Стресс и причины его возникновения. Формы представления унифицированных текстов документов

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

«Финансовый университет при правительстве Российской Федерации» (Финансовый университет)

Кафедра экономики, менеджмента и маркетинга

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

«Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

на тему:

«Стресс и причины его возникновения.

Формы представления унифицированных текстов документов»

(Вариант 22)

 

 

 

 

Выполнила: ст. 4 курса  гр. 14М9 (день)                                                                                                   Штоль Е.А.

Факультет: Менеджмента и маркетинга

Специальность: МО

№ зач. книжки: 10ММД46359

         Преподаватель: Гибадатова Г.Р.

        

 

 

 

Уфа 2013

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Цель работы: раскрыть тему «Стресс и причины его возникновения. Формы представления унифицированных текстов документов».

Задачи работы:

- привести определение понятия «стресс» и указать причины его возникновения;

- описать  последствия стресса и приемы  защиты от него;

- раскрыть  суть каждого из трех этапов  развития стресса и содержание  выражения «деструктивный стресс»;

- привести  примеры унифицированных текстов  документов, дать определение каждому их виду;

- отметить  достоинства и область применения  каждой из форм;

- указать  к какой группе документов  относятся справки;

- описать  разновидности справок и область  применения каждого их вида.

Актуальность выбранной темы:

Современная жизнь постоянно сталкивает нас со стрессами и переживаниями. Поэтому в наши дни невозможно быть успешным без умения избегать стрессовых ситуаций. Стресс оказывает негативное влияние на здоровье человека, как физическое так и эмоциональное. Ежедневно мы ощущаем влияние стресса в различных формах: начиная от домашних скандалов и заканчивая стрессами на работе. И это действительно важно, ведь влияние стресса на организм человека приводит к снижению активности мозга, и вообще является причиной большого количества различных заболеваний.

      Так же необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации и документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении задач, либо по требованию контролирующих органов. Следовательно, знать спецификацию унифицированных документов необходимо.

1. Стресс и причины его возникновения

Стресс представляет собой состояние чрезмерно сильного и длительного психологического напряжения, которое возникает у человека, когда его нервная система получает эмоциональную перегрузку. 
Любое событие, факт или сообщение может вызвать стресс. Стрессорами могут быть самые разнообразные факторы: микробы и вирусы, различные яды, высокая или низкая температура окружающей среды, травма и т.д. Но оказывается, что такими же стрессорами могут быть и любые эмоциогенные факторы, т.е. факторы, влияющие на эмоциональную сферу человека. Это все, что может нас взволновать: несчастье, грубое слово, незаслуженная обида, внезапное препятствие нашим действиям или стремлениям. При этом, выступит та или иная ситуация причиной стресса или нет, зависит не только от самой ситуации, но и от личности, ее опыта, ожиданий, уверенности в себе и т.д. Стрессовые ситуации возникают как дома, так и на работе. С точки зрения управления, наибольший  интерес  представляют организационные факторы, которые вызывают стресс на рабочих местах. Иногда стресс может быть полезным, так как помогает в случае необходимости задействовать ресурсы организма. Но чрезмерные стрессы приводят к истощению, которое может вызвать физические и психические заболевания. Очень часто люди обращаются к врачу с жалобами на физические недомогания, тогда как реальной причиной их состояния является стресс. Стрессы входят в первую десятку причин, вызывающих болезни. 
        В настоящее время ученые различают эустресс (положительный стресс, который сочетается с желательным эффектом и мобилизует организм) и деструктивный стресс (отрицательный стресс с нежелательным вредоносным эффектом). При эустрессе происходит активизация познавательных процессов и процессов самосознания, осмысления действительности, памяти. Дистресс, возникающий в рабочей обстановке имеет тенденцию распространяться и на нерабочее время. Такое накопившееся последствие трудно компенсировать в часы досуга, нужно компенсировать в рабочее время.

