Совершенствование организационной структуры управления

-осуществляет интеграцию  вертикального, профессионально-квалификационного  и функционального разделения  труда.

Однако, не смотря на все положительные качества управления организационная структура имеет существенные недостатки.

Так, существенным недостатком является отсутствие в структуре управления ООО «Топ-книга» информационной системы.

За счет того, что темп роста предприятия и увеличение его оборота с каждым годом увеличивается, фирма не успевает должным образом обеспечивать всей необходимой информацией работающий персонал.

Таким образом, ООО «Топ-книга» на данный момент нуждается в открытии информационного отдела - маркетинговой информационной системы (МИС), так как в процессе анализа, планирования, реализации и контроля за ходом выполнения плана маркетинга требуется информация о потребителях, конкурентах, возможностях предприятия, дилерах и других силах действующих на рынке.

Одной из острейших проблем в управлении фирмой является текучесть кадров, а также проблема подбора и обучения персонала. Это связано с тем, что в ООО «Топ-книга» отдел кадров не нацелен и не выполняет функцию организации системы переподготовки и повышения квалификации персонала.

В фирме такого уровня необходимо открытие дополнительного подразделения как учебный центр, который будет отвечать за организацию системы переподготовки и повышения квалификации персонала

Учебный центр  - должен быть весьма мощным подразделением ООО «Топ-книга» и состоять из разветвленной сети специальных курсов.

Существенным недостатком действующей организационной структуры управления ООО «Топ-книга» является отсутствие в структуре службы маркетинга подразделения – стратегический отдел - разрабатывающего стратегии маркетинговой деятельности предприятия и контролирующего их выполнение.

Таким образом, в заключение данной главы работы можно подвести следующие выводы:

1)  ООО «Топ-книга» имеет линейно-функциональную  структуру управления. Каждый элемент  организационной структуры выполняет  свою функцию, которая в той  или иной мере оказывает влияние на деятельность ООО «Топ-книга»;

2) Организационная структура  управления ООО «Топ-книга»:

-выражает четкую субординацию  органов управления, которая закреплена  в положениях об отделах и  должностных инструкциях; 

-выражает определенную технологию управленческой деятельности, процессы разделения и кооперации труда в сфере управленческой деятельности, последовательность реализации управленческих процедур;

-органически связывает  структуру и функции управления, т.е. никакие управленческие действия на предприятии не исходят от элементов, находящихся вне ее структуры управления;

-осуществляет интеграцию  вертикального, профессионально-квалификационного  и функционального разделения  труда.

3) К сильным сторонам руководящего  звена ООО «Топ-книга» следует отнести наличие успешного опыта организации книжной торговли. 

4) Организационная структура ООО  «Топ-книга» обладает определенной  гибкостью, свойством адаптации  к изменяющемуся ранжированию  целей, изменяющейся стратегии предпринимательской деятельности.

5) Недостатками управленческой  структуры ООО «Топ-книга» являются:

• отсутствие информационной системы;
• быстрый темп роста предприятия и увеличение оборота: фирма не успевает должным образом обеспечивать всей необходимой информацией работающий персонал;
• текучка кадров, проблема подбора и обучения персонала;
• слабая организация службы маркетинга, не отвечающая функциональным потребностям предприятия.

 

• 2.5.  Система анализа маркетинговой  информации как необходимое условие  совершенствования структуры управления предприятия

 

Своеобразным измерителем эффективности взаимоотношений службы маркетинга с другими службами может служить хорошо налаженная маркетинговая информационная система (МИС), позволяющая ускорять принятие управленческих решений в быстро изменяющейся среде и повышать их эффективность.25

Система маркетинговой информации для ООО «Топ-книга» может быть представлена следующим образом (см. рис. 12).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 12 Система маркетинговой информации

 

Таким образом, подразумевается, что система маркетинговой информации - постоянно действующая система взаимосвязи людей, оборудования и методических приёмов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования её распорядителями сферы маркетинга с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля за использованием маркетинговых мероприятий.

В любой фирме существует внутренняя отчётность, к ней относятся показатели: текущего сбыта, суммы издержек, объёмы материальных запасов, движения денежной наличности, данные о кредиторской и дебиторской задолженности. Применение ЭВМ позволяет создать эффективные системы внутренней отчётности. Так при наличии такой системы торговый агент может из любой точки по телефону запросить необходимые ему сведения, например о наличии товара на складе и получить ответ не только о наличии бумаги на складе, но и при её отсутствии, ответ на вопрос, когда и каким комбинатом она будет произведена. Это даёт ему большие преимущества перед конкурентами.

Система сбора внешней текущей маркетинговой информации обеспечивает руководителей информацией о самых последних событиях и представляет набор источников и методических приёмов, посредством которых руководители получают повседневную информацию о событиях, происходящих в коммерческой среде. Руководители фирм применяют следующие методы сбора такой информации: чтение газет, книг, специальных изданий, беседы с поставщиками и другими лицами, не являющимися штатными работниками фирмы; обмен сведениями с другими управляющими и сотрудниками фирмы; обучение продавцов фиксировать события и сообщать о них (это "глаза и уши" фирмы); назначение специалистов по сбору внешней маркетинговой информации (особенно о конкурентах); покупка сведений у сторонних поставщиков внешней текущей информации (существуют специальные фирмы по сбору информации о ценах на товар, доле рынка, подборе рекламы конкурентов), организация специальных отделов по сбору и распространению текущей маркетинговой информации, в которых сотрудники просматривают наиболее важные издания в поисках новостей, составляют обзоры и рассылают их управляющим по маркетингу. В этих отделах ведут досье интересующих фирму сведений. Это резко повышает качество информации, поступающей к управляющим по маркетингу.

