Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

План

 

1. Тайм-менеджмент, его  значение в планировании работы

2. Инструменты успешного  планирования

3. Тайм-менеджмент офиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы

 

То, что временем необходимо уметь рационально управлять, объяснять сегодня уже никому не нужно. С его нехваткой или полным катастрофическим отсутствием сталкиваются все — от менеджеров низшего звена до управленцев и владельцев предприятий. По данным проведенных известной международной консультационной компанией Chipin & Partner исследований 36% времени, которое сотрудник проводит в офисе, или 78 рабочих дней в году, тратится практически впустую.

Как правило, ситуация со временем нерабочим складывается не лучше! Чтобы помочь людям в устранении этих сложных проблем распределения своего времени, и существует так называемый тайм-менеджмент, или искусство управления временем. Многие люди, имеющие смутные представления о тайм-менеджменте, представляют его себе как систему планирования и структурирования времени по правилам: порядок нужен во всем, и тогда будет результат. Это не совсем верно. Планирование — неотъемлемая и очень важная составляющая управления временем, но это не единственный способ, используемый современным тайм-менеджментом. И, применяя его, не стоит забывать обо всех остальных методиках, без которых это самое структурирование не будет столь эффективным. В данной главе мы попытаемся кратко пояснить основные приемы тайм-менеджмента, применение которых поможет каждому человеку максимально оптимизировать свое время и деятельность.

Прием первый: упомянутое ранее планирование — один из  важнейших элементов  управления временем.  Суть  состоит в том, что время, потраченное на планирование, сокращает время, необходимое на работу в целом. В процессе планирования принимаются решения о том, что, когда и как следует вам сделать. Любое планирование современные специалисты рекомендуют проводить в два этапа: составить список и определить приоритеты.

Все, что упомянуто  тобой в списке, равноценно. После  составления списка дела распределяются в порядке их значимости конкретно для тебя в настоящее время. Помни, что ни один список не является полным, пока он не отражает порядка важности дел. Как только ты составил такой список, заверши его определением приоритетов. Это и есть основа планирования.

Написать список дел  несложно, а вот расставить приоритеты, особенно с первого раза, — сложнее. Однако уже давно

«изобретены» следующие  два метода. Оба метода основываются на популярном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот, т. е. нужно направлять свои основные усилия на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, и именно они относятся к разряду важных.

Первым методом является «ABC-анализ». По данной методике: А-задачи — это самые важные, кроме того, на их реализацию требуется всего 10% времени, но весомость А-задач трудно переоценить, поскольку именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%! В-задачи — это задачи средней важности, на них приходится примерно 20% по требуемому на исполнение времени и 20% — по значимости. А вот С-задачи требуют не менее 70% времени, но польза от них в совокупности не более 10%.

Второй метод —  способ сочетания параметров  «важность  и  срочность».

Просмотрев список дел, необходимо проанализировать их сравнительную важность и срочность. После этого все дела можно  разделить  следующим  образом:

1) А — важные и срочные;

2) В — важные и несрочные;

3) С — неважные и срочные;

4) D — неважные и несрочные.

Такая градация волей-неволей  заставит призадуматься. Первое время трудновато расставлять приоритеты и распределять дела, но впоследствии будет все легче и легче, а затраченные  усилия  окупятся.

Ставший классиком менеджмента  Питер Друкера призывал не только к анализу, но к и смелости. Кроме  того, рекомендуется  использовать  такие принципы:

1) ориентируйтесь на будущее, а не на прошедшее;

2) концентрируйтесь на целях и потенциальных выгодах, а не на трудностях, они бывают у всех;

3) выбирайте свой собственный путь, а не испытанную и зашарканную «проторенную» тропу;

4) ставьте перед собой высокие цели, которые дают возможность круто изменить ситуацию, а не те, что  «надежны» и легко достижимы.

Следует помнить, что  не нужно пытаться распланировать все! Ведь это жизнь, которая может  преподносить нам множество неожиданных сюрпризов, приятных и не очень. Повсеместный контроль одному человеку неподвластен! Глупо полагать, что чем больше времени ты затрачиваешь на планирование, тем больше времени экономишь. После определенного предела эффективность планирования резко падает. Как и во всем, здесь важно не переборщить. Специалисты рекомендуют жестко планировать лишь 60% своего рабочего времени, 20% оставлять для решения непредвиденных вопросов,  а  оставшиеся 20% вообще предполагают свободную творческую деятельность.