Если мы не находимся в мире сами с собой, то наше внутреннее смятение, переживание проявляется в негативном отношении, и нарушает межличностные взаимосвязи. В эту категорию стресса входят такие события, как несбывшиеся ожидания, нереализованные потребности, бессмысленность и бесцельность поступков, болезненные воспоминания, неадекватность оценки событий и т.п. 
  Личностный стресс имеет отношение к тому, что делает индивид и что происходит с ним, когда он не выполняет, нарушает определенные предписанные социальные роли, такие как роль родителя, мужа, служащего и т. п. Он проявляется в связи с такими явлениями как нарушение здоровья, плохие привычки, сексуальные трудности, скука, старение, уход на пенсию. 
 Семейный стресс включает все трудности по поддержанию семьи и отношений в ней – работа по дому, супружеские проблемы, конфликты между поколениями, жизнь с молодежью, болезнь и смерть в семье, алкоголизм, развод и т. п. 
 Рабочий стресс обычно связан с тяжелой рабочей нагрузкой, отсутствием самоконтроля за результатом работы, ролевой неопределенностью и ролевым конфликтом. Плохое обеспечение безопасности работы, несправедливые оценки труда, нарушение его организации может стать причиной стресса. Общественный стресс относится к проблемам, которые испытывают, переживают большие группы людей, - например, экономический спад, бедность, банкротство, расовое напряжение и дискриминация.  
Экологический стресс обусловливается воздействием экстремальных условий окружающей среды (загрязнение воздуха, воды, суровые погодные условия, недоброжелательные соседи, толкотня, высокий уровень шума). 
Финансовый стресс не требует разъяснений. Невозможность оплатить счета, не обеспечение расходов доходами, затруднения  в получении долга, несоответствие уровня зарплаты результатам работы, возникновение дополнительных и финансово необеспеченных расходов, эти и другие обстоятельства могут являться причиной стресса. [1. с.135]

Этапы развития стрессового состояния:

• нарастание напряженности;
• собственно стресс;
• снижение внутренней напряженности.

По своей продолжительности первый этап строго индивидуален. Один человек “заводится” в течение 2-3 минут, а у другого нарастание стресса может проходить в течение нескольких дней и даже недель. Но в любом случае, состояние и поведение человека, попавшего в стресс, меняется на “противоположный знак”.

Так, спокойный сдержанный человек становится суетливым и раздражительным, он может стать даже агрессивным и жестоким. А человек, в обычной жизни живой и подвижный, становится мрачным и неразговорчивым. Японцы говорят: “Человек теряет свое лицо” (утрачивает самообладание).

На первом этапе исчезает психологический контакт в общении, появляется отчуждение, дистанция в деловых отношениях с коллегами. Люди перестают смотреть друг другу в глаза, резко изменяется предмет разговора: с содержательно-деловых моментов он переходит на личные выпады (например, “Ты сам (а) — такой (такая)...”).

Но самое главное заключается в том, что на первой стадии стресса у человека ослабевает самоконтроль: он постепенно теряет способность сознательно и разумно регулировать свое собственное поведение.

Второй этап проявляется в том, что у человека происходит потеря эффективного сознательного самоконтроля (полная или частичная). “Волна” деструктивного стресса разрушительно действует на психику человека. Он может не помнить, что говорил и делал, или осознавать свои действия, довольно смутно, и не полностью. Многие потом отмечают, что в стрессовом состоянии они сделали то, что в спокойной обстановке никогда бы не сделали. Обычно все впоследствии очень жалеют об этом.

На третьем этапе он останавливается и возвращается “к самому себе”, часто переживая чувство вины (“Что же я сделал”), и дает себе слово, что “этот кошмар” больше никогда не повторится.

Увы, через некоторое время стресс повторяется. Причем, у каждого человека есть свой индивидуальный сценарий стрессового поведения (по частоте и форме проявления).

Стрессы оказывают отрицательное влияние как на психологическое состояние, так и на физическое здоровье человека.

Стресс дезорганизует деятельность человека, его поведение, приводит к разнообразным психоэмоциональным нарушениям (тревожность, депрессия, неврозы, эмоциональная неустойчивость, упадок настроения, или, наоборот, перевозбуждение, гнев, нарушения памяти, бессонница, повышенная утомляемость и др.).

Последствия стресса:

Наиболее часто встречаются заболевания сердечно-сосудистой системы (инфаркт миокарда, стенокардия, гипертоническая болезнь), желудочно-кишечного тракта (гастрит, язвенная болезнь желудка и двенадцатиперстной кишки), снижение иммунитета.

