Системный анализ виртуального бизнес-проекта на примере рекламного агентства «PR Эксперт»

В двух словах суть проблем можно свести к неэффективному управлению. Оно приводит к появлению узких мест в бизнес-процессах, к сбоям и непрозрачности бизнес-процессов, к высоким рискам различных негативных последствий. Все это ведет к неизбежным потерям времени и других ресурсов. Как итог - уменьшение прибыльности рекламного бизнеса.

 

Рассмотрим  основные потенциальные проблемы, связанные  с неправильным, неэффективным управлением  такими важными составляющими рекламной  деятельности, как: информация, сотрудники и различные ресурсы.

 

 

Проблема  №1. Неэффективное управление информацией.

 

Любая рекламная  кампания должна исходить, прежде всего, из поставленных целей и задач, а  начинаться она должна с маркетинговых  исследований (анализ и сегментирование  рынка, потребительский и конкурентный анализ). На основе полученных данных производится медиапланирование: разрабатываются  грамотные комплексные медиапланы, которые должны учитывать целевую  аудиторию, количественный охват аудитории, периодичность выхода рекламы, формат, среднюю стоимость контакта и  множество других аспектов.

По ходу подготовки или проведения рекламных кампаний необходимо собирать, отслеживать и  другую информацию, например данные о  том, какие рекламные площадки заняты или освободились; к каким подрядчикам (и на каких условиях) можно обратиться; где, какая реклама и в каком объеме уже вышла и т.д. Вот здесь и начинаются трудности, связанные с управлением. Представьте себе огромные объемы информации, которые необходимо вовремя собрать, проанализировать и структурировать. Задача усложняется тем, что источники информации, как правило, разнородны.

 

 

Проблема  №2. Неправильное управление финансами, бюджетом и т.д.

 

Финансовый  учет, планирование бюджета, учет товарно-материальных ценностей, налоговый и бухгалтерский учет – это потенциальные тонкие места в процессе подготовки и реализации рекламных кампаний. Пока готовятся медиапланы, утверждаются рекламные бюджеты, происходит процесс взаимодействия с различными целевыми площадками, медиаканалами, подрядчиками, производствами. И здесь возникают новые трудности. С каждой площадкой необходимо оформить документы, в том числе финансовые. По ходу проведения рекламной кампании необходимо отслеживать возможные остатки денежных средств и учитывать их в финансовом планировании на следующий период. Во время проведения рекламной кампании могут поменяться условия сотрудничества  с той или иной площадкой, подрядчиком.

Эти изменения  также необходимо учесть в последующем  финансовом планировании и бюджетировании.

Проблема  №3. Плохое управление человеческими  ресурсами.

 

При подготовке и реализации масштабных рекламных кампаний в процесс вовлекается широкий круг сотрудников рекламного агентства: топ-менеджеры, руководители проектов, менеджеры по работе с клиентами, дизайнеры, менеджеры производственного отдела, сотрудники креативного отдела, пиарщики, программисты, фотографы и многие другие.

Каждый должен сделать свою работу вовремя, добившись  нужного результата, оперативно отчитавшись  за него и получив заслуженное вознаграждение. Если какое-то звено из этой цепочки выпадает, то дает сбой весь бизнес-процесс, страдает общий результат. Поэтому важно не только грамотно, оперативно и четко ставить задачи для всех этих подразделений, но и практически в онлайн-режиме контролировать процесс выполнения задач, своевременно реагируя на негативные изменения.

 

 

Мы рассмотрели  только основные потенциальные проблемы. Глядя со стороны на деятельность крупного рекламного агентства, на множество бизнес-процессов и людей, вовлеченных в них, возникает ощущение, что в этой самой рекламной деятельности царит настоящий хаос. Часто в таком сумбуре руководители проектов не могут оперативно и качественно анализировать ситуацию, выявлять и оперативно устранять проблемы. Нет своевременной обработки и анализа поступающей информации. Возникают потери рабочего времени, дополнительные трудозатраты, риски, связанные с ошибками управления и учета. А если вы не можете эффективно управлять информацией, финансами, людьми и другими ресурсами, то вы не можете результативно и грамотно осуществлять и общее управление рекламными проектами, кампаниями, предприятиями.

 

Становится  понятно, что весь этот хаос надо каким-то образом организовать. Например, автоматизировать, т.е. упорядочить с помощью автоматизации. На помощь приходят информационные технологии (IT).

Речь идет об автоматизации деятельности рекламного агентства, об автоматизированном управлении рекламой.

 
 
Анализ рынка информационных систем показал, что в основном для управления и автоматизации рекламной деятельности предлагаются различные упрощенные ИТ-системы, типа CRM.

Конечно, они  могут решить ряд проблем, связанных  с работой, например, отдела продаж рекламного агентства: помогут грамотно отрабатывать воронку продаж, учитывать  количество и источники входящих обращений, вести историю взаимоотношений с клиентами, фиксировать статусы заказа, отслеживать различные этапы бизнес-процесса продаж. Но все же подобные CRM-системы не в состоянии решить весь комплекс проблем, стоящих перед сетевым или рекламным агентством полного цикла, решить все задачи крупной рекламной компании. Требуется более сложная, комплексная информационная система, которая содержит в себе как блок CRM, так и другие блоки, в том числе финансовые, HRM и т.д.

 

 

Обобщенно такое  комплексное решение по управлению рекламной деятельностью должно сочетать в себе:

 

• Систему управления рекламными проектами;
• Систему анализа и контроля эффективности деятельности компании;
• Систему финансового планирования;
• Систему бухгалтерского и налогового учета;
• CRM-систему: управление отношениями с покупателями и поставщиками;
• HRM-систему: управление персоналом (включая расчет заработной платы).

