Тайм-менеджмент - как способ повышения эффективности работы руководителя

 

    Управленческое  решение  -  это  результат  конкретной   управленческой деятельности  менеджера.  Принятие  решений  является  основой   управления.

Выработка и  принятие  решений  -  это  творческий  процесс  в  деятельности руководителей любого уровня, включающий:

выработку и постановку цели;

изучение проблемы на основе получаемой информации;

выбор  и  обоснование  критериев  эффективности   (результативности)   и    возможных последствий принимаемого решения;

обсуждение  со  специалистами  различных  вариантов   решения   проблемы    (задачи);

выбор и формулирование оптимального решения;

принятие решения;

конкретизацию решения для его исполнителей.

  Цели  принятия  управленческих   решений.   Внимательное   рассмотрение процесса  принятия  решений  с  целью  его  лучшего  уяснения   приводит   к необходимости четкого определения  целей  и  задач.  Нередко  цели  или,  во всяком  случае,  непосредственно  связанные  с  ними  факторы  являются  как количественными (объективными), так и качественными (субъективными). В  этих случаях для применения  научных  методов  принятия  решений  нужны  зрелость суждений  и  дальновидность,  а   также   аналитическое   и   математическое мастерство.

Следует помнить, что иногда для достижения поставленной цели  требуется установить баланс между двумя или большим числом  рассматриваемых  факторов, причем в определенных ситуациях некоторые из них будут входить в задачу  как ограничения, а не как компоненты поставленной цели.

Альтернативы в  управленческих  решениях.  Лица,  принимающие  решения, часто  не  осознают  важности  составления  списка  альтернатив.  Совершенно очевидно,  что  в  конечном  счете  может  быть  выбрана  не  самая   лучшая альтернатива  из  числа  рассматриваемых.  В  этом  смысле  качество  выбора ограничено   качеством   альтернатив.   Исчерпывающий    список    имеющихся альтернатив оказывает большую помощь при принятии решений. Принятие  решений есть  выбор  одной  из  альтернатив,  и  составление  их   списка   является неотъемлемой частью это процесса. 

В  некотором  смысле  составление  списка альтернатив  совершенно  аналогично  определению   задачи   при   инженерном анализе. Когда  альтернативы  неопределенны,  список  их  неполон  или  даже непродуман, принять решение  невозможно.  Однако  когда  альтернативы  четко перечислены, задача больше не является неосязаемой.

Имеется одна альтернатива, которая почти всегда,  во  всяком  случае  в самом начале, присутствует в любом списке. Это альтернатива -  не  принимать решения вообще. Иногда (и  только  иногда)  оптимальным  компромиссом  будет отложить принятие решения, чтобы иметь больше времени для  накопления  новых фактов. Если же цель должна  быть  достигнута  немедленно,  то,  разумеется, обычно нельзя откладывать принятия решений на неопределенно долгий срок.

Факторы,  рассматриваемые  при  принятии  управленческих  решений.  Под  факторами, связанными  с  ресурсами  понимают  время,  денежные  средства  и производственные  возможности.  Под  производственными  возможностями  здесь подразумеваются такие разнообразные вещи, как наличие  материалов,  деталей, техническое и научное мастерство, организационные возможности и  т.  д. 

Для инженерных  решений  характерно,   что   без   специального   изучения   или исследования  информация  о  существенных  сторонах  таких  факторов   может оказаться недостаточно полной.

К  техническим  факторам  относятся  факторы,  которые  непосредственно связаны с инженерным  анализом  или  выработкой  требований  к  конструкции.

Обычно технические факторы являются конкретными и выражаются количественно. Кроме ресурсов и технических факторов, в ходе принятия  решений  важную роль играют чисто человеческие  факторы.  Эти  факторы  выражают  не  только требования политической или социальной  целесообразности  осуществления  или достижения альтернативы, но и требования человеческой этики  и  морали.  Для принятия правильного решения требуется не только техническая  компетентность в оценке ресурсов и технических  факторов,  но  и  учет  чисто  человеческих факторов.

