Совершенствование организационной структуры управления

 

Введение

 

Актуальность темы работы заключается в том, что научно обоснованное формирование организационных структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике.

“Организация” является одним из основных отношений в деятельности и соответственно этому понятие “организации” стоит в одном ряду с такими понятиями как “трансляция” и “реализация”. Это – отношение между двумя системами деятельности, когда одна система становится “объектом” другой системы деятельности; следовательно, родовым для понятия организации является понятие оргтехнического отношения; организация – есть вид оргтехнического отношения. Вместе с тем организация – особый тип организованности деятельности, порожденный этим отношением и оставшийся в квазиестественном виде в той системе деятельности, которая была объектом организационной деятельности.

Именно в этом, втором, смысле в теории организации говорят об оргструктурах, органиграммах, проектах организации.

Как и всякая другая организованность, организация является искусственно-естественным образованием.

Организационная деятельность по своим целям и сущности вынуждена все время связывать и собирать разнородные образования, соотносить разноуровневые элементы и единицы деятельности: акты и ситуации деятельности, эпистемические образования знания, знаки, понятия, термины, цели и средства деятельности человека с его ориентациями, интериоризованными процедурами и средствами, личными знаниями и способностями, установками и ориентациями, группы и коллективы разного типа, институты, места, статусы, роли, позиции, амплуа, процессы деятельности и взаимодействия между людьми, отношения и взаимоотношения.

В ходе организационного проектирования создается особая действительность, в которой собираются все названные планы: люди, взаимодействия и взаимоотношения, группы, нормы культуры и конвенциональные нормы, кооперативные схемы организации деятельности с соответствующими “местами” для индивидов и т.д.

Именно в этой действительности строится и “прорисовывается” впервые организационная структура с учетом того факта, что “наполнением” ее будут вполне конкретные коллективы и люди, несущие на себе массу других организационностей деятельности, а главное, саму живую деятельность и мысль, которая либо будет протекать в данной структуре (форме), либо напротив – не будет возникать и вспыхивать, и в этом случае мы будем иметь дело с мертвой организационной структурой.

Любая организованная человеческая деятельность выдвигает два фундаментальных, но противоположных требования: разделение труда на отдельные задачи и координация действий по выполнению этих задач в единую деятельность. Поэтому структура организации включает в себя все средства, с помощью которых различные виды деятельности распределяются между компонентами организации, а также координируются  действия этих компонентов.

Элементы структуры должны быть подобраны таким образом, чтобы достигалась внутренняя слаженность (гармония) и соответствие организационной ситуации – размеру организации, ее возрасту, типу внешней среды, используемой технической системе и т.д.

На выбор структуры управления оказывает влияние ряд факторов, основными из которых являются: внешняя среда, внутренняя среда, выбранная стратегия. Кроме этого, на выбор структуры оказывают влияние такие факторы, как размер организации, географическое размещение, отношение к организации руководителей и сотрудников и др.

Эффективной является не какой-то определенный вид структуры, а та структура, которая наилучшим образом соответствует целям организации, ее внешней и внутренней среде, т.е. условиям функционирования и внутренним возможностям.

Целью исследования является выявление условий совершенствования организационной структуры организации.

Объект – ООО «Топ-книга».

Предмет – организационная структура организации.

Гипотеза: совершенствованию организационной структуры организации будут способствовать следующие условия:

1. Разделение труда.

2. Регулирование действий по выполнению задач организации.

Задачи исследования работы:

1. Провести теоретический анализ совершенствования организационных структур организации.
2. Выявить условия совершенствования организационной структуры организации.
3. Изучить реализацию условий совершенствования организационной структуры организации.
4. Разработать рекомендации по совершенствованию организационной структуры ООО «Топ-книга».

Объект исследования – организационная структура организации.

Предмет исследования – условия совершенствования организационных структур организации.

Теоретическая и информационная база исследования сформировалась в результате изучения: учебных пособий, специальной научно-экономической литературы, монографий, а также публицистических и справочных пособий.

Проблеме формирования организационных структур управления в условиях рынка посвящены труды следующих ученых, практиков: Алексеева Н., Балашова В.Г., Заложнева А.Ю., Новикова Д.А., Курочкина А., Кочетковой А., Минцберг Г., Федоровой Н.Н. и многих других.

В работе использованы данные финансовой и маркетинговой деятельности ООО «Топ-книга».

В каждой главе теоретический материал дополняется таблицами, схемами, рисунками.

Практическая значимость исследования определяется сформулированными на его основе выводами и рекомендациями.

В работе использованы следующие методы исследования: теоретические и эмпирические (сравнительный, осмысление факторов, выявление основных зависимостей, шкалирование, классификации, факторный анализ). 

