Современная организация рабочего места руководителя

Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

·   канцелярские принадлежности;

·   два телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.

·   компьютер.

·   ежедневник.

4. Цветовое оформление  кабинета.

Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше  выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья. Важное значение имеет оснащение рабочего места руководителя в целом. Это стол модульной конструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе), встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство.         В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии хорошего программного обеспечения, выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

В работе руководителя применяются  и различные средства вызова, обеспечивающие главным образом текущую связь  руководителя с заместителями, помощниками  и т. д. Удобным средством передачи устной информации являются различные громкоговорящие установки. Эффективную связь в учреждении обеспечивают специальные системы громкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющих аппараты с наборной клавиатурой.          Для хранения информации руководитель может использовать перфокарты, различные карточки, бланки, журналы учета, блокноты. К простым средствам хранения информации относятся также различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры и подставки.     Для хранения и систематизации более обширной информации следует использовать картотеки. Рациональным способом хранения материалов является подвесной способ, при котором документы располагаются в папках с индикаторами и подвешиваются на направляющихся рейках. Хранящиеся таким способом документы занимают на 40% меньше места и позволяют экономить, по крайней мере, около 50% времени, затрачиваемого на раскладку материалов при традиционном горизонтальном способе хранения документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕГО СОСТОЯНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА РУКОВОДИТЕЛЯ ТУРФИРМЫ ”ТУР +”

 

2.1  Характеристика исследуемой  организации

 

Открытое акционерное  общество «Тур+» создано в соответствии с действующим на территории Российской Федерации законодательством. Место нахождения и почтовый адрес Общества: 603001, город Москва, , ул. Нижне - Волжская набережная, дом 9/1-3.        Главным показателем уровня компании является уровень образования и профессионализма сотрудников. В силу основополагающей концепции многопрофильности своей деятельности ОАО «Тур+» осуществляет приём большого потока туристов. Она предлагает широкий набор туристских маршрутов, отличное размещение и питание по умеренным ценам. Эффективно используя методы кооперации с экскурсионным бюро, ведущими музеями, ОАО «Тур+» осуществляет обслуживание туристов на высоком уровне. Организационная структура фирмы постоянно совершенствуется адекватно её стремительному развитию. В фирме работает около 20 специалистов. Сформировано несколько крупных подразделений в соответствии с профилем работ. Все сотрудники имеют надлежащее профессиональное образование, подготовку и опыт работы.

Фирма ведёт агрессивную  рекламную политику, постоянно изыскивая  наиболее эффективно работающие рекламные  пространства в газетах, журналах, использует внешнюю рекламу, радио и телевидение. Большое внимание уделяется рекламе  имиджа: разработаны изящный и  лаконичный фирменный стиль, флаги, логотипы. Издаются на высоком полиграфическом  уровне каталоги туристского продукта, активно используются методы оперативного рекламного сопровождения отдельных  туров. Продуманная рекламная политика, значительные средства, затрачиваемые на неё, приносят положительный эффект – объём туристского продукта фирмы постоянно увеличивается. Туристские маршруты отличаются оригинальностью и высоким уровнем обслуживания. Руководство фирмы внимательно следит за достаточно непостоянным спросом на туристские услуги, тщательно выбирает для своих клиентов отели, организует питание, интересные экскурсии.

Фирма проявляет значительный интерес к туристской общественной жизни, участвует во всех важных туристских мероприятиях, выделяет время и значительные средства для участия не только в  России, но и за рубежом. На сегодня в компании работают около 550 человек. 80% из них имеют высшее образование. Ежегодно компания обучает 50 человек в российских ВУЗах и английской школе бизнеса. Успех в технологии продаж туристского продукта был достигнут фирмой благодаря хорошо отлаженной системе реализации и гибкой агентской политике. По каждому туру разработана обширная информационная база (листовки, брошюры), дающая возможность клиенту получить достаточный объём информации для принятия решения о выборе направления и конкретного тура. Приобретая туристскую путёвку, клиенты подписывают с фирмой договор, в котором указан тщательно отработанный набор условий, что позволяет предупредить возможные недочёты и конфликты в обслуживании.

 

2.2 Характеристика организации рабочего места руководителя ОАО «Тур+».

 

Если рассматривать рабочее  место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда.

Рассмотрим как организовано рабочее место руководителя ОАО «Тур+». Можно сказать, что внутренний объем кабинета руководителя составляет 45м2. Кабинет имеет прямоугольную форму. Длина кабинета = 10м2.                      Ширина = 4,5м2. Высота кабинета составляет 3,5м. Такие показатели свидетельствуют о том, что форма кабинета руководителя рассматриваемого предприятия является рациональной.

Еще при рассмотрении вопроса  организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:                                                          1. Мебель.

Рассмотрим следующие моменты:

• антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);
• обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
• рациональная планировка и компоновка мебели;
• мебель должна выглядеть эстетично.

Из мебели присутствуют:

- стол, предназначенный для  проведения совещаний;

- стулья (в количестве 5 шт.);

- диван;

- кресла (2 шт.);

- журнальный столик.

Как показало наблюдение, вся  мебель выглядит эстетично и является достаточно удобной. Антропометрические показатели соблюдены.

Однако, существенным упущением является нерациональное размещение мебели в кабинете руководителя. Практически половина кабинета пустует. Стол руководителя расположен по диагонали от входной двери, что создает затруднение при обзоре руководителем входящих в кабинет. Зона отдыха также располагается неудобно. Диван удален от кресел и журнального столика.

2. Оборудование.

