Стиль управления. Введение в менеджмент

2. Структура организации – логические взаимоотношения, уровни управления и функциональных областей построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Если руководство не создаст  формальных механизмов координации, то люди не смогут выполнять работу вместе.

Координация деятельности предприятия осуществляется на основе 3 документов:

• Штатное расписание – в этом документе отражается вся структура предприятия, закрепляется количество штатных единиц в каждом подразделении и утверждается этот документ 1 января каждого года руководителем компании.
• Положение о подразделении – в этом документе определяются задачи, стоящие перед функциональным отделом компании и взаимосвязь с другими подразделениями.
• Должностная инструкция – в этом документе определяются функциональные обязанности каждого работника и его подчинение менеджерам.

3. Финансы
4. Общая внутренняя ситуация компании. Факторы ситуации: цели и задачи.

Цели – конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Правильная формулировка целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Требования к установлению целей:

• Измеримость. Возможность количественного измерения.
• Должны быть ориентированы во времени.
• Должны определяться в тех областях, от которых зависит выживаемость компании в настоящее время.

Задача – работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговорённые сроки.

С технической точки зрения работа предписывается не конкретному работнику, а его должности. На основе решения  руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей компании.

Считается, что если задача будет  выполнена тем способом и в  те сроки, которые предписаны, то организация  будет функционировать успешно.

Традиционно в менеджменте задачи делятся на 3 группы:

• работа с людьми
• работа с предметами
• работа с информацией
5. Технология

 

 

 

Внешняя среда  организации

 

Внешняя среда организации:

• Среда прямого воздействия (непосредственно-деловое окружение компании)
• Среда косвенного воздействия

 

Среда прямого воздействия – это факторы, которые влияют на деятельность компании в настоящее время.

 

Факторы среды прямого воздействия:

1. Поставщики:

• Поиск более дешевого источника сырья и материалов

• Установление долгосрочных отношений с местными поставщиками по возможности
• Создание для поставщика гарантированного рынка
• Поставка только в срок

2. Трудовые ресурсы (в регионе) или внешний рынок труда

3. Законы и государственные органы
4. Потребители. Чтобы преуспеть в бизнесе, необходимо

• Постоянно увеличивать круг потребителей
• Заботиться о высоком качестве своих товаров
• Маркетинговые затраты (затраты на потребителей) следует рассматривать как долгосрочные и высокорентабельные капитальные вложения

3 уровня  товара:

1. Товар по замыслу
2. Реальный товар (свойства, упаковка)
3. Товар с потребителем

5. Долгосрочные капиталовложения (повышение качества продукции, привлечение потребителей)

6. Конкуренты
7. Контактная аудитория  - проявляет интерес к деятельности компании, и оказывает влияние на её способность достигать поставленных целей.

 

Среда косвенного воздействия (фоновое окружение)

Факторы среды косвенного воздействия  обычно не влияют на деятельность компании так заметно, как факторы среды  прямого воздействия.

Однако менеджерам необходимо вести постоянно учет, т.к. среда косвенного воздействия сложнее среды прямого воздействия.

Факторы среды косвенного воздействия – это факторы, которые не оказывают прямого немедленного воздействия на деятельность компании, но тем не менее влияют на нее, и это влияние проявляется через некоторый промежуток времени и оказывают глобальное воздействие на деятельность компании

К факторам относятся:

1. Научно-техническая среда
2. Состояние экономики
3. Политика
4. Международные факторы
5. демография

 

Характеристика внешней среды предприятия

1. Взаимосвязанность с факторами внешней среды – изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение других, а поэтому нельзя рассматривать внешние факторы изолированно друг от друга.
2. Сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а так же высокий уровень изменчивости каждого из них.
3. Подвижность внешней среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении компании.
4. Неопределенность внешней среды. В современных экономических условиях уменьшается определенность (надёжность) информации о внешней среде, трудно прогнозировать изменение факторов в будущем, а поэтому важно учитывать уровень риска, в связи с недостатком информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коммуникации в системе  менеджмента

Коммуникации в системе  менеджмента - обмен информации, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия управленческих решений.

