Совершенстование систем управления персоналом в фирме

Таблица 4

Форма для записи сведений об отдельных обязанностях

 

№

Ответы

 

 

 

 

 

Бесконтактный метод - анализ должности (работы) с использованием анкетирования (опросного листа) 

Преимуществом этого метода является возможность получения большого объема данных от нескольких человек, выполняющих аналогичную работу. Подготовка к сбору материалов с помощью анкетирования (опросного листа). При использовании опросных листов также очень важно разъяснить тому, кто получит вопросник, для чего проводится исследование.

По опыту известно, что даже самое проникновенное обращение не гарантирует полного заполнения опросного листа и качественных ответов. В данном случае важно содействие непосредственных руководителей тех сотрудников, которые будут отвечать на вопросы. 

 

Опросный лист для анализа работы в ГУП «Генеральная дирекция единого заказчика» 

 

Приведенные ниже вопросы необходимо использовать избирательно, с учетом специфики фирмы.

Должность ______________     Отдел _________________ 
Код должности (если есть) _____    Должность руководителя _____ 
Дата заполнения _____

1. Основная  цель (задача) вашей работы? ______________________

2. Если  у вас есть подчиненные, перечислите  их должности __________

3. Если  у вас есть подчиненные, отметьте, пожалуйста, те виды деятельности, которые вы считаете наиболее  важными и требующими вашего особого внимания.

4. Отметьте, в чем состоит ваша работа:

[ ] подбор  кадров; [ ] формирование бюджетов;

[ ] продвижение; [ ] составление указаний, распоряжений;

[ ] консультирование,

разъяснение особенностей

выполнения работы; [ ] развитие работников;

[ ] помощь  подчиненным в решении вопросов; [ ] обучение подчиненных;

[ ] увольнение; [ ] поддержание дисциплины;

[ ] постановка  задач перед сотрудниками; [ ] оценка рабочих показателей подчиненных;

[ ] контроль  работы подчиненных; [ ] составление графиков, планов работ;

[ ] другое (указать)___________.

5. Рабочие  обязанности. Пожалуйста, кратко опишите, что вы делаете и, если возможно, как вы это делаете в соответствии  с теми обязанностями, которые  вы считаете самыми важными  и/или трудными:

а) ежедневные обязанности _______________________________

б) периодические обязанности (раз в неделю, месяц, квартал и т. д.) _____

в) обязанности, исполняемые с нерегулярными интервалами _________

6. Образование. Отметьте, пожалуйста, необходимый  уровень образования для вашей профессии (за исключением того, который имеете вы):

[ ] не  требуется никакого формального  образования;

[ ] незаконченное  высшее;

[ ] высшее;

[ ] неполное  среднее;

[ ] ученая  степень или специальная лицензия.

[ ]среднее;

[ ]среднее специальное;  

7. Опыт. Отметьте, какой опыт необходим  для выполнения вашей работы:

8. Навыки. Перечислите, пожалуйста, навыки, которые  необходимы для выполнения вашей работы (например, аккуратность, внимательность, умение использовать определенное оборудование, технологии) __________________

9. Оборудование. Требует ли ваша работа применения  какого-либо оборудования?

Да___Нет___

Если "да", то напишите, какое оборудование и отметьте, как часто вы его используете:

 

Оборудование	Редко	Иногда	Часто
(1)	[]	[]	[]
(2)	[]	[]	[]

 

 

 10. Физические требования. Отметьте  те из них, которые вам приходится  выполнять и как часто:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Работа с тяжестями	[]	[]	[]
[]Неудобная поза	[]	[]	[]
[ ] Высокая интенсивность труда	[]	[]	[]
[ ] Особые требования к органам  чувств (зрение, слух и т. д.)	[]	[]	[]
[ ] Работа, связанная с вибрациями	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

11. Эмоциональные  требования. Отметьте те из них, которые возникают в вашей работе и как часто:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Общение с представителями других  организаций	[]	[]	[]
[ ] Взаимодействие с клиентами	[]	[]	[]
[ ] Непосредственное руководство  подчиненными	[]	[]	[]
[ ]Сжатые сроки	[]	[]	[]
[ ]Неритмичная работа	[]	[]	[]
[ ] Деятельность в изоляции от  других	[]	[]	[]
[]Общение с вышестоящим руководством	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

 

12. Условия  работы. Отметьте те из них, в которых проходит ваша работа, и укажите, как часто они присутствуют:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ]Пыль	[]	[]	[]
[ ] Недостаточная освещенность	[]	[]	[]
[ ] Высокая температура	[]	[]	[]
[ ] Низкая температура	[]	[]	[]
[ ] Неприятный запах	[]	[]	[]

 

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Шум	[]	[]	[]
[ ] Высокая влажность	[]	[]	[]
[ ]Вибрации	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

 

 13. Здоровье и безопасность. Из  следующих физических факторов, влияющих на здоровье, выберите те условия, в которых вам приходится работать, и отметьте, как часто они воздействуют на вас:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Высоко расположенное рабочее  место	[]	[]	[]
[ ]Радиация	[]	[]	[]
[ ] Опасность механических травм	[]	[]	[]
[ ] Движущиеся объекты	[]	[]	[]
[ ] Взрывчатые вещества	[]	[]	[]
[ ] Опасность электротравм	[]	[]	[]
[ ] Риск возгорания	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

После сбора всей необходимой информации можно приступать к официальному изложению результатов. Какого-либо стандарта на описание работы не существует. Документы такого рода могут различаться по структуре, объему, степени детализации и оформлению.

Предлагаемая методика подготовлена с учетом рекомендаций российских и зарубежных специалистов по управлению персоналом. (Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить.) 

 

Документальное оформление результатов опроса 

Подготовка к описанию должности включает:

1. Исследование  информации, полученной в ходе  анализа работы.

2. Ее  уточнение с помощью сотрудника  и его руководителя.

3. Изучение  мнений экспертов по поводу  полученных данных и при необходимости подготовка нормативов.

4. Уточнение  структуры и формы описания  работы.

Примерная структура описания работы

1. Определение  работы. Раздел содержит следующие  сведения: название работы, код должности (если имеется), статус (руководитель, специалист, рабочий), подразделение, название должности непосредственного начальника, ставки зарплаты (и/или их диапазон) для данной работы, льготы, категории (например, в фирме могут быть технологи I или II категории и т. д.), цель деятельности, дату составления данного описания, его составитель.

2. Краткое  описание работы. В данной части  излагаются только основные функции  и действия. (Например, может содержаться  следующая информация: "осуществляет  закупку, регулирует поставки, запасы, распределяет материалы, необходимые  для производства").

3. Обязанности  и ответственность. Детальный список  фактических обязанностей, соответствующих  рабочему месту, а также ответственность. Особое внимание нужно уделять  четким формулировкам, чтобы сотруднику  было понятно, за какой процесс  он отвечает. Этот раздел является основным при определении требований к кандидатам, организации их оценки и отбора.

4. Отношения. Описание взаимоотношений работника с другими людьми внутри и вне компании. Необходимо зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций. Информация данного раздела, как правило, группируется следующим образом:

а) от кого получает сведения, указания, полуфабрикаты, сырье;

б) кому адресует (то же самое);

в) с кем сотрудничает с целью выполнения заданий. Полномочия. Целесообразно указывать для управленческих кадров: кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться.

5. Стандарты исполнения (требуемые результаты). Данный раздел включается в описание тех работ, для которых имеются показатели результативности. Стандартом или требуемым итогом может быть, например, объем продаж в указанные сроки.

6. Условия труда и окружающая среда. Изложение таких факторов, как уровень шума, опасные условия, высокая температура.

Описание работы оформите в табличной структурированной форме с четким выделением разделов и подразделов. Объем не лимитируется, он зависит от специализации работы. Ниже приведена примерная форма.

 

 

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Название работы	Подразделение
Статус работы	Кем написано
Код должности	Дата составления
1. Цель работы (для топ-менеджеров  определяющими являются задачи  организации; для специалистов - подразделения, для исполнителей - рабочего места):
2. Краткое описание работы: список  наиболее важных или регулярных  задач
3. Подотчетен:
4. Контролирует:
5. Обязанности и ответственность  по работе (кратко опишите каждую  обязанность специалиста и, если возможно, как он с ней справляется; приблизительный срок ее выполнения, используемое оборудование):
а) ежедневные обязанности:
б) периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т. д.):
в) обязанности, выполняемые нерегулярно:
6. Стандарты исполнения:
7. Условия труда и окружающая  среда: