Тайм-менежмент уақытты басқару жүйесі

Бәріне  таныс ақиқат – «Уақыт-ақша», қазіргі  уақытта өз мағынасын өзгерте  бастады. Ең танымал аналитик пен  брэнд практиканты Марк Гобенің  айтуы бойынша «Уақыт ақшадан  қымбат» деген айтқан пікірі бар. Онымен келіспеу қиын.

 

Көптеген  танымал  мамандардың айтуы бойынша  уақыт бұл – ерекше ресурс. Кәсіпорында  ол маңызды фондармен, жұмыс күшімен, қор ресурстаремн және тағы басқа  қажетті құралдармен бір деңгейде тұр, бірақ ол кері айналматын процесс. Яғни, құралдарды сатып алу мүмкіндігі бар, шикізат мен материал да сирек  кездесетін және іздестіруге көп  уақытты алмайтын құрал, ал жоғалған уақытты қайтаруға мүмкін емес, ол уақыттағы жіберілген мүмкіндікті  қайтаруға немесе қайтадан жасауға  болмайды. Осымен қатар уақыттың спецификасы  ол әр адамға тең болып берілген, яғни ол – күніне 1440 минут немесе 86400 секунд, осыдан көп те, аз да емес.

 

Қазіргі уақыттағы басқарушылардың жұмыс  уақыты барынша тығыз толық, нормаланбаған  жұмыс күніне қарамастан берілген тапсырманы уақыттысында орындауға қиынға соғады. Осындай жағдайда адам ауажетіспегендей уақыттың жетіспегені сияқты сезіп, жиналып қалған мәселелер қысым  көрсетеді. Осының бәрі стресстік жағдайға әкеліп соқтырады және оның жағдайын қиындатады

Осындай жағдайлар қазіргі уақытта көптеген жетекшілердің және басқа жұмысшылардың  арасында кездеседі. Әр адамның басынан  өткен шығар оған бір күнде  көптеген жерге барып, талай қажетті  шешімдерді қабылдауға керек болған, бәрақ та ол қайда бірінші баруға, неден бастасан дұрыс болады деп  немесе бір керекті нәрсені ұмытып қалып, үлгермеген жағдайлар болған. Соңында осының бәрі хал жағдайға әсер етіп, жұмыс қабілеттілігін төмендетеді.

Осындай кезде маңызды шешім қабылдауда тек арнайы әдіс тәсілдерді қолдану  арқылы ғана қолдануға болады, оның жалпылама атауы тайм менеджмент. «Тайм менеджмент» ағылшын тілінен  аударғанда уақытты басқару деп  аударылады. Уақытты басқару мүмкін емес, ол әр адамға тең болып беріледі. Оның санына, жылжу жылдамдығына әсер ету мүмкін емес. «Уақытты басқару» бұл қатты айтылған сөз, оның мағынасы өзінді өзін басқара білу, керекті  бәр жағдайларды адамдарды ұйымдастырып, мәселелерді шешу. Бұл басқару  барынша уақытты қолданудың рационалды басқару болып келеді. Бұл мәселе жетекшілер мен және басқа да адамдар арасында үлкен практикалық маңызы бар жағдай.

 

             П.Друкердің айтқан сөзі «Уақыт- ең шектелген капитал, оны дұрыс қолданбаған жағдайда, басқа ештеме болмайды»

Сәтті менеджер қандай болуы керек? Ол өзінің жұмысын  барынша жақсы біліп, басқару  қабілеттілігі болуы керек, мақсаттарды  қоя және жету жолдарын білу керек. Осы қасиеттердің болуы пайдасыз егер де менеджер өзінің жұмыс уақытын  дұрыс қолдана алмаса. Жетістікке жету мүмкін емес, егер адам оө уақытын  тиімді пайдаланбаса. Бұл менеджерге ғана қатысты емес, басқа ад адамдарға  керек. Әсіресе басқа адамдарға  басқаратын жеткешілерге бұл маңызды  мәселе.