Менеджерам среднего звена и любого уровня руководителям стоит учитывать, что отнюдь не всем людям близки по духу и  подходят  по  психологическому  складу  жесткий  порядок и постоянное планирование: творческим натурам рекомендуют создавать условия, предполагающие спонтанность, свободу выбора и действий, тогда их работоспособность и эффективность деятельности повышаются во  много раз!  В  жестко заданных рамках они испытывают дискомфорт, и результаты труда еле-еле дотягивают до необходимого уровня. В целом для большого и разношерстного коллектива рациональнее использовать технологии, предполагающие избежание жесткого планирования, сохранение гибкости и возможностей реагирования на форс-мажорные обстоятельства, оставляющие резерв и поощряющие творчество, задор и увлеченность делом. Это особенно важно для российского делового человека, которому приходится постоянно работать с хаосом и неопределенностью, как во внешней, так и во внутренней среде.

Прием второй заключается  в эффективной работе с информацией. Однако не надо впадать в крайность и впитывать, как губка, в себя всю входящую информацию. Понятно, что чем больше информации собрано для анализа руководителем, тем меньше вероятность пойти по неверному или нерациональному пути. И здесь нужно сохранять чувство меры, потому что существует определенный объем информации, который можно получить и подвергнуть анализу. Фильтруй информацию, смело отбрасывая неважную и незначительную.

Кроме того, помни о  том, что сознание и внимание человека могут эффективно концентрироваться и работать только с одним объектом: заданием, мыслью или документом. Всегда выделяй и четко представляй тот объект, на который в данный момент и в данное время направлено твое внимание. Хорошо бы было еще и научиться осознанно переключать свое внимание. С одной стороны, каждый перенос внимания с задачи на задачу требует потери времени и сил. С другой стороны, одно и то же занятие быстро надоедает, а концентрация усилий на одном деле утомляет. Поэтому специалисты советуют направлять свое внимание следующим образом: больше крупных переходов, меньше мелких.

На основе собранной  информации обычно принимается то или  иное решение. Принятие решения не должно становиться трудным и затяжным процессом. Необходимо просмотреть  данные, выявить все плюсы и  минусы, сформулировать возможные пути решения проблемы, выбрать наиболее приемлемый из них и... выполнять! Специалисты по тайм-менеджменту говорят: «Лучше грамотно претворить в жизнь не самое лучшее решение, чем долго и нудно метаться в поисках самого оптимального, т. е. если делать, то делать, или лучше вообще не начинать».

Прием третий: готовность выполнять неприятные дела. Каждому  из нас время от времени приходится сталкиваться с вопросами, которые  нам неинтересны или же вовсе  противны. Многие стараются дела эти  отодвинуть как можно дальше, отложить в дальний ящик и всячески отлынивают, что еще больше увеличивает затраты времени на их исполнение! Можно попробовать использовать следующий механизм, чтобы преодолеть отвращение к таким делам:

1) взгляни неприятности прямо в лицо;

2) признай, что еще большей неприятностью становится промедление и ожидание момента, когда все же придется приступить к этому делу;

3) пробуди в себе энтузиазм, чтобы справиться с неприятием данного дела.

Действительно, рано или  поздно все-таки придется решать эту самую неприятную проблему. Кроме того, если возникшая проблема не исчезнет сама собой, объем работы, который необходимо выполнить, может увеличиться с течением времени. Нерешенный вопрос будет преследовать тебя, пока ты совсем не избавишься от него, а мысли о нем будут вызывать все большее раздражение.

