, онда төмендегі кеңестер сізге  пайдалы бола алады:

26 Әр күні не істеу керектігі туралы бірге жоспар жасаңыз.

27 Басқа істермен айналысуды хатшыңызға тапсырыңыз.

28 Сізге келген хат-хабарларды алдымен хатшыңыз қарап шықсын.

29 Егер мүмкін болса, телефон қоңырауларына хатшыңыз жауап берсін.