«Уақыт-ақша». Мысал ретінде келтірейк жұмысшы  өз уақытын дұрыс қолданбаған, шарт келісімі уақыттысында жасалмаған болса, кәсіпорын айыппұл төлеуге тиіс болады. Әр жетекшінің табысы материалды-экономикалық жағдайға ғана байланысты емес, уақытты  дұрыс пайдаланумен де байланысты. Көздеген мақсаттарға жету үшін уақытты  үнемді және тиімді пайдалана білу керек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Тайм-менежмент уақытты   басқару жүйесі

1.1. Тайм менеджмент элементтері

 

Тайм-менеджмент басқару жүйесі сияқты көптеген элементтерді қамтиды, оның барлығын жинақтап қосқанда өндірістік процестерді қолдану  барысында, уақытты қысқартуға алып келеді. Осы элементтерге: жұмыс  уақытының дұрыс қолдану әдіснамасы,  басшының тайм-менеджментті қолдану  арқылы алдына қойған мақсаттарды дұрыс  орната білу, жұмыс уақытын жоспарлау, уақыт ресурстардың рационалды емес дұрыс қолданбау шараларды анықтау. Бірақ та тайм-менеджменттің осындау  жүйесін қарастыра отырып, оны  аксиома ретінде қарастыруға  міндетті емес, себебі әр адам өзі ғана уақыттын дұрыс қолдануын қарастырады  және де жеке өзінің тайм-менеджменті  тиімді болады. Жеке тайм-менеджмент әр адамға дербес қарастырылады. Бірақ  жалпылама осы элементтерге сүенеді.

Анализ –  бұл процесс жұмыс уақытының  рационалды емес қолдануды анықтау, оның себеп-салдарын және де барлық себептердің  ішінен ең маңыздысын анықтауға мүмкіндік  береді. Ол уақыттың сәтсіз әсерін анықтайды.

    Мақсаттардың  қойылымы – тайм-менеджменттегі  қажетті бөлімі, зерттеу барысында  нақты бір ұйымда немесе нақты  бір адам үшін тайм-менеджмент  не үшін керек екен деген  сұраққа жауап береді. Мақсаттарды  анықтау барысында уақытты басқару  әдістердің қайсысы керек қайсысы  нәтижесіз екенін анықтайды.

Жоспарлау –  бұл процесс белгілі бір уақыт  аралығында орындалу керек мақсаттардың тізімі жасалынады. Жұмыс уақытын  жоспарлау өзінің спецификалық өзгешелігін  қамтиды.

Уақыт тапшылығының себебін анықтау барысында шамамен  айтқанда алдын-ала талдау жасағанда  себеп-салдары анықталып, оны жою  керек. Әр себепке өзінің жою әдісі  болады, бірақта ұмытпау керек  кез-келген жағдай дербес, яғни әр істің  оң шешімін табу.

Тайм-менеджменттегі элементтерді бүртұтас жүйе ретінде  қарастыру керек, оның ешқандай элементтерін бөлуге болмайды. Адамның тайм-менеджментті қолдануы, оның оған жасампаздықпен қарайды.

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Уақыт тапшылығының  себебі

 

Уақытты жоғалтудың көптеген факторларды  қарастыруға болады. Олардың ішінен кейбірлері басшылардың дұрыс жоспарлануынан, жартысы оның қатысуынсыз болады, қалғаны жетекшінің өзінің жұмыс  қабілеттігімен байланысты. Бірақ та басшы уақыттың дұрыс қолданбауына әсер етіп немесе оның үнемді қолдануға  мүмкіндік береді, ол осы факторлардың әсер етуі. Осы факторларды төменде  қарастырайық.

 

Бірінші топқа басшының дұрыс емес әрекет жүргізуін жатқызамыз. Оған  жоспарсыз жұмыс,кәсіпорында  ақпараттың дұрыс емес алмасуы, жұмыстың маңыздылығы  бойынша дұрыс деңгейде бөлінбеуі, мотивацияның аз болуы. Басшы осы  факторды анықтай отырып, оның жойылуына  әсер ете алады.

 

Жоспарсыз жұмыс. Ол басшының өзінің жүргізген жеке өмірі ғана емес кәсіпорынның жалпы деңгейін көрсетеді. Жоспарсыз  жұмыс әрдайым нақтылау үзілістерге, басқа бөлімдердің, деңгейлердің және жеке жұмысшылардың  ары қарай  қалай жұмыс істеу керек түсіндірулерге әкеледі. Осының барысында ақпаратты  алушылар ғана емес, сонымен қатар  ақпаратты берушілер де алаңдатылады. Ол уақытты көп алады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Тайм менеджменттің  бөлінуі

 

Қажеті жоқ  телефон әңгімелері, түнге дейінгі  жұмыстар, іш пысарлық жиналыстар мен  күнделікті қауырт тапсырмалар тудыратын  стресс — осының бәрінен де құтылуға болады. Уақытты босқа өткізбес үшін жұмыс күніңізді дұрыс құрайтын болсаңыз, болғаны. Өз уақытыңызды басқарып отыру өнері тайм-менеджмент деп  аталады.