Прием четвертый: изменение  общения с окружающими. Имеется  в виду следующая ситуация: у людей  определенного склада характера  может появиться желание, а потом  и привычка обращаться с просьбой выполнить те или иные дела, сбагривать их тебе. Почему? Потому что ты сам приучил их к этому. Конечно, желание нравиться всем и вся присуще каждому, но не следует забывать и о своих интересах. Если можно удовлетворить этих людей, не жертвуя при этом своими интересами, тогда вперед! Если можно найти компромисс и исполнить их просьбы частично и без ущерба для себя, тоже, в принципе, нормально! Но, если подобные обращения становятся системой и серьезно осложняют тебе жизнь, отнимая драгоценное время, — научись говорить «нет»! Еще один совет специалистов тайм-менеджмента: «Не стоит даже пытаться переубедить людей». Их убеждения — их личное дело, и тебя это не касается. Тратить время на элементарное сотрясание воздуха бессмысленными разговорами и спорами просто глупо. Всегда нужно высказывать собственное мнение, соглашаясь с теми аргументами, которые признаешь, и отвергать те, которые не признаешь. После разговор сам подойдет к своему логическому завершению. Чаще всего у собеседников не возникает больше вопросов.

Прием пятый: умелое чередование работы и отдыха. Чем сильнее загружен, тем больше нужно отдыхать! Самое главное здесь: к началу нового рабочего периода организм должен восстановить силы. Поэтому не стоит пропускать полноценные перерывы, сон и отдых, даже если очень много дел. Каждому человеку присущи в течение суток подъемы и спады энергии, жизненного тонуса и умственной активности, т. е. суточные биоритмы. Про них нельзя забывать: в периоды подъема биологической активности следует заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. Промежутки времени, в которые наблюдается спад биологической активности, напротив, лучше посвятить рутинным задачам, административной деятельности, работе с корреспонденцией или проведению совещаний.

Кроме всех перечисленных приемов, можно и нужно использовать важнейший принцип тайм-менеджмента: «Все может быть усовершенствовано!», отталкиваясь от того, что резервы эффективности и развития ничем не ограничены.

 

Инструменты успешного планирования

 

Эффективное планирование — это планирование, которое предполагает и ускоряет перемены, способствующие прогрессу. Теоретически многие действия и операции подпадают под это понятие. Какие-то из них мелкомасштабные и тривиальные, какие-то грандиозные и новаторские. Если цели доступны, хорошо понятны и определены и каждый знает, что, как и когда надо делать, чтобы их достигнуть, если есть программа дальнейших действий, планирование может нести с собой перемены, важные и значительные.

Любое планирование работы или деятельности служит разработкой комплекса действий по достижению определенной цели.

Выбор целей так же взаимосвязан с планированием,  как  и вытекающая из этого их реализация. И в том и в другом случае нужно планировать свою деятельность так, чтобы это максимально приближало к поставленной цели, т. е. обеспечивало  целесообразность  планирования.

Отличным примером, как  ни удивительно, является именно планирование собственной жизни. Если призадуматься, то и для тебя планирование собственной  жизни может оказаться довольно сложной задачей, несмотря на то что уж именно ты, как никто другой, знаешь, как тебе жить и к чему стремиться. Каждый человек хочет жить хорошо во всех смыслах этого слова, поэтому планирование своей жизни должно, в принципе, быть естественным делом.

В реальной жизни, как  показывают многолетний опыт и исследования, дело обстоит вовсе не так просто, как должно бы. Кроме того, если уж говорить откровенно, лишь немногие из нас действительно целенаправленно  планируют свое будущее, пытаясь  предотвратить или избежать непредвиденных неприятных случайностей, по крайней мере, по отношению к себе, любимому, что уж говорить о большей части, которая даже не знает, что будет завтра, и, как это ни парадоксально, не хочет знать. Именно такие люди оправдываются тем, что планирование жизни лишает ее остроты и естественности, возможности импровизировать и принимать альтернативные решения. Эти понятия давно устарели и канули в лету вместе с методиками, это пропагандирующими. Планирование сегодня совсем не означает определения окончательных решений, касающихся нашего будущего. Как раз наоборот, с помощью плана ты можешь создать себе хорошую основу для того, чтобы твое будущее имело достаточное количество альтернатив для самовыражения в любых ситуациях, даже в условиях неожиданно изменяющейся обстановки. При планировании своей жизни, прежде всего, советую тебе определить личные цели, которые и станут ориентирами твоей деятельности на будущее.