Тайм-менеджмент - как способ повышения эффективности работы руководителя

техническое развитие;

организация основного и вспомогательного производства;

маркетинговая деятельность;

экономическое и финансовое развитие;

организация заработной платы и премирования;

социальное развитие;

управление;

бухгалтерская деятельность;

кадровое обеспечение;

прочие виды деятельности.

Решение -  результат  выбора  из  множества  вариантов,  альтернатив  и представляет собой руководство к действию на  основе разработанного  проекта или плана работы.

Правильность и эффективность принятого решения во  многом  определяется качеством  экономической,  организационной,  социальной   и   других   видов информации. Условно все виды информации, которые используются  при  принятии решения, можно подразделить:

на входящую и исходящую;

обрабатываемую и необрабатываемую;

текстовую и графическую;

постоянную и переменную;

нормативную, аналитическую, статистическую;

первичную и вторичную;

директивную, распределительную, отчетную.

Правильно поставленная задача предопределяет  необходимость  конкретной информации для принятия решения. Поэтому точность постановки  задачи  играет немаловажную роль в процессе принятия решения менеджером.

Принятие решений присуще любому виду  деятельности,  и  от  него  может зависеть результативность работы одного человека,  группы  людей  или  всего народа определенного государства. С  экономической  и  управленческой  точек зрения  принятие  решения  следует  рассматривать   как   фактор   повышения эффективности  производства. 

Эффективность  производства,  естественно, в каждом конкретном случае зависит от качества принятого менеджером решения.

Все принимаемые  в  любой  сфере  деятельности  решения  можно  условно классифицировать  и  подразделить  на  решения: 

по  стратегии  предприятия;

прибыли;

продажам;

вопросам, оказывающим влияние на образование прибыли.

Выполняя свои функциональные обязанности, каждый менеджер выбирает наиболее оптимальные решения, способствующие претворению в жизнь поставленной задачи.

Применительно к управлению все решения можно классифицировать как:

общие;

организационные;

запрограммированные;

незапрограммированные;

рациональные;

нерациональные;

вероятностные;

решения в условиях неопределенности;

интуитивные;

на основе компромисса;

альтернативные.

Из всей классификации попытаемся рассмотреть  лишь  некоторые  решения. Известно, что принятие решения всегда  сопряжено  с  определенной  моральной ответственностью, зависимости от уровня,  на  котором  принимается  решение. Чем выше уровень управления, тем выше моральная ответственность за  принятое решение.

Управленческое решение устанавливает переход от того,  что  имеется,  к тому,  что  должно  быть  проделано  за  определенный  период.  В   процессе подготовки решения выявляются проблемы, уточняются цели, ведется  вариантная проработка решений, выбор лучшего варианта и завершается его утверждение.

Управленческие  решения   могут   быть:   единоличные,   коллегиальные, коллективные,  стратегические  (перспективные),   тактические   (ближайшие), оперативные.

Организационные  решения  принимаются  на  всех  уровнях  управления  и являются одной из функций работы менеджера,  они  направлены  на  достижение поставленной  цели  или  задачи.  Они  могут  быть  запрограммированными   и незапрограммированными.

Запрограммированное решение -  это  результат  реализации  определенной последовательности   этапов   или   действий   и   принимается   на   основе ограниченного количества альтернатив. Чтобы найти  правильные  пути  решения  проблемы,  менеджер  не  должен стремиться к немедленному ее разрешению, да это практически и невозможно,  а должен  принять  соответствующие  меры  по  изучению  причин   возникновения проблемы на основе имеющейся внутренней и внешней информации.

Принятие  решения,  как  правило,  сопряжено  с   выбором   направления действия, и если  решение  принимается  легко,  без  специальной  проработки альтернатив, то хорошее решение принять трудно. Хорошее решение  накладывает на менеджера  большую  социальную  нагрузку  и  зависит  от  психологической подготовленности менеджера, его опыта, личностных качеств. Принятию решения предшествуют несколько этапов:

 

возникновение проблем, по которым необходимо принять решение;

выбор критериев, по которым будет принято решение;

разработка и формулировка альтернатив;

выбор оптимальной альтернативы из их множеств;

утверждение (принятие) решения;

организация работ по реализации решения - обратная связь

 

Объектом для возникновения проблем могут служить итоговые показатели деятельности предприятия. В частности, в результате деятельности предприятия стали резко ухудшаться показатели конечных результатов работы (повышение себестоимости продукции, снижение роста производительности труда и его качества, прибыли и рентабельности); а также возникли конфликтные ситуации, высокая текучесть кадров.

 

4. Тайм-менеджмент - как способ повышения эффективности работы руководителя

 

Управление временем (тайм-менеджмент) -- наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время.

Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности использования личного или корпоративного времени.

Эти методики представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов, которые вообще говоря могут предлагать советы, конфликтующие между собой. Общими в этих стратегиях являются список задач, постановка приоритетов и целей.

Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни.

Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. 