Структура работы определена характером исследуемых в ней проблем. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обосновывается актуальность работы, определены цели, задачи, объект и предмет.

В первой главе рассмотрены теоретические вопросы сущность и значения организационного проектирования на предприятиях.

Во второй главе проведен анализ организационной структуры управления ООО «Топ-книга», а также предлагаются мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления ООО «Топ-книга».

В заключение сформулированы основные выводы по работе, в конце приведен список использованной литературы.

 

 

 

Глава 1.  Сущность и значение организационного проектирования на предприятиях

 

 

• 1.1.  Понятие, значение, принципы и задачи  организационного проектирования. Условия формирования организационных структур

 

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические и другие отношение друг с другом. Организационные отношения, складывающиеся между подразделениями и работниками аппарата управления предприятия, определяют его организационную структуру.

Под организационной структурой управления предприятием понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.1

Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.

В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

При разработки принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответсвующих каждой специализированной функции управления. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации.

Организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов – либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирование структур (системного подхода) с большой экспертно – аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала – цели, а затем – механизм их достижения.

Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

a) Не упускать из виду ни одну  из управленческих задач, без  решения которых реализация целей  окажется не полной;

b) Выявить и взаимоувязать применительно  к этим задачам всю систему  функции, прав и ответственности по вертикали управления – от генерального директора предприятия до мастера участка;

c) Исследовать и организационно  оформить все связи и отношения  по горизонтали управления;

d) Обеспечить органическое сочетание  вертикали и горизонтали управления.

Рассмотрим общие принципы организационных структур предприятий, обеспечивающие эффективную организацию. Они в основном сводятся к следующему.

- Функции - первичны, организационная  структура - вторична. Четко сформулированные  функции (функциональное назначение предприятия) - первый и крайне важный исходный параметр, к обеспечению которого должен стремиться разработчик, проектирующий систему управления и структуру фирмы. Функции предприятия должны отражать приоритетные стратегические цели его руководства.

- Не может быть идеальной  типовой структуры и системы  управления, с одинаковым успехом  функционирующей в разных местах  и условиях, хотя бы уже в  силу того, что в них будут  задействованы разные люди. Признание  этой закономерности обязывает осторожно подходить к оценке аналогов; копирование чужих образцов не делает чести разработчикам и часто ведет к неожиданным (для них) неудачам.

- Организационный проект фирмы  должен быть перспективным, рассчитанным "на вырост", т.е. на достижение  целей будущего, отсюда - необходимость ориентации на данные активного маркетинга и служб долгосрочного прогнозирования.

- Схемы организационной структуры  следует проектировать снизу  вверх, образуя сначала основные  производственные подразделения  фирмы (филиалы), потом ремонтные, вспомогательные и обслуживающие подразделения, работающие в режиме сервиса для всей фирмы.

- Отсутствие нормативов для  проектирования имеет и свою  положительную сторону. Это дает  возможность и даже обязывает  разработчика проектировать любой элемент структуры альтернативно, в различных вариантах, просчитывая их сравнительную эффективность и выбирая оптимальный. Такой подход позволяет сравнить вариант создания собственных промышленных и сервисных подразделений в составе фирмы с возможностью покупки комплектующих материалов, изделий и услуг у существующих предприятий данного профиля.

- Разработчик организационного  проекта предприятия должен учитывать, что в условиях сильной конкуренции  организационная структура и  вся система управления должны  быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстрый и свободный поток информации снизу вверх.

- Наглядную схему структуры  надо выполнять с соблюдением  определенных правил. Очередность  расположения производственных  или управленческих единиц по  горизонтали слева направо должна максимально отражать их технологически последовательное участие в производственном процессе и кооперацию. Сплошные линии, означающие линейное подчинение, должны быть только вертикальными, штриховые - отражать функциональные связи, информационные - кооперацию производственных единиц и работников аппарата в выполнении определенных функций. Работники и единицы одного уровня, например начальники отделов аппарата, располагаются на схеме на одной горизонтальной линии.

- Признаком хорошего баланса ответственности, прав и компетенции работника является минимум его обращений к своему руководству: он знает, как и что делать, и его прав для этого хватает. Но если работнику для исполнения своих обязанностей нужны не подчиненные ему ресурсы или на пути их выполнения возникают не устранимые им препятствия, то соответствующими полномочиями должен быть наделен его прямой начальник. Если же последний такими правами не наделен, то он в действительности не начальник для подчиненного, а один из "погонял", коих разработчик организационного проекта должен выявлять и устранять из структуры.