Рациональный порядок принятия управленческих решений. Прежде чем задача принятия  решений  примет  форму,  поддающуюся  анализу  одним  из   научных методов, необходимо рассмотреть большое число факторов  и  исключить  многие альтернативы. До этого решение можно принять  лишь  субъективно  либо  путем угадывания.  Важно  как  можно  полнее  уяснить  обстоятельства,  в  которых происходит принятие решений. Для этой цели здесь кратко излагается  методика преобразования ситуации принятия решений к  такому  виду,  когда  становится возможным применение одного из разнообразных научных методов:

1. Формулируется цель.

2.  Составляется  возможно  более  полный  список  альтернатив.  (Здесь необходимы творческий подход и изобретательность).

3. Составляется возможно более полный перечень факторов.

4. Список рассматриваемых факторов используется  для  уменьшения  числа альтернатив, при этом  обращается  внимание  на  причину  исключения  каждой альтернативы. На,  данном  этапе  можно  увидеть,  что  многие  альтернативы нереальны.  Другие   альтернативы   могут   оказаться   в   высшей   степени нецелесообразными.  Этот  процесс  может  быть  крайне  субъективным,  и   в некоторых случаях  он  строится  на  догадках.  Однако  если  нужно  принять решение, то другого выбора нет. В построении  этих  субъективных  догадок  и вынесении  суждений  о  ценности  как  раз  и  проявляется  искусство  лица, принимающего решение. Следует помнить, что одной из альтернатив  может  быть альтернатива вообще не принимать никакого  решения  в  данный  момент,  пока один, из факторов (например, время) не исключит эту альтернативу из списка.

5. Оставшиеся альтернативы используются для сокращения списка факторов, часть которых теперь уже можно не  рассматривать.  Другие  факторы  могут  в одинаковой степени относиться ко всем оставшимся  альтернативам,  и  поэтому их тоже не нужно больше рассматривать.

Вопрос о том, сколько времени нужно отводить на анализ  альтернатив,  в значительной мере является искусством. Кроме того, приходится решать  вопрос о том, стоит ли придерживаться однажды принятого решения или  необходим  его пересмотр. Ответы  на  эти  вопросы  в  свою  очередь  связаны  с  принятием определенных решений, однако в  настоящее  время  они  в  значительной  мере определяются вкусом, склонностями и личными качествами.

Решение как процесс характеризуется тем, что он, протекая  во  времени, осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно говорить  об этапах подготовки, принятия и  реализации  решений.  Этап  принятия  решений можно  трактовать  как  акт  выбора,   осуществляемый   индивидуальным   или групповым лицом, принимающим решение с помощь определенных правил.

Решение как результат выбора представляет собой предписание к  действию (план работы, вариант проекта и т.п.).

Решение является одним из видов мыслительной деятельности и проявлением воли человека. Его характеризуют следующие признаки:

- возможность выбора  из  множества  альтернативных  вариантов:  если  нет    альтернатив, то нет выбора и, следовательно, нет и решения;

- наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается как решение;

- необходимость волевого акта руководителя при  выборе  решения,  так  как  субъект принятия решения формирует его через борьбу мотивов и мнений.

Управленческие решения могут быть обоснованными, принимаемыми на основе экономического анализа и многовариантного расчета, и  интуитивными,  которые хотя  и  экономят  время,  но  содержат  в   себе   вероятность   ошибок   и неопределенность.

Само по  себе  принятие  решения  есть  компромисс.  Принимая  решения, необходимо  взвешивать  суждения  о  ценности,  что  включает   рассмотрение экономических   факторов,    технической    целесообразности    и    научной необходимости, а также учитывать социальные и  чисто  человеческие  факторы.

Принять «правильное» решение, - значит выбрать такую альтернативу  из  числа возможных, в  которой  с  учетом  всех  этих  разнообразных  факторов  будет оптимизирована общая ценность.

Часто бывает необходимо несколько поступиться  одной  из  характеристик (например, надежностью), с тем чтобы получить выигрыш в другой (например,  в затратах).  Задачей   лица,   принимающего   решения,   является   отыскание альтернатив, представляющих собой  оптимальный  компромисс  при  учете  всех рассматриваемых факторов.