Эффективность работы на предприятии во многом зависит от того, насколько рационально организован труд. В нашей стране до сих пор значимые ресурсы повышения производительности и результативности труда лежат именно в плоскости рационального использования рабочего времени.

Российский опыт в  вопросах управления рабочим временем  показывает, что далеко не все организации понимают, каковы их резервы именно в области рационального использования одного из основных ресурсов человека -- времени. Однако понять это можно только на основании объективных данных. Существуют различные инструменты, позволяющие оценить текущую ситуацию по этому вопросу. Один из таких инструментов  является  -  фотография рабочего времени. 

Фотография рабочего времени (ФРВ) -- это вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

ФРВ представляет собой инструмент, который можно использовать для самых различных целей. Основное предназначение ФРВ -- это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени. Однако кроме этого, ФРВ можно использовать для следующих целей:

1.      Определение структуры рабочего времени. Выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит в работе (иначе говоря, чем больше времени сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым он его считает).

2.      Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника, и для поиска более оптимальных способов организации труда.

3.      Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии. Причем метод ФРВ применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.      Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРВ можно выявить причины такой ситуации.

5.      Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников.

6.      Совершенствование процесса организации труда. ФРВ позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.      Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Таким образом, с помощью приемов тайм - менеджмента можно оптимизировать  график рабочего времени руководителя, сократив при этом общую продолжительность рабочего дня до минимума.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Нельзя обозначить лидерство какой-то формулой. Это искусство, мастерство, умение, талант. Некоторые люди обладают им от природы. Другие - обучаются этому. А третьи никогда этого не постигают.

В конце концов каждый находит свой стиль. Один динамичен, обаятелен, способен воодушевлять других. Другой спокоен, сдержан в речи и поведении. Однако оба они могут действовать с равной эффективностью - внушать к себе доверие и добиваться того, чтобы работа выполнялась быстро и качественно. Но некоторые характерные черты, все же присущи лидерам различных стилей.

Лидер предан своей фирме, он не принижает свою фирму в глазах сотрудников и не унижает своих сотрудников в глазах руководства фирмы.

Лидер должен быть оптимистом. Оптимист всегда охотно выслушивает других и их идеи, потому что он всегда ждет хороших новостей. Пессимист слушает как можно меньше, т. к. ожидает плохих новостей. Оптимист думает, что люди по преимуществу готовы прийти на помощь, обладают творческим началом, стремятся к созиданию. Пессимист считает, что они ленивы, строптивы и от их мало прока. Интересно, что оба подхода обычно оказываются правильными.

Лидер любит людей. Если работа менеджера состоит в управлении людьми, как он может выполнять ее хорошо, если не любит людей. Лучшие лидеры заботятся о своих сотрудниках. Их интересует, что делают другие. Хороший лидер доступен и не прячется за дверью кабинета. Лучшие лидеры человечны, они отдают себе отчет в собственных слабостях, что делает их терпимее к слабостям других.

Лидер должен быть смелым. Он всегда попытается найти новый способ выполнить задачу только потому, что этот способ лучше. Но он никогда не делает это необоснованным. Если он разрешит кому-то провести эксперимент и тот окончится неудачей, то он не возложит вину на него и не потеряет в него веру.

Лидер обладает широтой взглядов. Он никогда не скажет: “Это не мое дело”. Если Вы ожидаете, что Ваша группа сотрудников энергично включится в работу, когда возникнут какие-либо необычные ситуации, нужно продемонстрировать им, что Вы сами готовы взяться за новое дело, когда Вас об этом попросят. Лидер проявляет большой интерес ко всем аспектам деятельности фирмы.

Руководитель должен быть решительным. Лидер всегда готов принимать решения. Когда есть вся необходимая информация, то правильное решение всегда лежит на поверхности. Труднее, когда известны не все исходные данные, а решение все равно необходимо принять. Требуется настоящая смелость, чтобы принять решение и сознавать при этом, что оно может быть ошибочным.

Лидер тактичен и внимателен. Основной принцип: критиковать работу, а не человека, ее выполняющего. Один мудрец сказал, что каждое критическое замечание нужно упаковывать как бутерброд - меж двух ломтей хвалы.

Справедливость - тоже важная черта лидера. Например, если сотрудник получает надбавку, а он ничего не сделал, чтобы ее заслужить, у Вас, вероятно появится десяток недовольных. Когда подчиненный совершает ошибку,  ему нужно указать на нее, он должен ее признать, а потом надо забыть об этом.

Лидер всегда честен. Быть честным по отношению к руководству - это говорить вышестоящим менеджерам то, что им, возможно, не всегда приятно слышать. Быть честным по отношению к подчиненным - это говорить когда они правы,  и когда они неправы. Быть честным - это умение признавать свои ошибки. Не всегда легко сказать правду, не ущемив чувства других и не показавшись бестактным, но честность в интересах общего блага - фирмы и ее сотрудников - всегда должна быть превыше всего.