Система анализа маркетинговой информации представлена в виде схемы (см. рис. 13).

 

 

Рис. 13 Система анализа маркетинговой информации.

 

 

Таким образом, предлагаемая для ООО «Топ-книга» система маркетинговой информации состоит из четырех вспомогательных систем (см. рис. 14 Приложения):

• Система внутренней отчетности.
• Система сбора внешней текущей маркетинговой информации.
• Система маркетинговых исследований.
• Система анализа маркетинговой информации.

 

 

• 2.6.  Повышение квалификации персонала и совершенствование кадровой работы предприятия

 

На предприятии ООО «Топ-книга» особо остро стоит проблема подбора и обучения персонала.

Обучающая деятельность предприятия должна быть представлена достаточно разнообразными ее видами:

-по видам обучения – внутри фирменное обучение, вне фирмы и самообучение, самоподготовку;

-по формам обучения - с отрывом  от производства и без отрыва  от производства;

-по целевому назначению - подготовка  новых рабочих, повышение квалификации, переподготовка;

-в зависимости от места обучения: на рабочем месте и вне рабочего места.

Во внефирменном обучении роль предприятия должна сводиться к определению требований не только к количеству, но к направленности обучения, закрепленных в соответствующих договорах (заявках) на подготовку. При этом сам процесс обучения осуществляется в специальных учебных центрах при предприятии, а также в системе высшего и среднего специального образования. Кроме того, предприятие посредством различного вида стимулов должно влиять на самообразование (самоподготовку) своих работников.26

В отношении специалистов и руководителей обучающая функция предприятия должна проявляться, прежде всего, в организации повышения их квалификации.

Обучение рабочих непосредственно на рабочем месте должно носить оперативный характер, быть всегда конкретно, т.к. ориентировано на освоение конкретного трудового процесса, выполнение конкретной работы. В свою очередь, оно не требует больших расходов на обучение, сокращает период адаптации работника. В процессе обучения должны использоваться такие методы, как работа  течение некоторого времени в качестве ассистента, постепенное усложнение заданий, ротация (смена рабочих мест, делегирование части функций ответственности и др.

Обучение на рабочем месте должно быть характерно, прежде всего, для рабочих и служащих простых должностей.

Обучение вне рабочего места (как правило, осуществляется с отрывом от производства) более эффективно, имеет большую теоретическую направленность, дает разностороннюю подготовку, но требует значительных затрат.

Обучение вне рабочего места характерно для всех категорий работников, но в большей мере должно применяться для руководителей, специалистов и служащих.

Основными целями деятельности предприятия в области организации переподготовки и повышения квалификации кадров на предприятии  должны быть:

-обеспечение надлежащего уровня  подготовки работника соответствующего  требованиям рабочего места (должности);

-обеспечение условий для мобильности  работника, как предпосылки к  лучшему использованию и обеспечению  занятости;

-обеспечение возможности для  продвижения работника как условия  формирования мотивации и удовлетворения  трудом.

Переподготовка кадров, повышение квалификации – важное звено в сбалансированности спроса и предложения рабочей силы. Меняя профессиональную направленность подготовки, уровень квалификации, а также осуществляя первичную подготовку для конкретных рабочих мест, предприятие может обеспечить наиболее полное соответствие структуры работников структуре рабочих мест с учетом всего спектра требований, предъявляемых последними к качеству рабочей силы.

В целом, перед системой управления персоналом на предприятии должны стоять следующие задачи в области переподготовки и повышения квалификации работников:

1)выработка стратегии в формировании  квалифицированных кадров;

2)определение потребности в  обучении кадров по отдельным  его видам;

3)правильный выбор форм и  методов подготовки, переподготовки  и повышения квалификации;

4)выбор программно-методического  и материально-технического обеспечения  процесса обучения как важного условия качества обучения;

5)изыскание средств для  финансирования всех видов обучения  в необходимом количестве и  с требуемым качеством.

Рассмотрим основные направления по организации системы переподготовки и повышения квалификации персонала на ООО «Топ-книга».

А) Формы и методы переподготовки и повышения квалификации рабочих

Кадровая политика предприятия в части переподготовки и повышения квалификации кадров  может иметь различную направленность – от ориентации на подготовку узкоспециализированных рабочих, служащих и специалистов, умеющих выполнять одну-две конкретные операции, или специализирующихся в одной области до ориентации на долгосрочные интересы (переподготовка рабочих широкого профиля и повышение их квалификации, переподготовки и повышения квалификации специалистов на базе серьезной теоретической подготовки).

Переподготовка кадров рабочих означает освоение последними новой профессии. Необходимость в переподготовке вызывают такие процессы, как высвобождение работников и их плановое продвижение, внутризаводская текучесть работников.

Переподготовка касается не только высвобождаемых работников, но и рабочей силы при формировании ряда профессий широкого профиля. В этом случае переподготовка должна тесно увязываться с профессионально-квалификационным продвижением рабочих, а основная ее форма – это обучение смежным и вторым профессиям. Особенно большое распространение освоение вторых и смежных профессий получило в связи с развитием коллективных форм организации руда как важного условия реализации на практике принципа взаимопомощи и взаимозаменяемости.

Особенность переподготовки кадров – в контингенте, которых она охватывает. Это, в основном, рабочие средних и старших возрастов, проработавшие определенное время (часто весьма продолжительное) по определенной профессии, что накладывает свою специфику на обучение. Существенно отличается и образовательный уровень данного контингента рабочих: низкий уровень среднего образования и давность его получения.