Основные виды коммуникации в системе менеджмента

1. Коммуникации между организацией и окружающей средой
2. Коммуникации между уровнями организации: сверху вниз и снизу вверх
3. Коммуникации между отделами по горизонтали
4. Коммуникация между руководителем и подчиненным
5. Неформальные коммуникации (сплетни, слухи)

Неэффективная коммуникация – одна из главных сфер возникновения проблем в организации.

Преграды на пути коммуникационных процессов в менеджменте

1. Преграды, связанные с субъективными особенностями личности (Невербальные, неумение слушать, искажение информации, фильтрация информации)
2. Информационные перегрузки руководителя
3. Неэффективная организационная структура (много подчиненных на одного руководителя и наоборот)

 

Пути совершенствования коммуникационных процессов в менеджменте

1. Необходимо добиваться обратной связи при общении
2. Проведение с подчинёнными «политики открытых дверей»
3. Повышение коммуникационных процессов (Эффективное управленческое действие). Руководителю необходимо получать информацию о состоянии дел в производстве, непосредственно самому посещая производство (главное направление в его работе)
4. Использование информационных стендов
5. Организация тайной системы сбора информации (предложения)
6. Внедрение новейших информационных технологий и офисной техники

 

 

Деловые коммуникации в менеджменте

 

Деловое совещание – форма обсуждения возникающих проблем компании, требующих коллективного осмысления и решения.

Тема совещания – предмет совещания, а его цель – нужное решение.

 

Очень важно выносить на совещание  лишь только те темы, которые не удается  решить отдельным специалистам в  рабочем порядке, в связи с  чем требуется коллективное решение.

 

Во время совещаний осуществляется обмен информацией и принимаются  управленческие решения.

Что бы достичь цели совещания необходимо должным образом подготовить  и организовать его проведение.

Имеется совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут.

 

Этапы проведения совещания:

1) Подготовительный

На этом этапе определяют целесообразность проведения совещания, состав участников, назначается дата и время, и место проведения.

К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в данной проблеме.

Наилучшими днями являются вторник, среда, четверг, т.к. кривая трудоспособности находится на спаде в понедельник и пятницу. Лучше проводить во второй половине дня, т.к. любое совещание нарушает обычный режим работы человека.

Повестка совещания – письменный документ, который рассылают заранее участникам совещания и включающим в себя информацию о предстоящем совещании.

При подготовке к совещанию  необходимо определить следующее:

• Тема и цель совещания
• Вопросы на обсуждение
• Фамилии докладчиков, ответственных за подготовку вопросов
• Время, отведенное на каждый вопрос
• Место, где будет проходить

Основные ошибки при  проведении совещания:

• Не регламентируется продолжительность
• Не делается перерывы
• Не ограничено время на доклады и выступления

 

2) Проведение совещаний

Ученые установили, что оптимальная  продолжительность совместной умственной деятельности большого количества людей 40-45 минут.

В целом, после 30 минут работы наступает  период отрицательной активности.

По мнению психологов, если совещание  продолжается 2 часа без перерыва, то участвующие согласны на любое решение.

Оптимальная продолжительность не должна превышать 1 часа.

Если обстоятельства дела требует  больше времени, то желательно делать перерывы 5-10 минут.

Регламент – порядок ведения  совещаний.

В случае, если до начала совещания  регламент не установлен, существует опасность возникновения не деловой  обстановки на совещании.

За регламент отвечает председатель совещания.

 

 

Управленческая информация

 

Управление предприятием не может  осуществляться эффективно без достаточной  оперативной, надежной, своевременной  и достоверной информации.

Информационная деятельность менеджера  требует от него четкой организации  процесса сбора анализа и обработки информации, причем он должен уметь определить важность и второстепенность поступающей информации, а это позволит принять управленческое решение быстрее и эффективней.

 

Управленческая информация – совокупность сообщений несущая новизну и полезность для принятие обоснованного решения.

Управленческая информация бывает:

• Объективная: информация, которая осуществлена в товаре или объекте;
• Субъективная: информация, составляющая основную д<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" text-decoratio