В некоторых случаях оптимальный компромисс  можно  найти,  обращаясь  к научным методам принятия решений,  т.  е.  используя  математические  методы оптимизации,  теорию  вероятностей,  математическую  статистику  или  теорию полезности.  В  других  случаях  принятие  решений  является   исключительно сложным вопросом, который носит субъективный характер  и  предполагает  учет неколичественных  человеческих  факторов  и  суждений  о  ценности.   Однако наиболее часто при принятии решений производится  учет  как  количественных, так и качественных факторов, которые должны рассматриваться одновременно.

Есть мнение, что принятие решений по существу является искусством.  Это убеждение прочно укоренилось  в  сознании  многих  людей,  занятых  в  сфере административного   и   государственного   управления.  

Однако    появление вычислительной техники и успехи, достигнутые в  разработке  научных  методов принятия решений, привели к изменению этих взглядов.  Ранее  считалось,  что принятие  решений  носит  полностью   качественный   характер   и   является субъективным делом.

В настоящее время в этой области  интенсивно  внедряются количественные методы.

Принимаемые решения  должны  основываться  на  достоверной,  текущей  и прогнозируемой информации,  анализе  всех  фактов,  оказывающих  влияние  на решения, с учетом предвидения его возможных последствий.

Руководители  обязаны  постоянно  и  всесторонне  изучать   поступающую информацию для подготовки и принятия на ее  основе  управленческих  решений, которые   необходимо   согласовывать   на   всех   уровнях   внутрифирменной иерархической пирамиды управления.

Количество информации, которую необходимо  переработать  для  выработки эффективных  управленческих  решений,  настолько  велико,  что   оно   давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления  современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование  электронно- вычислительной техники,  разработку  автоматизированных  систем  управления, что  потребовало  создания  нового  математического  аппарата  и  экономико- математических методов.

Поскольку руководитель имеет возможность  выбирать  решения,  он  несет ответственность   за   их   исполнение.   Принятые   решения   поступают   в исполнительные  органы  и  подлежат  контролю  за  их  реализацией.  Поэтому управление  должно  быть  целенаправленным,  должна   быть   известна   цель управления.

В системе  управления  обязательно  должен  соблюдаться  принцип выбора принимаемого решения из  определенного  набора  решений.  Чем  больше выбор, тем эффективнее управление. 

При  выборе  управленческого  решения  к нему   предъявляются   следующие   требования:   

обоснованность    решения;

оптимальность  выбора;  

правомочность   решения;  

краткость   и   ясность;

конкретность  во   времени;  

адресность   к   исполнителям;  

оперативность выполнения.

Для того чтобы принять эффективное  управленческое  решение,  менеджеру необходимо  не   только   обладать   богатым   опытом,   но   и   достаточно квалифицированно применять на практике:

методологию управленческого решения;

методы разработки управленческих решений;

организацию разработки управленческого решения;

оценку качества управленческих решений.

Попытаемся коротко рассмотреть  инструментарий  менеджера,  характерный для сферы принятия решений.

Методология  управленческого  решения  представляет  собой  логическую

организацию деятельности по разработке управленческого  решения,  включающую

формулирование цели управления, выбор методов разработки решений,  критериев оценки  вариантов, составление логических схем выполнения операций.

Методы разработки управленческих решений  включают  в  себя  способы  и приемы  выполнения  операций,  необходимых   в   разработке   управленческих решений. К ним  относятся  способы  анализа,  обработки  информации,  выбора вариантов действий и пр.

Организация    разработки    управленческого    решения    предполагает упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных  работников  в процессе   разработки  решения.   Организация   осуществляется   посредством регламентов,   нормативов,    организационных     требований,    инструкций, ответственности.

Технология    разработки    управленческого    решения    -     вариант последовательности  операций  разработки  решения,  выбранный  по  критериям рациональности  их   осуществления,   использования   специальной   техники, квалификации персонала, конкретных условий  выполнения работы.

Качество  управленческого  решения  -  совокупность  свойств,  которыми обладает  управленческое  решение,  отвечающих   в   той   или   иной   мере потребностям  успешного  разрешения  проблемы.  Например,   своевременность, адресность, конкретность.

Объект принятия управленческого  решения  -  многогранная  деятельность предприятия независимо от его формы  собственности.  В  частности,  объектом принятия решения являются следующие виды деятельности: