Системный анализ виртуального бизнес-проекта на примере рекламного агентства «PR Эксперт»

Работу выполнила

студентка 2 курса

группы БМ-МК-201

Лощинина  Юлия

 

 

Эссе по дисциплине «Системный анализ в менеджменте»

на тему: Системный  анализ виртуального бизнес-проекта 

на примере  рекламного агентства «PR Эксперт»

 

 

Часть 1. Описание предприятия и его системы управления.

 

Основные  определения системного анализа:

В современном понимании системный анализ – это научная дисциплина, разрабатывающая способы исследования разнообразных систем или ситуаций и принятия решений в условиях анализа большого количества информации.

Система – это совокупность элементов, находящихся между собой в определенной зависимости и составляющих некоторое единство (целостность), направленное на достижение определенной цели.

Состояние системы – множество значений, характеризующих систему в данный момент времени.

Проблема – несоответствие между существующим и требуемым состоянием системы при данном состоянии среды в рассматриваемый момент времени.

Подсистема – часть системы, выделенная по определённому признаку, обладающая некоторой самостоятельностью и допускающая разделение на элементы в рамках данного рассмотрения.

Среда – множество объектов вне данного элемента (системы), которые оказывают влияние на элемент (систему) и сами находятся под воздействием этого элемента (системы).

Цель – ситуация, которая должна быть достигнута при функционировании системы за определённый промежуток времени.

Закономерность – это часто наблюдаемое, типичное свойство, присущее объектам и процессам, которое устанавливается опытом.

Общесистемные закономерности - это закономерности, характеризующие принципиальные особенности построения, функционирования и развития систем любой природы.

 

В качестве объекта исследования я выбрала рекламное агентство «PR Эксперт». Это рекламное агентство является системой, а значит, ему свойственны определенные общесистемные закономерности:

• Эмерджентность. При объединении элементов в систему наблюдается явление эмерджентности - возникновение в системе новых интегративных качеств, не свойственных ее компонентам.
• Целостность. Если изменение в одном элементе системы вызывает изменения 
  во всех других элементах и в системе в целом, то говорят, что система ведет 
  себя как целостность или как некоторое связанное образование.
• Коммуникативность. Любая система не изолирована от других систем, но связана множеством коммуникаций с окружающей средой, которая представляет 
  собой сложное и неоднородное образование.
• Иерархичность. Закономерность иерархичности заключается в том, что любую систему можно представить в виде иерархического образования. При этом на всех уровнях иерархии действует закономерность целостности.
• Историчность. Из диалектики известно, что любая система не может быть неизменной, что она не только возникает, функционирует, развивается, но и погибает — любая система имеет свой жизненный цикл, поэтому каждая система исторична.
• Рост и развитие. Любая система со временем претерпевает количественные и  
  качественные изменения. Для этих изменений вводятся понятия «рост» и «развитие». Рост – это увеличение в числе и размерах. Развитие - это изменения процессов во времени, выраженные в количественных, качественных и структурных преобразованиях от простого к сложному.

Общая характеристика рекламного агентства

 

Рекламно-коммуникационное агентство «PR Эксперт» основано в 1998 году и в настоящее время является одним из лидеров направлений BTL, Event и PR на Юге, в Поволжье и Центральном регионе России. «PR Эксперт» - это около десятка представительств, в которых работает более полусотни высококлассных профессионалов рекламной отрасли. Одновременно во всех филиалах «PR Эксперт» работает более 50 сотрудников, а вместе с промоутерами – более 700.

Агентство представляет собой независимую организацию людей, специализирующихся на разработке и подготовке рекламной деятельности, рекламы и прочих рекламных материалов.

Основные задачи рекламного агентства:

1. Организация рекламно - информационной службы;
2. Постановка рекламного дела на современном уровне;
3. Проведение рекламных кампаний;
4. Обеспечение потребителей и рекламодателей качественной рекламой.

