Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы

Известное высказывание гласит: «Делай свою жизнь сам, а  не жди, пока кто-нибудь другой за тебя это сделает». При планировании своей жизни мы обычно пытаемся активно изменить ее, стремимся управлять собой, а зря, между прочим, это и ограничивает, притупляя вкус к жизни.

Целями планирования жизни обычно являются:

1) поиск  самых подходящих способов  ее  благоустройства;

2) нахождение рабочего места, отвечающего личным интересам, потребностям, но не выходящего за границы собственных возможностей;

3) усиление мотивации к работе и «недавание» ей возможности упасть до нуля на разных этапах жизни;

4) помощь в самосовершенствовании.

Планируя свою жизнь, человек стремится к целесообразному, полезному использованию своих  сил. Каждый уже понял, что если не будешь использовать полученных знаний, умений и навыков, то они постепенно забудутся, растеряются или будут просто не нужны.

Итак, запоминай, какие  шаги нужно делать, чтобы успешно  планировать собственную деятельность:

1) четко формулировать цели своей будущей деятельности, для которой, собственно, ты и осуществляешь планирование. Так, говоря конкретнее, при планировании жизни объект планирования не один, и их надо группировать, чтобы не тратить свои силы зря. Объекты планирования, естественно, пересекаются друг с другом, в принципе, это не имеет значения, но может быть на руку. Главное, не забудь, что нельзя планировать какой-либо из объектов отдельно от других;

2) в отношении каждого из объектов планирования соблюдать  такую  последовательность:

а)  объективный анализ и оценка существующего положения;

б) формулировка целей;

в) нахождение  средств  для  достижения  целей;

г) поиск и взвешивание альтернативных возможностей;

д) прогнозирование препятствий и принятие мер для снижения  их  воздействия;

е)  уточнение операций, определение порядка их важности и времени исполнения;

ж)  разделение средств  на конкретные работы со сроками;

з) контроль.

Кроме того, уже давно  выявлено множество правил планирования, следуя которым ты должен значительно  повысить эффективность планирования деятельности.

1. Прежде всего, нужно поставить себе цель — это самое важное условие начала любого планирования. Цель должна быть реальной и отвечать твоим возможностям.

2. Составь себе перечень возможных условий и факторов, которые могут оказать на твой план то или иное влияние.

3. Попытайся сгруппировать и адаптировать их таким образом, чтобы они максимально отвечали потребностям поставленной тобой цели.

4. Попробуй дать объективную оценку составленных  тобой комбинаций (можно даже привлечь друга) и выбери наилучший  вариант.

5. При непосредственной разработке плана не следует пускаться в дебри и ударяться в сильную детализацию — мысли глобально, это позволит видеть тебе весь план в общем. Со всех сторон детализация должна иметь примерно одинаковый характер. Ошибки здесь часто возникают из-за чрезмерного усердия или по неопытности, но так даже лучше, чем если что- то упустишь, ведь «Москва не сразу строилась».

6. Никогда не внедряй и даже не пытайся осуществить незаконченные планы. Неполное планирование, скорее всего, приведет тебя к необходимости импровизации, и, даже если у тебя это неплохо получается, это, в свою очередь, может привести к неуверенности, а неуверенность, как правило, ведет к хаосу.

7. В планировании, конечно, допускаются отклонения,  но их в важных частях плана следует сводить к минимуму. Это относится, например, к первоочередным целям, а вот в перспективных целях, напротив, такие отклонения могут  достигать  больших  величин  и  создавать  альтернативы.

Контроль за исполнением плана. Затраты времени и сил на планирование не стоят и ломаного гроша, если отсутствует  контроль за его исполнением. Оно полностью теряет смысл, если план не выполняется или если работа по разработке плана проделывается впустую, либо ведется крайне плохо.

Ценность планирования в наибольшей степени зависит от потенциальности  осуществления плана, но возможность осуществления напрямую связана с целями и действиями человека. Такая теория планирования эффективна и продуктивна. Планирование определяется характером действий в настоящем, чтобы приготовиться к будущему, но не всегда понятно, что настоящее предопределяет будущее, а даже может быть, что наши надежды на будущее и определяют то, что мы делаем для него. Следовательно, не всегда однозначно можно сказать, планирование определяет действие или действие определяет планирование.

