Структура кадровой службы организации

 

   Введение      

Производство  каждой страны и каждой отрасли зависит  от ряда факторов. Одним из важнейших  факторов, влияющих на уровень производительности труда, а, следовательно, и эффективности  производства, являются кадры (персонал) предприятия.   

    Кадры - наиболее ценная и важная часть  производительных сил общества. В  целом эффективность предприятия  зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы  прироста вырабатываемой продукции, использование  материально- технических средств. То или иное использование кадров прямым образом связано с изменением показателя производительности труда. Рост этого показателя является важнейшим  условием развития производительных сил  страны и главным источником роста  национального дохода.

      Роль кадровой службы в управлении персоналом предприятия

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы с органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как жизненно важный орган в организме.

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

В структуру современной кадровой службы может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.

К примеру, на предприятии ЗАО «ТТ» кадровая служба включена в отдел управления персоналом. Поле  реструктуризации два отдела отдел труда и заработной платы и отдел кадров объединили в один отдел управление персоналом , с одним начальником.

В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта.

В то же время различными видами кадровой работы заняты другие подразделения заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

 На нашем предприятии ЗАО «ТТ» разобщенность всех этих узко специализированных структурных подразделений существует. Тем самым снижена эффективность работы с кадрами, которая не позволяет комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Большую работу, особенно связанную с подбором, расстановкой и использованием кадров, выполняли линейные руководители (начальники цехов, мастера), часто не располагая ни необходимыми знаниями, ни временем, поскольку их главная задача состояла в обеспечении своевременного и качественного выполнения производственных заданий.  Общение с отделом кадров, отделом подготовки кадров носит больше оперативный характер и напоминает систему "дежурного обслуживания" - оперативное исполнение отделом кадров заказов конкретного производства по набору кадров со стороны.

«Наша» кадровая служба не наделена функциями планирования, организации, координирования, стимулирования, контроля, не участвует в выработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с кадрами.

Появление  должности заместителя генерального директора по кадрам не спасло ситуацию, так как ему, как правило, подчиняются лишь отдел управление персоналом. Вне поля его деятельности остаются другие отделы предприятия, занятые выполнением порученных им функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом.

 Поменялось наименование отдела, название должности, а структура работы не изменилась. 

Речь идет о формировании на предприятии многофункциональной кадровой службы как единого целого, об организации (координации) всей работы структурных подразделений в системе управления производством, в той или иной мере занятых работой с людьми, под единым руководством. Лишь в этом случае возможно комплексное решение не только вопросов кадрового обеспечения производства, но и главной задачи кадровой службы в новых экономических условиях - соединить цели развития производства с потребностями работников, реализующих эти цели, сбалансировать стратегию развития предприятия (организации, фирмы) и занятых на нем кадров.

Уже отмечалось, управление персоналом - функция не только кадровой службы. По тому или иному направлению в рамках своей компетенции непосредственное участие принимают и другие субъекты управления - линейные руководители производственных подразделений вместе с подчиненными им специалистами.

А в высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического порядка: формируются кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, задания на разработку методических и нормативных материалов (документов), осуществляются контроль за их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами.

Организация кадровой службы.

На нашем предприятии классическая форма организации кадровой службы,  состоит из трех человек:

- ведущий инженер (работает  с приказами по предприятию, прием  увольнение сотрудников, предоставление  сведений и отчетов в другие  структурные подразделения);    - инженер по подготовки кадров  (занимается организацией обучения,  повышения и подтверждение разрядов, присвоение классности, стажировки.)

- инженер ОК  ( занимается оформлением больничных листов, отпусков, документов на пенсию. Ведение трудовых книжек.)

 Как любого предприятия организация начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

1) общие положения;

2) задачи;

3) структура;

4) функции;

5) взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия;

6) права;

7) ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения:

1)  о нарушителях трудовой дисциплины;

2)  копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;

3)  увольнении рабочих и служащих;

4)  изменении правил внутреннего трудового распорядка;

5)  сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Кадровая служба на предприятии ЗАО «ТТ»  поставила и решает следующие задачи:

• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• организация системы учета кадров.

Для успешной работы нашего предприятия нужно добавить еще одну задачу:

• создание кадрового резерва.   

Желательно провести анализ факторов внешней среды, чтобы убедиться в том, что имеется предложение определенных профессий для комплектования личного состава такими служащими, каких еще нет в штате организации.

Кадровая служба ЗАО «ТТ» выполняет следующие функции:

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
• учет личного состава:
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Для успешной работы предприятия «ТТ» нужно обязательно добавить, на мой взгляд  ряд важных функций:

• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• поиск квалифицированных кадров;
• подбор сотрудников в учебных заведениях;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров.

Кадровые службы современных предприятий можно условно разделить на три группы.

• Консерваторы. Работают по старинке, выполняют технические функции кадрового делопроизводства.

• Умеренные новаторы. Наряду с кадровым делопроизводством выполняют отдельные функции по управлению человеческими ресурсами: подбор персонала, аттестация сотрудников и формирование программы их обучения. В штат отдела кадров иногда попадает психолог, и тогда это подразделение занимается социально-психологическим микроклиматом в коллективе.

• Новаторы. Активно внедряют передовые кадровые технологии. Последнее время в крупных компаниях даже создают самостоятельную структуру «Центр оценки, развития и обучения персонала», которая работает не только с собственными сотрудниками, но и проводит открытые и корпоративные тренинги для других фирм. Это позволяет сделать подразделение не только самоокупаемым, но и прибыльным. При большой численности сотрудников каждая функция по управлению персоналом может выполняться отдельным подразделением в составе кадровой службы. Но в реальной ситуации в момент ее организации реализуются далеко не все функции.