Основные цели рекламного агентства:

1. Предоставление клиентам профессиональной помощи в разработке, организации и проведении всевозможных рекламных акций.
2. Эффективная деятельность рекламного агентства, приносящая достаточную прибыль для его существования и развития.
3. Завоевание определенной доли рынка на начальном этапе с последующим расширением.
4. Создание образа фирмы и закрепление в рекламном бизнесе.

Рекламное агентство «PR Эксперт» занимается осуществлением следующих видов деятельности:

• Разработка комплексных рекламных компаний;
• Дизайн (разработка товарного знака, логотипа для размещения в средствах массовой информации);
• Размещение рекламных статей, частных объявлений в СМИ  г. Саратова и других регионов страны;
• Полиграфия и сувенирная продукция (листовки, буклеты, календари, плакаты, пакеты, зажигалки, авторучки и др.);
• Теле - видео реклама (разработка сценария, съемка и размещение видеороликов);
• Наружная реклама (щиты, указатели, вывески, таблички, штендеры, оформление автотранспорта и др.);
• Проведение презентаций.

На данный момент рекламное агентство «PR Эксперт» прошло этап становления и приобрело хорошую репутацию. Агентство многопрофильное. Оно проводит политику завоевания рынка путем предоставления своим клиентам всего спектра рекламной продукции, производимой по мировым стандартам. Своей производственной базы нет, но агентство располагает широкой базой производителей полиграфии, сувенирной и другой рекламной продукции, необходимой для проведения рекламной кампании.

Хорошо зарекомендовав себя, агентство «PR Эксперт» работает с новыми и постоянными клиентами. Благодаря рекомендации фирм, приобретает новых партнеров.

 

 

Организация управления рекламным агентством

 

Рекламное агентство «PR Эксперт» имеет централизованную форму управления.

В структуру  организации входят следующие подразделения: управление организации, отдел по работе с клиентами, отдел размещения рекламы, творческий отдел, финансовый отдел, курьерская служба и водители. Общая численность  работающих - 55 человек.

1. Высшим органом, принимающим важные производственные решения, является - управление организации в лице генерального директора, исполнительного директора  и главного бухгалтера.

Управление организации осуществляет рассмотрение финансовых, материальных и людских ресурсов, организационных систем, технологических возможностей.

Генеральный директор занимается кадрами, заключает договоры с рекламодателями и рекламными агентствами, которые поставляют сувенирную, печатную и другую рекламную продукцию.

Главный бухгалтер во главе финансового отдела ведет всю финансовую деятельность фирмы: начисление и уплата налогов, распределение прибыли, расчет и выдача заработной платы.

Исполнительный директор координирует, направляет и контролирует деятельность менеджеров.

2. Отдел по работе с клиентами состоит из 4 менеджеров, которые являются движущей силой работы всего агентства в целом.

В обязанности  каждого менеджера входят: поиск  потенциальных клиентов, обзор рынка, организация сотрудничества с рекламодателями. Менеджер ведет клиентскую базу в  электронном виде, принимает заказы, разрабатывает  рекламные предложения и рекламные кампании,  заключает договор с клиентом на рекламное обслуживание. Совместно с дизайнером разрабатывает оригинал – макеты, утверждает их у заказчика. Подготавливает пакет необходимых бухгалтерских документов. Ведет заказ от его принятия до сдачи готовой продукции.

3. Отдел размещения рекламы – связи со средствами распространения рекламы и размещение заказов. Менеджеры отдела связываются с издательствами, рекламными агентствами и промоутерами.

4. Творческий отдел агентства состоит из художников, дизайнеров, авторов. Основная работа состоит в формировании идеи обращения. Они выполняют работу в нескольких вариантах в четко установленные сроки и предоставляют ее заказчику через менеджера. Клиент выбирает наиболее понравившийся вариант, производит корректировку, после чего окончательный вариант дизайна выводится на печать.

5. Финансовый отдел – ведение финансового учета и составление финансовой отчетности.