Гормоны, которые вырабатываются при стрессе в больших количествах вызывают множество нежелательных реакций, ведущих к заболеваниям и даже к гибели. Их негативное действие усугубляется тем, что современный человек в отличие от первобытного при стрессе редко пускает в ход мышечную энергию. Поэтому биологически активные вещества еще долго циркулируют в крови в повышенных концентрациях, не давая успокоиться ни нервной системе, ни внутренним органам. В коже эти гормоны тормозят рост и деление фибробластов, что приводит к истончению кожи, ее легкой повреждаемости, плохому заживлению ран. В костной ткани - к подавлению поглощения кальция. Конечный результат продолжительного действия этих гормонов - уменьшение массы костей, чрезвычайно распространенное заболевание - остеопороз. Здесь и дегенерация клеток головного и спинного мозга, задержка роста, снижение секреции инсулина ("стероидный" диабет) и т.д. Ряд очень авторитетных ученых даже считают, что стресс является основным фактором возникновения рака и других онкологических заболеваний.

Методы защиты от стресса: 
Активная защита от стресса. Человек меняет сферу деятельности и находит что-то более полезное и подходящее для достижения душевного равновесия, способствующее улучшению состояния здоровья (спорт, музыка, работа в саду или огороде, коллекционирование и т.п.)  
Эта реакция считается наиболее действенной.  
Чаще говорите о своих проблемах с близкими. Многие эксперты считают, что общение с семьей и друзьями, поддержка с их стороны благотворно влияет на нервную систему.  
Не изменяйте привычный ритм жизни. Очень часто люди, находящиеся в состоянии стресса, бывают не в состоянии выполнять свои ежедневные обязанности. Очень важно, чтобы человек не бросал привычных дел, монотонность и обыденность которых могут благотворно повлиять на настроение.  
Откажитесь от кофе или алкоголя или значительно уменьшите их употребление. Кофе, алкоголь и стресс несовместимы, так как эта «гремучая» смесь может породить бессонницу и сильное эмоциональное напряжение.  
Старайтесь больше отдыхать. Если у вас бессонница, просто полежите в темной комнате с закрытыми глазами, подумайте о чем-нибудь приятном.  
Не пропускайте приемы пищи.  
Чаще бывайте в общественных местах. Обед в ресторане или кафе, дансинг, посещение кинотеатра - все это может существенно помочь.  
Первая помощь при остром стрессе. 
Если же вы оказались в стрессовой ситуации неожиданно (вас кто-то разозлил, обругал начальник или кто-то из домашних заставил понервничать) - у вас начинается острый стресс. Для начала нужно собрать в кулак всю свою волю и скомандовать себе «СТОП!», чтобы резко затормозить развитие острого стресса.

Перечислим некоторые советы, которые могут помочь выйти из состояния острого стресса. 
1. Противострессовое дыхание. Медленно выполняйте глубокий вдох через нос.

2. Минутная  релаксация. Расслабьте уголки рта, увлажните губы. Расслабьте плечи. Сосредоточьтесь на выражении  своего лица и положении тела: помните, что они отражают ваши  эмоции, мысли внутреннее состояние.  
3. Оглянитесь вокруг и внимательно осмотрите помещение, в котором вы находитесь. Сосредоточившись на каждом отдельном предмете, вы отвлечетесь от внутреннего стрессового напряжения, направляя свое внимание на рациональное восприятие окружающей обстановки.  
4. Если позволяют обстоятельства, покиньте помещение, в котором у вас возник острый стресс.

5. Займитесь какой-нибудь деятельностью - все равно какой: начните стирать белье, мыть посуду или делать уборку. Секрет этого способа прост: любая деятельность, и особенно физический труд, в стрессовой ситуации выполняет роль громоотвода - помогает отвлечься от внутреннего напряжения.  
6. Включите успокаивающую музыку, ту, которую вы любите. Постарайтесь вслушаться в нее, сконцентрироваться на ней. Помните, что концентрация на чем-то одном способствует полной релаксации, вызывает положительные эмоции.  
7. Побеседуйте на какую-нибудь отвлеченную тему с любым человеком, находящимся рядом: соседом, товарищем по работе. Это отвлекающая деятельность, которая осуществляется «здесь и сейчас» и призвана вытеснить из вашего сознания внутренний диалог, насыщенный стрессом. [2. с.54] 
2. Формы представления унифицированных текстов документов 

 

В      общем   смысле    под     унифицированной   формой   документа

понимается унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе

информации.

      Унификация  текстов заключается в установлении  единой формы

языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно

повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

      Унифицированный  текст документа может быть  представлен в виде:

• трафарета
• анкеты
• таблицы

       Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая

постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения

переменной информации, характеризующей конкретную управленческую