Создание административной доктрины Файоля

После того, как персонал набран, структура предприятия сформирована, предприятие должно начать свое работу.

Функция распорядительства распределяется между несколькими руководителями предприятия, причем каждый берет на себя определенную обязанность и несет ответственность за ее выполнение. Задача руководителя в данном случае – вовлечь своих починенных, насколько возможно, в деятельность предприятия.

Используя различные формы власти (личный авторитет, собственные знания, принуждение и т.д.), руководитель должен распорядиться, как, кто, когда будет выполнять порученное задание. Для получения максимального результата для предприятия в целом, руководитель, исполняющий функцию распорядительства, должен

• Обладать глубоким знанием своего персонала.
• Устранять неспособных.
• Быть хорошо знакомым с договорами, существующими между предприятием и служащими.
• Делать периодические осмотры предприятия.
• Устраивать совещания со своими главными сотрудниками для достижения единства управления и согласования усилий.
• Не загружать свое внимание мелочами.
• Добиваться, чтобы среди персонала господствовал дух действенности, инициатива и сознание долга.

4. Координирование

«Координировать — это значит согласовать все операции в предприятии таким образом, чтобы облегчить его функционирование и успех»

Главной целью координирования является достижение соответствия и согласованности между различными частями предприятия путем установления рациональных связей в производстве. По своему содержанию связи могут быть экономическими, техническими, организационными, связи между различными ступенями управляемого объекта.

Каждая служба должна знать, чем занимаются другие службы, и в каком взаимодействии они находятся между собой.

Для улучшения координации Файоль предлагал проводить еженедельные совещания с главами служб, с целью уведомления правления о ходе дел на предприятии, уточнения взаимодействия служб и решения тому подобных вопросов.

5.Контроль

Задача контроля – проверка исполнения в соответствии с принятой программой. Цель контроля - выявление ошибок, чтобы можно было их исправить и избежать их повторения.

Он применяется в отношении ко всему: к вещам, к лицам, к действиям. Контроль осуществляется с точки зрения всех 6 функций предприятия: например, с технической стороны это контроль за ходом операций, их результатами; с финансовой точки зрения контроль распространяется на книги и кассу, на ресурсы и потребности, на использование фондов и т.д.

Файоль рассматривал возможность привлечения сторонних лиц для осуществления контроля, если размер деятельности предприятия не позволяет проводить его внутренними силами самого предприятия.

Чтобы контроль был действительным, нужно, чтобы он был проведен вовремя и сопровождался санкцией.

Следует избегать присвоения контролем распорядительской и исполнительной функций в службах, для этого необходимо изначально определить компетенцию контроля, точно указав те границы, за которые она не должна простираться.

 

8. Качества руководителя

 

При исследовании вопроса, какими качествами должен обладать руководитель предприятия, необходимо учитывать одновременно как полномочия и ответственность.

Главные признаки хорошего управления — это почти исключительно признаки административного порядка, поэтому первое условие, которому должен удовлетворять глава крупного предприятия, — это быть хорошим администратором.

Административная установка не освобождает руководителя от обязанности принимать решения и по важным техническим, коммерческим, финансовым и иным вопросам. Он не может быть компетентным во всех вещах, но обязательно должен быть компетентным в характерной для предприятия специальной профессии: технической — в промышленности, коммерческой — в торговле, политической — в государственном деле и так далее.

Второе условие, предъявляемое к главе крупного предприятия, — это требование, чтобы он обладал достаточно большой компетентностью в характерной для данного предприятия специальной функции.

В отношении второстепенных функций предприятия руководитель должен обладать общими понятиями, достаточными для того, чтобы, опираясь на мнения руководителей служб и главного штаба, принимать ясные решения по всевозможным вопросам.

Необходимые качества и знания для руководителя крупного предприятия:

• Здоровье и физическая выносливость.
• Ум и умственная работоспособность.
• Нравственные качества: сознательная, твердая, упорная воля; активность, энергия и, в известных случаях, отвага; мужество ответственности; чувство долга, забота об общем интересе.
• Значительный круг общих познаний.
• Административная установка.
• Предвидение. Умение разрабатывать и организовывать разработку программы действия.
• Организация. В особенности умение строить социальный организм.
• Распорядительство. Искусство управлять людьми.
• Координирование. Согласование действий, слияние усилий.
• Контроль.
• Общее знакомство со всем, что имеет отношение к существенным функциям.
• Возможна более глубокая компетентность в специфически характерной для данного предприятия профессии.

 

9. Последователи А. Файоля

 

Основными последователями Файоля, развивавшими и углублявшими его учение, являются Линдел (Линдал) Урвик, Макс Вебер, Г. Черч, Джеймс Муни и А. Рейли.

Английский исследователь Урвик уделял большое внимание разработке основных функций администрирования, к которым он относил: планирование, организацию, укомплектование штата, руководство, координацию, отчетность и составление бюджета.

Как и Файоль, Урвик имел большой опыт практической работы в области управления. Он был консультантом по вопросам менеджмента в Англии.