6. Курьерская служба и водители  – подчиняются в основном руководителю отдела размещения рекламы. В их обязанности входит отвозить заявки на рекламу в издательства или в агентства. Также они возят к заказчику необходимые документы. Помимо этого, в их обязанности входит закупка и доставка оргтехники, закупка расходных материалов – бумаги, канцелярских принадлежностей. Водители также ответственны за транспортное обеспечение проекта.

Часть 2. Описание бизнес-процессов предприятия.

 

 

Бизнес-процесс  – это установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для внутреннего или внешнего клиента.

На практике в каждой компании существуют типичные для их сферы, взаимосвязанные друг с другом бизнес-процессы, имеющие  своей целью создание и реализацию товаров и услуг.

 

Бизнес-процессы часто представляют собой комбинацию ключевых, управленческих и поддерживающих процессов:

 

• Ключевые процессы объединяют задания и работу для выполнения определенных требований клиента с применением ключевых производственных компетенций. Они являются стратегически важными и в то же время специфическими, имеют особое значение для достижения общей цели компании.
• Управленческие процессы  содержат в себе задачи и деятельность, направленные на долгосрочное развитие компании и реализацию целей компании.
• Поддерживающие процессы  содержат необходимые задания и работы для поддержания ключевых процессов.

 

На схеме  дана основная типология бизнес-процессов на предприятии, а также представлена их взаимосвязь.

 

 

Схема 1. Взаимосвязь  бизнес-процессов предприятия.

 

К ключевым бизнес-процессам  рекламного агентства «PR Эксперт» относятся:

 

• Изучение конъюнктуры рынка;
• Рациональное использование имеющихся ресурсов;
• Повышение устойчивости и стабильности рекламного агентства;
• Разработка и создание рекламной компании;
• Создание клиентской базы;
• Прием на работу квалифицированных специалистов рекламного дела;
• Предоставление полного пакета услуг;
• Обеспечение и сохранение доверительных отношений с клиентами;
• Разработка, проектирование и дизайн рекламной продукции;
• Производство и реализация рекламной продукции;
• Проведение расчетов и подведение итогов работы агентства.

 

К управляющим  бизнес-процессам рекламного агентства «PR Эксперт» относятся:

 

• Анализ внешней и внутренней среды организации;
• Выбор стратегии для развития агентства;
• Долго- и среднесрочное планирование;
• Проведение кадровой политики;
• Мотивация персонала;
• Обеспечение связей между подразделениями агентства;
• Инвестиционное планирование;
• Стратегическое планирование;
• Финансовое планирование;
• Оперативное управление процессами.

 

К поддерживающим бизнес-процессам рекламного агентства «PR Эксперт» относятся:

 

• Бухучет и составление баланса;
• Менеджмент персонала;
• Менеджмент информации;
• Менеджмент технического обслуживания;
• Контроль и обеспечение качества рекламной продукции;
• Обработка данных;
• Логистика;
• Административные процессы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Часть 3. Оптимизация бизнес-процессов предприятия.

 

 

Оптимизация бизнес-процессов – это непосредственная разработка и реализация мероприятий по совершенствованию (реорганизации) бизнес-процессов компании.

Оптимизация направляется на реализацию поставленных целей и содержит мероприятия, устраняющие  обнаруженные проблемы. 

 

Потребительский анализ рекламного рынка показывает, что основной целевой аудиторией любого рекламного агентства являются крупные заказчики, которые занимаются масштабным продвижением новых или  текущих брендов (товаров, услуг). В  сферу интересов подобных клиентов попадает множество медиаканалов: печатные СМИ, наружная реклама, ТВ, радио, интернет-маркетинг, социальный маркетинг, BTL-акции на местах продаж и многие другие. Из этой комплексности, из большого количества, масштабности, разнообразия поставленных задач и  вытекают основные проблемы и трудности, с которыми приходится иметь дело крупным специализированным, сетевым  или полноцикловым рекламным  агентствам.