Сущность функций управления

б) во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации  рабочих;

в) в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку, для  того, чтобы работник был полностью  мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Это важно не только потому, что  сотрудники знают об ожиданиях своих  менеджеров, но им нужно говорить и  о том, как они выполняют свою работу. Прямое общение с руководителем  свидетельствует о его доступности  в одинаковой мере для всех работников. Обратная связь обеспечивает крепкую  основу для мотивации.

 

 Функция планирования.

 Она предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. По сути, это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться.

План представляет собой  сложную социально-экономическую  модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны, что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно  различаются. Обычно организация формирует  единый план для управления её общей  деятельностью, но в его рамках отдельными менеджерами применяются для  достижения конкретных целей и задач  организации различные методы.

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и  акцент, который делает менеджер в  процессе планирования, зависит от его положения в организационной  иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням  организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть  в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей  и задач. Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим.

  Планирование осуществляется  и на нижнем уровне организации.  Оно называется оперативным планированием.  Это - основа основ планирования.

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным (или общим) планом, или  бизнес-планом функционирования организации.

  Планирование предполагает  использование всех методов, тактик  и процедур, которые менеджеры  используют для планирования, прогнозирования  и контроля будущих событий.  Все виды техники планирования  варьируются от таких традиционных  методов, как бюджетные методы, до более сложных - моделирование,  разработка планов или отдельных  его разделов на основе теории  игр и проектов сценариев. Использование  такой техники планирования позволяет  уменьшать неопределенность, повышает  точность прогноза, помогает менеджерам  отслеживать или анализировать  факторы, влияние на план.

С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более  эффективно на нее реагировать. Поэтому  следует помнить, что неопределенность - это одна из основных причин, по которой  планирование может помочь организации  лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды[5].

 

Функция контроля.

  Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.

Контроль, как правил, ассоциируется  с властью, командованием, "поймать", "улучшить", "схватить". Такое  представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными.

  Некоторые организации  создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве  между планами и деятельностью,  т.е. система контроля обеспечивает  обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации.  И тот, кто имеет современные  и точные системы контроля, имеет  больше шансов выжить. Для менеджмента  характерно большое количество  не только различных видов  планов, но и видов и систем  контроля. Все системы контроля  всегда базировались на идее  обратной связи, а именно: они  сопоставляют реальные достижения  с прогнозными данными. В результате  устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.

  Окончательная цель  контроля состоит в том, чтобы  обслуживать различные планы  и цели менеджмента. В основу  создания всех систем контроля  должны быть положены следующие  основные требования-критерии: Эффективность  контроля, эффект влияния на людей,  выполнение задач контроля, определение  границ контроля.

  Различают следующие  виды контроля:

1.Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического  начала работ. Основным средством  осуществления предварительного  контроля является реализация  определенных правил, процедур и  линий поведения. 

В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные  моменты. Он имеет разновидности: диагностический  и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы  и т.п., указывающие на то, что в  организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет  не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

2.Текущий контроль. Он  осуществляется в ходе проведения  работ. Чаще всего его объект - сотрудники, а сам он является  прерогативой их непосредственного  начальника. Он позволяет исключить  отклонения от намеченных планов  и инструкций.

Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей.

3.Заключительный контроль. Цель такого контроля - помочь  предотвратить ошибки в будущем.  В рамках заключительного контроля  обратная связь используется  после того, как работа выполнена  (при текущем - в процессе ее выполнения).

  Хотя заключительный  контроль осуществляется слишком  поздно, чтобы отреагировать на  проблемы в момент их возникновения,  он, во-первых, дает руководству информацию  для планирования в случае, если  аналогичные работы предлагается  проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации. 

Контроль хотя и важен, но может быть весьма дорогостоящим.  Поэтому решение о том, какой  тип контроля применить, требует  тщательного обдумывания. В связи  с этим при организации и поведении  контроля следует учитывать ряд  факторов и дать ответ на следующие  вопросы:

- Понимают ли сотрудники цели организации?

- Спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения?

- Представляет ли действующая система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках?

Несомненно, что в будущих  контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые  достижения, однако базис, на котором  они создаются, останется тем  же.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция  движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в  процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации  и мотивации сотрудников.

  Менеджеры высокого  уровня большую часть своего  рабочего времени тратят на  осуществление функций планирования  и контроля, а более низкого  уровня больше заняты подбором  кадров, организацией их труда.  Однако на всех уровнях управления  они в определенной мере используют  и выполняют все четыре функции  управления: планирования, организации,  мотивации и контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Процесс управления организацией

 

   В настоящее время в управленческой мысли широко распространен процессный подход к управлению, который рассматривает управление как процесс, состоящий из ряда определенных последовательный шагов - функций управления. Все функции управления взаимосвязаны; каждая функция также представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий.

  Функция - широко распространенное  слово, имеющее множество значений. Функция (лат.functio) - это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Данное понятие используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности.

  В политэкономии под  функцией понимают конкретную  форму проявления сущности; в  философии - внешнее проявление  свойств какого-либо объекта в  данной системе отношений; в  биологии - работу, производимую органом,  организмом; в математике - зависимость  одной переменной от другой.

Большинство людей планируют  свою деятельность на день (месяц, год  и т.д.), затем организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая  повседневная работа затрагивает целый  ряд управленческих функций. Т.е. управление необходимо рассматривать как циклический  процесс, состоящий из конкретных видов  управленческих работ, называемых функциями  управления. В социально- экономических  системах понятие "функция" также  широко применяется к системе  в целом, объекту и субъекту управления, отдельным подсистемам и видам деятельности. Функции занимают особое место в системе менеджмента и играют ключевую роль в ее формировании. Функция как категория менеджмента характеризует существенный вид управленческой деятельности или объективно необходимый вид отношений между людьми как области проявления сущности менеджмента.

  Функция менеджмента  как возможная область формирования  управляющего воздействия предполагает  осуществление непрерывных взаимосвязанных  между собой действий по выработке  средств и методов воздействия  и их реализации применительно  к решению конкретной проблемы. Поэтому функция рассматривается  как объективно необходимая область  процесса управления, имеющего временную  и пространственную определенность  и конечную результативность.

 

 

 

 

 

 

3.1Составляющие процесса управления

 

Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные  функции необходимо при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели.

Функции управляющей системы, т.е. менеджмента как такового, определяет всего несколько основных видов  функций:

а) Планирование;

б) Организация;

в) Стимулирование /мотивация/;

г) Контроль.

Планирование - процесс подготовки на перспективу решения о том, что должно быть сделано, как, когда, какие и сколько ресурсов должно быть использовано. Функция планирования отвечает на три вопроса:

- где организация находится в настоящее время;

- куда она хочет двигаться;

- как организация собирается сделать это.

Организация.

  Этапы: 

1. структурная организация  (включает структуру полномочий  и структуру коммуникаций);

2. организация процесса  производства (включает организацию  работы персонала, работы во  времени, работы в пространстве).

Мотивация - максимальное удовлетворение потребности работников организации  в обмен на их эффективную работу.

Этапы:

1. определение потребности  работников;

2. предоставление возможности  работнику удовлетворить эти  потребности через хорошую работу.

  Контроль - процесс обеспечения  того, что организация действительно  достигла своей цели.

  Этапы: 

1. установление стандартов;

2. измерение того, что  было фактически достигнуто и  сравнение достигнутого с намеченными  стандартами; 

3. определение источников  расхождения и действий, необходимых  для коррекции планов.

  Концепция управленческого  процесса применима ко всем  типам организаций, поскольку  процессный подход определяет  лишь основные общие шаги при  управлении и предоставляет возможность  их использования и выбора  содержания в зависимости от  условий каждой конкретной фирмы[4].

Без проявления функций управления невозможно нормальное функционирование организации или предприятия, поэтому  изучению и анализу функций управления нужно уделять достаточное внимание.