Урвик разработал принципы построения формальной организации, которые актуальны и в наши дни:

• Соответствие людей структуре, т. е. вначале следует разработать структуру, а затем приступать к подбору кадров.
• Создание специального и "генерального" штабов. Основной функцией специального штаба должна быть разработка рекомендаций для руководителя. Задачей "генерального" штаба является подготовка и передача приказов руководителя, контроль и координация текущей работы.
• Сопоставимость прав и ответственности, т. е. любой линейный руководитель должен иметь власть, соответствующую и равную ответственности.
• Диапазон контроля (число лиц, непосредственно подчиненных руководителю). Диапазон контроля находится в сильной зависимости от личных качеств и способностей руководителя, поэтому он не может быть жестко регламентирован. Рекомендованная Урвиком норма управляемости составляет 5—6 человек.
• Специализация. Урвик выделял три типа специализации работников управленческого труда: по цели, характеру выполняемых операций, типу потребителя или географическому признаку.
• Определенность. Для обеспечения определенности в деятельности организации необходимо, чтобы по каждой должности были в письменном виде определены права, обязанности и ответственность (прототип современных должностных инструкций).

 

Вебер основное внимание в своих работах уделил изучению проблемы лидерства и структуры власти в организации. Он выделял три типа организаций, в зависимости от характера власти, которой обладает руководитель:

 

I. Харизматический — организацию возглавляет руководитель с исключительно привлекательными личностными качествами.

II.Традиционный — в случае смены руководителя в организации все работники по традиции подчиняются новому человеку, заменившему прежнего лидера.

III.Идеальный (бюрократический) — основан на специальном разделении власти, обеспечивающем руководителю возможность быть лидером в организации.

Вебер считал, что только бюрократический тип организации в состоянии обеспечить максимальную эффективность производства. Результаты своих исследований он изложил в работе "Теория социально-экономической организации".

Появление бюрократического типа организации сопряжено с возникновением особого социального слоя работников, специализирующихся в области управления (профессиональных менеджеров).

Для бюрократии характерно наличие вертикальной иерархии, основанной на административных методах управления. Главная роль в организациях бюрократического типа принадлежит различного рода "бюро", основные функции которых являются неизменными и не зависят от мнения и взгля­дов отдельных работников.

Вебер сформулировал 7 характеристик идеально формализованной организации:

1. Разделение труда, при  котором власть и ответственность  четко определены для каждого  работника и узаконены как  официальные обязанности.

2. Должности или позиции, созданные в иерархии власти, действуют в цепи команд или  по скалярному принципу.

3. Все члены организации  подбираются на основе их технической  квалификации посредством формальных  экзаменов или путем обучения.

4. Должностные лица назначаются, а не избираются.

5. Административные должностные  лица работают за фиксированную  плату.

6. Административные должностные  лица не являются собственниками  компании, где они служат.

7. Администраторы являются  субъектом строгих правил, дисциплины, контроля относительно осуществления  их официальных обязанностей.

 

В отличие от Вебера, Черч основное внимание уделял изучению проблем управления производством, что нашло отражение в его работе "Наука и практика управления".

К числу функций организаций он относит проектирование, оборудование, распорядительство, учет и оперирование.

Проектирование призвано определить формы, размеры и свойства продукции. Черч выделял в функции проектирования следующие основные этапы:

• расчленение проектируемой продукции на отдельные узлы и детали;

• разработку технологических процессов изготовления узлов и деталей;

• координацию работ по проектированию продукции;

• проведение мероприятий по снижению трудоемкости изготовления продукции;

• выбор сырья и материалов;

• организацию конструкторского бюро.

Оборудование предполагает оснащение предприятия необходимыми основными фондами, а также построение генерального плана предприятия. Для организации производства необходимо решение таких вопросов, как организация складов, определение потребности в сырье, материалах и полуфабрикатах, прогнозирование объемов выпуска продукции, установка оборудования для изготовления намеченного количества продукции и т. д.

Распорядительство представляет собой координирование всех прочих функций. Черч рассматривал распорядительство с двух сторон: установочной и административной. Установочный этап распорядительства предполагает разработку определенной схемы обязанностей. На административном этапе осуществляется подбор и расстановка кадров, которые будут эти обязанности исполнять.

Учет заключается в отражении всего происходящего на предприятии. По мнению Черча, учет подразделяется на технический и счетоводный (т. е. бухгалтерский).

Оперирование заключается в переработке сырья и материалов в готовую продукцию.

Научные достижения Черча сыграли важную роль в процессе становления науки об управлении производством. Многие его рекомендации актуальны и в настоящее время.

 

Существенный вклад в развитие административной школы менеджмента внесли такие видные ее представители, как Муни и Рейли. Их взгляды на управление изложены в работе "Принципы организации" (1939 г.). В указанной работе дано определение организации как одной из форм объединения людей для достижения общей цели.

По мнению Дж. Муни и А. Рейли, определение цели является непременным условием нормального функционирования любой организации. Достижение общей цели возможно лишь при наличии полного взаимопонимания среди работников организации. Следовательно, основная задача руководства организации заключается в направлении всех усилий работников на достижение общей цели. Этого можно достичь при условии неукоснительного соблюдения принципов иерархии власти, разделения труда и координации.

 

Основным результатом научных разработок Файоля и его последователей является административная (классическая) модель организации, базирующаяся на четырех основных принципах:

1. Функциональное   разделение   труда;

2. Скалярная цепь команд;

3. Единство распорядительства;

4. Диапазон контроля.