Тайм менеджмент

СОДЕРЖАНИЕ.

ВВЕДЕНИЕ. 5

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА КАК СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ. 7

1. 1. Сущность и принципы тайм-менеджмента 7

1. 2. Элементы тайм-менеджмента 11

1. 3. Причины дефицита времени 13

   1.4. Долгосрочное и краткосрочное планирование времени..........................15

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА НА ПРЕДПРИЯТИИ. 15

2. 1. Анализ  экономических показателей деятельности  предприятия. 15

2. 2.. 19

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА НА ПРЕДПРИЯТИИ. 26

3. 1. Мероприятия по совершенствованию тайм-менеджмента на предприятии. 26

3. 2.. 30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 33

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК. 35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Под тайм-менеджментом понимается технология организации  времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это  действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством  времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и  продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий  спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков  и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу  или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в  развитии любого проекта, поскольку  определяет время завершения проекта  и масштаб.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ.

1. Сущность и принципы тайм-менеджмента.

«Тайм-менеджмент (Управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный  изучению проблем и методов оптимизации  временных затрат в различных  сферах профессиональной деятельности». Тайм-менеджмент - в переводе с английского  означает «управление временем». Задача тайм-менеджмента так упорядочить  использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие  дела. Тайм-менеджмент - это учет и  оперативное планирование времени.

Основные принципы тайм-менеджмента:

• Кропотливая самостоятельная работа. Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только сам руководитель.
• Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.
• Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.
• Мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.
• Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.
2. Элементы тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент как система  управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными  в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления  различных производственных процессов. К этим элементам относятся: анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования  тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

  Анализ – это такой  процесс, который позволяет выявить  нерациональное использование рабочего  времени, его причины, а также  вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное  воздействие на использование  времени.

  Постановка целей  – необходимый этап в тайм-менеджменте,  в ходе которого необходимо  ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент  вообще нужен для конкретного  человека или на конкретном  предприятии. Постановка целей  помогает в дальнейшем ориентироваться  в том, какие методы управления  временем следует применять, а  какие применять не следует.

  Планирование – это  такой процесс, в ходе которого  осуществляется составление перечня  задач, которые необходимо выполнить  за определенный промежуток времени.  Планирование рабочего времени  имеет некоторые свои специфические  особенности.

  Выработка методов  борьбы с причинами потерь  времени предполагает, что в ходе  предварительного анализа эти  причины были выявлены и необходимо  ликвидировать их. Для типичных  причин существуют различные  типичные способы борьбы с  ними, однако следует помнить,  что каждый конкретный случай  индивидуален и необходимы индивидуальные  подходы к каждой причине в  каждом случае.

  Тайм-менеджмент представляет  из себя целостную структуру  и применять его следует, не  исключая никаких его элементов.  Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески  подходить к его использованию.

3. Причины дефицита времени

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно  знать, на что оно расходуется  и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно  взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает  времени. И наоборот, если менеджеру  не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить  все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать  свое время , а для этого нужно  выяснить, на что расходуется время  и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
5. “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.
6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

 

4. Долгосрочное и краткосрочное планирование времени.

Любая организация должна применять как долгосрочное, так  и краткосрочное планирование. Например, при планирование производства продукта как одного из важнейших элементов  рыночной стратегии целесообразно  применять долгосрочное и оперативное  планирование в совокупности, так  как планирование производства продукта имеет свои специфические черты  и определяется поставленной целью, сроками ее достижения, видом товара и так далее.

Долгосрочное планирование. Долгосрочный план обычно охватывает трехлетний или пятилетний периоды. Он скорее носит описательный характер и определяет общую стратегию организации, поскольку трудно предугадать все возможные расчеты на такой длительный срок. Долгосрочный план вырабатывается руководством организации и содержит главные стратегически цели организации на перспектив.

Основные области долгосрочного планирования:

• организационная структура
• производственные мощности
• капитальные вложения
• потребности в финансовых средствах
• исследования и разработки
• доля рынка и так далее.

Краткосрочное планирование. Краткосрочное планирование может быть рассчитано на год, полгода, месяц, и так далее. Краткосрочный план на год включает объем производства, планирование прибыли и другое. Краткосрочное планирование тесно связывает планы различных партнеров и поставщиков, и поэтому эти планы могут либо согласовываться, либо отдельные моменты плана являются общими для организации – производителя и ее партнеров.

Особое значение для организации  имеет краткосрочный финансовый план. Он позволяет анализировать  и контролировать ликвидность с  учетом всех остальных планов, а  заложенные в нем резервы дают информацию о необходимых ликвидных  средствах.

Краткосрочное финансовое планирование складывается из следующих планов:

1. Очередного финансового плана:

• доходы с оборота

• текущие расходы (сырье, зарплата)
• выигрыш или потери от текущей деятельности