 

В процессе развития подобное решение может дополняться  различными блоками и модулями, например, web-модулем для заказа рекламной продукции через интернет. 
 
Автоматизация рекламного агентства позволяет решить все вышеперечисленные проблемы.

Она несет в себе множество выгод и плюсов:

 

1. Повышается эффективность и прибыльность работы рекламного агентства за счет оперативного анализа и своевременной обработки поступающей информации, сокращения рисков, связанных с ошибками управления и учета, четкого и прозрачного контроля над управлением проектами.
2. Сокращаются постоянные и непрогнозируемые затраты на осуществление рекламной деятельности.
3. Минимизируются потери рабочего времени сотрудников за счет отсутствия необходимости консолидации и сверки данных из разнородных систем.

 

 

В общем и  целом руководство агентства  получает в свои руки рычаги эффективного управления информацией, персоналом, финансовыми  потоками и другими ресурсами  и направлениями деятельности. Это  благотворно влияет на организацию  работы и результативность рекламного бизнеса, повышает его устойчивость, помогает увеличивать объемы продаж и прибыльность.

 

 

 

Оптимизация основных элементов управления.

 

Успешную внутреннюю деятельность рекламного агентства обуславливают пять центральных элементов управления: стратегия, текущая деятельность агентства, культура, работа и вознаграждение.

 

1.Стратегия. 

Мудрость  и компетенция руководства в  первую очередь проявляются именно в стратегии. Стратегия отражает то, каким хочет стать агентство, и то, как этого добиться. Любое  коммерческое предприятие должно иметь  свою стратегию.

Стратегия логически  вытекает из видения будущего. Если руководство агентства стремится  к росту, коммерческим достижениям, индивидуальности, признанию, высоким  доходам, то все это можно назвать  целями фирмы, а стратегией станет путь достижения намеченных целей, воплощение видения будущего в реальность.   

2.Текущая  деятельность агентства.

Успех рекламодателей зависит от деятельности рекламистов, поэтому клиенты не могут оставаться безучастными к тому, как происходит управление агентством. Значительная часть процесса ежедневного управления агентством относится к  текущей деятельности. Здоровая деятельность и приверженность к нормам деловой этики относятся к необходимым условиям процветания и эффективного управления. Агентство сможет установить стабильные отношения с собственными сотрудниками, поставщиками и клиентами лишь при условии, что его благополучие не вызывает сомнений.  

   3.Культура.

В основе организации  рекламного агентства «PR Эксперт» должна находиться культура, позволяющая понять и принять неизбежные особенности рекламного бизнеса. Для этого необходимы: открытое общение между всеми сотрудниками, наличие полной и достоверной информации, честность в оценках и достаточно простой доступ рядовых работников к руководству.

Сотрудникам нужна корпоративная культура, при  которой предполагаются реальная порядочность и честность, карьерный рост предсказуем, понятен и рационален, а преданность  своему делу и профессиональные достижения признаются и достойно вознаграждаются.

Созданная в  рекламном агентстве «PR Эксперт» корпоративная культура предполагает и специфический подход к набору персонала. Его можно назвать естественным отбором, когда к работе приступают только люди, подходящие для рекламного бизнеса по своим индивидуальным особенностям. Однако во многих агентствах до сих пор очень большое внимание уделяется резюме и слишком малое – определению того, могут ли они в принципе работать в рекламной отрасли.

4.Работа.

Эффективность общей работы агентства обуславливается  следующими факторами: исследования для  определения рекламной стратегии  и выбора творческого направления, разработка всей рекламной компании и распределение средств между  ее элементами, объединение четырех  направлений деятельности агентства (работа с клиентами, творческие разработки, производство рекламы, ее размещение) в единый процесс, основа которого –  командная работа коллектива.

5.Вознаграждение.

Система вознаграждений, помимо удовлетворения потребностей сотрудников, отражает принципы функционирования агентства.

Существуют  простые правила создания организационной  культуры, при которой вознаграждения становятся положительной движущей силой. Система оплаты труда должна быть структурированной, многоуровневой, содержать должностные описания и характеристики, учитывать качество выполненной работы, предусматривать  пересмотр зарплат и быть справедливой по отношению ко всем работникам. Не допускаются тайные сделки, дискриминация, фаворитизм, несправедливость.

 

Проведенный анализ управленческой деятельности рекламного агентства «PR Эксперт»  позволяет сформулировать основные функции руководства предприятия. На мой взгляд, они должны сводиться к следующему:

 

• Проведение макроэкономического  анализа  ситуации;
• Анализ  экономической  конъюнктуры  рынка рекламы,  позволяющего эффективно, своевременно и качественно удовлетворить обнаруженные нужды, потребности и запросы;
• Выдвижение конкурентных идей;
• Реализация этих идей;
• Обеспечение независимости фирмы от изменения конъюнктуры рынков товаров,  факторов производства  за  счет гибкости своих производственных сил;
• Обеспечение внутренней гибкости за счет оснащения другим оборудованием;
• Обеспечение уровня конкурентоспособности рекламных услуг, требуемой для захвата лидерства в обслуживаемых и перспективных сегментах рынка;
• Обеспечение высокой эффективности функционирования фирмы за счет наиболее рационального использования инвестиционных возможностей фирмы;
• Обеспечение эффективной разработки и реализации стратегической программы технологического и социального развития фирмы.