Таким образом, значимость претворения в жизнь запланированной деятельности не менее важна, чем и само планирование, ну и соответственно контроль за выполнением — неотъемлемая  часть  планирования.

Причины провала плана. Имеется в виду то, что нужно  постараться не допустить срыва плана. Существуют три наиболее известных, широко применяемых и эффективных способа избежать этого: качественнее планировать, больше внимания уделять переговорам и эффективно использовать стимулы. Что такое срыв плана?

Собственно, провалом плана можно считать прекращение полезной деятельности или осуществление бесполезной.

Существуют  шесть  основных  видов  провала  плана.

1. Провал, вызванный бесконечными модификациями. Оригинальные идеи и новаторские подходы плана модифицируются и изменяются, чтобы постоянно подстраиваться под интересы. Таким образом, получается, что конечный продукт имеет мало общего с первоначальной задумкой и, что более важно, уже не может полностью удовлетворить потребности или лишь отдаленно связан с запланированными целями.

2. Провал из-за постоянных задержек и отлагательств.

3. План абсолютно нереален с самого начала.

4. Провал не имеющего большого значения плана. План, который вначале имел значение, цели и смысл, т. е. был актуален, оказывается, в будущем просто не нужен.

5. Провал в результате накопления задач. По мере осуществления задуманных планов появляется слишком много дополнительных задач. Накопление идет по нарастающей, все сильнее и сильнее, пока план не провалится или осуществление его до победного конца станет нереальным.

6. План по мере своего составления или осуществления постепенно отдаляется от своей цели и, в конце концов, уже не решает поставленных задач.

Помня о перечисленных  причинах провала плана, ты сможешь  в процессе разработки избежать всех этих неприятностей и просто обречь свой план на будущее воплощение. Успешное воплощение!

Вообще, следуя правилам и порядку создания плана, описанным  выше, ты можешь избежать всех причин провала  планов.

Я думаю, освоение техники  планирования никому не помешает, а может быть, даже станет залогом успеха, как в финансовом смысле, так и особенно на управленческом поприще. Именно руководителю (любого уровня и звена) для своей эффективной деятельности необходимо ее, прежде всего, правильно спланировать. Следовательно, необходимость освоения или хотя бы знакомства с теорией планирования деятельности очевидна. Планы можно и даже необходимо создавать и использовать на самых различных уровнях, будь то банальное расписание собственных действий на неделю (вплоть до плана своей жизни) или же план развития корпорации.  Однако все же не следует злоупотреблять этим. Напомню еще раз: во всем нужна мера, написание подробного плана жизни человека вплоть до того, чтобы назначать заранее точные даты и действия на несколько лет вперед, просто глупо и вообще не имеет никакого смысла, поскольку просто невозможно для нормального человека. Видеть  себя,  свою деятельность  (вплоть до конкретных дат) на пару месяцев вперед — уже очень большое достижение. Для больших корпораций, естественно, этот срок немного больше, но и им не следует, применяя планирование, используя его эффективность, планировать всю свою работу на  100 лет вперед.

Планирование, безусловно, необходимо, но не следует излишне  детализировать и планировать все  на слишком большой срок вперед.

 

Тайм-менеджмент офиса

 

В чем заключается  тайм-менеджмент офиса? Прежде всего, он подразумевает исключение или смягчение влияния условий, мешающих работе, и только после этого собственно способы организации времени. От тайм-менеджмента отделов он отличается более общими положениями, ориентированными на большие коллективы, т. е. на большее число различных по характеру и особенностям выполняемых  обязанностей людей.

При использовании тайм-менеджмента  офиса наиболее распространен прием  с матрицей Эйзенхауэра.

Все дела можно распределить таким образом:

1) несрочно, важно;

2) срочно, важно;

3) несрочно, неважно;

4) срочно, неважно.

Психологи склонны думать, что многие офисные сотрудники привыкли к постоянным авралам. Объясняется  это тем, что при этом на подсознательном уровне человек ощущает свою нужность, незаменимость, да так, что потом ему сложно вернуться к размеренной жизни. Это дорога делится на два пути: первый ведет к нервному истощению, а другой делает человека трудоголиком в плохом смысле. Однако и те и другие хотели бы жить в более спокойном темпе и при этом успевать больше. Этот квадрант называется «несрочно, важно». Именно здесь находятся те дела, которые делают существенный вклад в результат. А в квадранте «несрочно, неважно» чаще всего находится то, что называют похитителями времени в офисе.

На что же обычно бездарно тратится рабочее время в офисе? Попробуем сгруппировать.

1. Общение. Это, прежде всего, разговоры, ладно если еще

рабочие, а то и частенько  за жизнь. Разговоры по работе имеются в виду те, которые можно было бы не вести или вести короче и качественнее. Тут очень важно правильное соотношение — пропорция: налаживание теплых отношений в коллективе и одновременно недопустимость перекладывания выполнения чужих обязанностей,  решения  проблем,  которые  не  относятся к делу или могут быть устранены другими людьми, и т. д. В офисе нужно стараться говорить с людьми так, чтобы они чувствовали себя с вами комфортно, но не садились на шею и при этом уважали ценное рабочее время. Офисным служащим рекомендуется завести распорядок дня и выделить 2-3  часа в самое продуктивное и удобное время для дел, особо значимых или требующих сосредоточенности. Важно выстроить такую систему правил поведения и отношений в офисе, чтобы максимально ограничить прерывания по незначительным поводам.

2. Предметы и пространство. Пространство и предметы, имеющиеся в офисе, тоже влияют на то, насколько эффективно они располагают к работе и как используется время. Возможно, стоит сделать перестановку мебели в помещении, чтобы было больше пространства, меньше ненужных вещей и одновременно с этим все было бы под рукой.

3. Информация. Увы, информационные потоки в наше неспокойное время возрастают в геометрической прогрессии день ото дня. С одной стороны, новые разработки и программы,

«продвинутые» технологии помогают увеличить нашу эффективность, но с другой — образуют эффект ямы  в песке, когда, расчищая место и  время для работы, мы тут же оказываемся  завалены падающей на нас информацией  из другого источника. Сотрудники могут и в одиночку пытаться создать свои собственные алгоритмы работы, чтобы использовать время максимально продуктивно. Этим может заняться и руководитель. Напишите их и раздайте вашим сотрудникам. В любом офисе время может нерационально тратиться на что-то, может выясниться, что сотрудники расходуют много времени, например, на поиск необходимой информации в Интернете.

Вот как может выглядеть  наиболее эффективный алгоритм:

1) в «Яндексе» в строку поиска вводятся ключевые слова;

2) среди полученной информации выбирается нужная;

3) если нужная информация не найдена, изменяются ключевые слова или поисковик, можно попробовать сделать запрос. В особых случаях задается вопрос на тематическом сайте.

Конечно, пример имеет  упрощенный вид, но подобных может отыскаться масса.

4. Мысли и эмоции. Как показали исследования, большинство людей, даже тех, кто занимают высокие должности, не сразу учатся справляться с трудностями, не принимать близко к сердцу мелочи. Стоит негативной мысли о том, закрыли ли вы машину, дом или выключили ли с утра чайник, «завестись» в голове, и вы отвлекаетесь от дела, появляются невнимательность и рассеянность, рабочий настрой сменяется беспокойством. Конечно, причин может быть масса для таких волнений, как объективных, так и не очень. Так, если ваш случай не совсем запущенный, то секрет, как с этим справиться, прост: завести себе привычку «фотографировать» мысленно то, о чем вы обычно беспокоитесь. Иногда один маленький звонок сэкономит вам до нескольких часов рабочего времени и кучу нервов, которые, как известно, не восстанавливаются, потому что вы не будете ежесекундно думать о том, на что никак не можете повлиять.

5. Отсутствие плана. Разыграем ситуацию. Представьте, что вам предстоит спланировать доставку товара по большому городу. Сколько доставок может сделать за день один водитель? Три? Четыре? Не очень много, правда? Равноудаленные места, пробки и т. д. А вот водитель-экспедитор модных нынче косметических компаний за счет хорошо организованной логистики осуществляет до 60 доставок в день. Вот что такое экономия времени за счет планирования. Все нужно продумать заранее, чтобы избежать лишних неожиданностей и неприятностей, и это касается не только доставок. Кроме того, план позволяет обойти эффект домино, когда вы между жестко назначенными на строго определенное время делами вставляете нейтральную прослойку из того, что не зависит от определенного часа. Тогда в случае форс-мажорных обстоятельств вы непременно успеете на важную встречу, а если выпадет свободный часок, всегда и везде будете использовать его максимально  эффективно.