Тайм-менеджмент корпоративті (компанияны басқару шеберлігі) және жеке (өз уақытыңызды ұйымдастыру) тайм-менеджменті болып бөлінеді. Жеке уақытыңызды басқарып үйренетін  болсаңыз, толық кәсіпорынның жұмысын  да ұйымдастыра аласыз.

Жеке тайм-менеджментке арналған пайдалы кеңестер:

1. Қайталанатын  ұсақ жұмыстардың бәрін дағдылы  әрекетке айналдырыңыз.

2. Уақыттың  бір мезетінде бір ғана іспен  айналысыңыз.

3. Басымдылықты  анықтап алыңыз — маңызды істерді  бірінші кезекте орындаған жөн.  Қалғандарын мүлдем орындамаңыз  немесе тез орындаңыз.

4. Бәріне  үлгеруге мүмкін емес екенін  түсініңіз және өзіңізді өзіңіз  кінәлаушы болмаңыз.

5. Сізбен  салыстырғанда нашар жұмыс істейтіндермен  бірге жұмыс жасамаңыз — олар  уақытыңызды алады.

6. Өз міндеттеріңізді  басқаларға жүктеуге үйреніңіз  — барлығын жалғыз орындай  алмайсыз.

7. Өз жұмысыңызға  қызығушылық танытыңыз.

8. Белсенді  есте сақтау қабілетіңізге шамадан  тыс жүк түспес үшін ағымдағы  істеріңізді күнделік қойын дәптеріңізге  жазып жүріңіз.

9. Сөмке немесе  кілтті іздеп, уақытты босқа  жұмсамас үшін заттарды үйреншікті  орында сақтаңыз.

10. Тапсырмалардың  орындау уақытын белгілеп алыңыз  — бұл оларды тезірек бітіруге  септігін тигізеді немесе керісінше  біраз уақытқа оларды ұмытуға  көмектеседі.

11. Қажетсіз  телефон әңгімелерінен аулақ  болыңыз.

12. Алдыңызға  жетуге оңай емес, биік мақсаттарды  қойыңыз.

13. Қалжырауға  бой бермеңіз —міндеттеріңіздің  тез орындалуына демалыссыз жұмыс  көмектеспейді, керісінше еңбек  қабілетіңізді төмендетеді.

14. Тапсырманы  орындап біткесін өзіңізді ынталандыруға  ұмытпаңыз және мүмкіндігіңізше  тынығып алыңыз (жол тығынында  немесе бастығыңыздың іш пыстырар  жиналысы кезінде).

Қажетсіз  телефон әңгімелерден аулақ болудың  жолдары:

1. Әңгіме  созылып кетті деп ойласаңыз,  әңгімелесушіңіздің сөзін сыпайы  түрде бөлуден қорықпаңыз.

2. Тек аса  маңызды жағдайларда ғана қоңырау  соғыңыз — кейде e-mail жазсаңыз  да жетіп жатады.

3. Егер де  қоңырау шалған абоненттің нөмірін  білсеңіз және бұл адам сізге  жұмыс бабымен емес, жай ғана  қоңырау шалатынында сенімді  болсаңыз, жауап бермеңіз.

4. Телефонмен  қысқа да нұсқа сөйлесіңіз.

 

Франклин  жүйесі

 

Бенджамин Франклиннің  жүйесі негізінде барлық үлкен тапсырмаларды  ұсақ тапсырмаларға бөліп, ал сол  ұсақ тапсырмаларды өз ішінен тағы бөліп тастау қажет. Визуалды түрде бұл көп сатылы пирамидаға ұқсайды.

Пирамиданың алғаш қабаты — өмір құндылықтарын  анықтау (жанұя, жұмыс, әлемді тану, ақша, билік).

Екінші қабат  — биік мақсаттарды құрастыру (көп  балалы әке болу, компания басшысы немесе депутат болу).

Үшінші қабат  — бас жоспар жазу, яғни мақсатқа жету жолында басты сатыларды  атап өту (үйлену, үй болу, шетелдік компанияда қызмет жасау).

Төртіншісі  — ұзақ мерзімді жоспар жасау (бірнеше  жылға) және онда нақты мақсаттар  мен нақты мерзімді көрсету (универститетке түсу және т.б.).

Бесінші қабат  — қысқа мерзімді (бірнеше аптадан  бірнеше айға дейін).

 Алтыншы  және соңғы қабат — қысқа  мерзімнің ішінде бар мақсаттың  біреуіне жетуге көмектесетін  бүгінгі күнге жоспар құру.