На рабочем столе руководителя имеется следующее оборудование:

- канцелярские принадлежности;

- два телефона (внутренняя  связь и городской телефон);

- ежедневник

- папки

- блокнот

- компьютер

Руководителю турфирмы очень  часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу несколькими  аппаратами. Ускоряется связь с помощью  аппарата с автоматическим набором  номеров типа «Автонабор». Он обеспечивает возможность закодирования 24 семизначных номеров, наиболее часто вызываемых руководителем. Вызов нужного абонента осуществляется нажатием одной из 24 (60) кнопок.

В настоящее время без  компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер  позволяет сделать работу практически  безбумажной, во-вторых, с помощью  компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел  на предприятии и многое другое. Но нет в наличии хорошего программного обеспечения и выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

Для хранения информации руководитель использует различные бланки, журналы  учета, блокноты. К простым средствам  хранения информации относятся различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры  и подставки. Для хранения и систематизации более обширной информации следует используются картотеки. Необходимо стремиться к тому, чтобы все эти носители информации в целом занимали как можно меньше места и чтобы в них можно было бы легко найти нужные данные.

3. Цветовое оформление  кабинета.

Цветовая гамма исследуемого кабинета выполнена в светло-бежевых тонах, что способствует снижению утомляемости и повышает настроение и работоспособность. Санитарно-гигиенические условия труда соблюдены.

 

 

2.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации рабочего места руководителя турфимы “Тур+”

 

В результате анализа рабочего места руководителя были выявлены следующие  недостатки :

1) Кресло руководителя не оборудовано газлифтом — пневматическим механизмом подъема сидения. Необходимо  заменить его на другую модель кресла позволяющую не только регулировать угол наклона спинки к сидению, но и регулировать пружины качания, позволяющий корпусу шефа плавно откидываться под определенным углом.        2) Зона отдыха имеет неправильное расположении. Диван удален от кресел и журнального столика. Рекомендуется поставить мебель более рационально для полного функционирования внерабочей зоны.

3)Недостаточно места для  хранения документов. Рекомендуется увеличить число шкафов и тумб.

4)Компьютер рекомендуется  заменить на более современный  и мощный для улучшения эффективности  и скорости работы.    5)Отсутствие хорошего программного обеспечения и компьютерной сети внутри организации. Необходимо приобрести соответствующие программы. 6)Плохая освещенность кабинета. Необходимо приобрести две стационарные лампы на рабочий стол руководителя и один торшер в зону отдыха.

7)Плохая вентиляция воздуха.  Необходимо приобрести систему кондиционирования воздуха непосредственно в кабинет руководителя для комфортного проведения совещаний и конференций.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В результате проведенного анализа рабочего места руководителя турфирмы <<Тур+>>  и составленных рекомендаций я пришла к выводу ,что рациональная организация рабочих мест в офисе обеспечивает оптимальное функционирование его системы. Размеры, формы, яркость, контрастность, цвет, пространственное расположение всех объектов на рабочем месте должны отвечать зрительным, слуховым, осязательным и другим психофизиологическим особенностям человека. Для полноценного комфортного и безопасного функционирования кабинета руководителя турфирмы “Тур+” необходимо приобрести или улучшить несколько групп предметов представленных в данном кабинете. Для этого необходимы некоторые финансовые вложения, которые необходимо выделить для реализации разработанных рекомендаций.        При перепроектировании рабочего места были также учтены освещенность, температура, влажность, давление, шум, и другие санитарно-гигиенические требования к организации рабочего места.     Кабинет руководителя, пожалуй, самое необычное и многофункциональное пространство в офисе. Это помещение нельзя отнести ни к внутренней, ни к внешней зоне. Помимо основной (рабочее место руководителя), кабинет выполняет и представительскую функцию, служит местом проведения переговоров и совещаний, используется для отдыха и даже как музей «боевой славы» компании или своего владельца.     Обстановка кабинета руководителя турфирмы “Тур+” продумана до мелочей, чтобы, во-первых, сделать рабочее место руководителя максимально комфортным, во-вторых, способствовать укреплению имиджа фирмы среди партнеров и конкурентов, в-третьих, это не пространство личного вкуса, обстановка кабинета должна максимально концентрировать в себе фирменный стиль компании.   

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.  Драчева Е.Л. Менеджмент: Учебное пособие./ Е.Л. Драчева, Л.И. Юликов - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия»: Мастерство, 2002
2. .Кабушкин, Н.И. Менеджмент в туризме. [Текст]: учебник / Н.И. Кабушкин. - М.: Инфра-М, 2007.
3. Oрловский центр «Академия»: Мастерство, 2002Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ: Учеб. пособие.- М.: Радио и связь, 2005.-176 с.
4. Басаков М.И. Охрана труда (безопасность жизнедеятельности в условиях производства): Учебно-практическое пособие. - Ростов-н/Д : МарТ, 2003. - 394
5. Бухалков М.И. Организация и планирование труда: Учебник. - М.: Инфра-М, 2007. - 400 с.
6. Бычин В.Б. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов.- М.: Экзамен, 2005. - 463 с.
7. Волгин Н.А. Экономика труда (социально-трудовые отношения): Учеб. пособие.–М.: «ЭКЗАМЕН», 2002. –735с.
8. Зудина Л.Н.Организация управленческого труда: Учеб.пособие.- М.: ИНФРА-М, 2009.-243с.
9. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. -, Минск.: Новое знание , 2001.-123с.
10. Попов Л.А. Экономика и социология труда: Учебник. - М.: Прогресс, 2005.-213с.
11. Пушкин П.С. Научная организация труда и техническое нормирование: Учеб. пособие.- М.: Инфра-М, 2001.-98с.
12. Саакян А.К. Экономика и социология труда: Учеб. пособие .–СПб.: Питер, 2002.-107с.