 

Эйзенхауэр  принципі

Бұл ереже  барлық тапсырмаларды төрт топқа  бөлуден құралған:

 

1) қауырт/маңызды  — оларды өзіңіз және жедел  орындауыңыз қажет;

2) қауырт/маңызыды  емес — егер де бұл тапсырмаларды  орындау үшін арнайы білім  мен біліктілік қажет болмаса,  оларды бағынышты қызметкерлеріңізге  тапсырыңыз;

3) қауырт  емес/маңызды — қауырт болып  қалмайтындай, оларды өзіңіз шешіңіз;

4) қауырт  емес/маңызды емес — олардан  мүлдем бас тарту қажет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Уақытты дұрыс жоспарлау қағидалары

 

Жұмыс уақытын  қалай жоспарлаймыз?

«Уәде бітпейді, уақыт күтпейді»

Уақыт –  ең маңызды ресурстардың бірі. Біз, әдетте, көп шаруаны өзімізге жүктеп алып, оның барлығын бір уақытта  бітіруге тырысамыз. Басымдықтарды  дұрыс қоймаймыз, маңызды және шұғыл  шаруалардың орындалу уақытын кешіктіріп ала береміз. Осындай жағдайда өзіміз бен қарамағымыздағылардың жұмысын  қалай тиімді ұйымдастыруға болады?

Маңыздыны маңызсыздан  бөліп ал

Біз негізгі  күшімізді маңызы аздау істерге  бағыттап, ұсақ-түйек шаруаларды айналшықтап  қаламыз. Мәселе – осында. Оның үстіне маңызды және келер күніміз үшін өте қажет шаруалар тізбегін анықтай  қоймаймыз. Ортақ шаруа болса, бұл  жағдайды басшылықпен, әріптестеріңізбен  бірлесе отырып, бажайлап алуға әбден  болады.

Тағы бір  себеп – белгілі бір тірлікті орындауға ынталандырудың жоқтығы, мақсатты, табыс пен нәтижені дұрыс  түсінбеу. Қарапайым ғана бір мысал, компьютерде жедел теруді үйрену үшін үлкен қажыр-қайраттың қажеті де жоқ. Осы бір қарапайым шаруаға  сәл көңіл бөлсеңіз, пернетақтадан  әріп іздеп отыратын қаншама уақыт  үнемделер еді.  

 

Жетістік  кілті – жоспарлауда

Уақытты тиімді басқарудың негізі менеджменттің қарапайым  және ұғынықты қағидасы – жұмыс  уақытын жоспарлаудан келіп шығады. Жоспарлаумен бәрі айналысады, алайда табысқа жететіндер білетін мынандай ережелер бар:

1) Жұмыс уақытының  тек 60% бөлігіне ғана жоспар  құрып, қалған уақытты кенеттен  пайда болатын «тосын» тірліктер  үшін сақтап қою. Жоспарлаудың  жөні осы екен деп, әрбір  минуттың күн кестесіне жазылуы  әсте шарт емес. Тіпті мұндай  тығыз кесте, керісінше, шаруаңыздың  ию-қиюын шығаруы әбден мүмкін.

2) Қызметтік  тапсырмалардың шұғылдығы мен  маңыздылығы бойынша ғана сұрыпталып  қоюы жеткіліксіз. Тапсырма өлшемге  сыятын, кейін тексеріле алатын  болуы тиіс. Тым түсініксіз әрі  күрделі болмай, түбінде нәтижеге  алып келуі керек. Екіншіден,  әр тапсырма бақылауда болып,  өзге әріптестер жасап жатқан  істермен үйлесім табуы қажет.

Қайсыбір  қызметтік тапсырманы орындау алдында  қолда бар мүмкіндіктерге бір  көз жүгірту, істі жүзеге асыратын адамдардың қатысуымен талқылануы маңызды.

 

Сұрақтарға  жауап сайлап ал

Қайсы шаруа  маңызды, қайсысы шұғыл екенін анықтап  алған соң, келесі сауалдарға жауап  беріп, оларды қай ретпен орындау  керектігін сұрыптап алған жөн:

- Қай тапсырманы  орындау арқылы мен негізгі  (жылдық, айлық, апталық, күндік) мақсатыма  жақындай аламын?

- Мен бір  тапсырманы орындау арқылы «бір  оқпен көп қоян ата аламын  ба»?

- Қай істің  тізгінін қолға алу арқылы  ұйымның, бөлімнің, жұмыс тобының  жалпы мақсатына жетуге мол  үлес қоса аламын?