Системный анализ в современном менеджменте

Чтобы отличать цели человеко - содержащих систем от любых иных следует все системы разделить на два класса — механические и органические системы. Механические системы могут быть построены в значительной мере по произволу их создателей; они обладают раз и навсегда заданными извне свойствами и собственных целей не имеют. А органические системы по аналогии с живыми, биологическими организмами обладают способностью к сознательному изменению, к саморазвитию. Такие системы создают недостающие им органы, средства для достижения своих целей. Если руководство предприятия создает условия для его развития, то такое предприятие способно выжить в современных экономических условиях и добиться определенного успеха. Это является следствием того, что предприятие становится открытой системой за счет отражения в целях его работников окружающего мира, его меняющихся идей, ценностей и интересов. Если же пытаться строить предприятие по законам функционирования механизмов, то такое предприятие не может стать ничем большим, чем механизмом, обреченным на умирание в условиях современного рынка, становясь закрытой системой, нежизнеспособной и деградирующей [1, c.111].

Давно ушли в прошлое представления, что главная цель работника заключается  только в получении максимальной зарплаты, что именно материальный стимул является основным мотивом его  трудовой деятельности. Специальные  исследования показали, что потребности  современного работника, которые лежат  в основе его целей — многоаспектны, многогранны. В цивилизованных обществах на первый план выходят не материальные стимулы, а мотивы духовного, психологического плана, морального характера. И действительно, современный человек испытывает потребность в самореализации, в творчестве, в свободе, в общественном признании, в надежном будущем и, конечно, в хорошем материальном обеспечении. Лишь такая фирма будет в полной мере стабильной и процветающей, где важнейшие человеческие и профессиональные потребности ее работников будут удовлетворены.

Однако цели фирмы как целого нельзя свести только к целям ее работников или к целям ее хозяев. На самом деле цели предприятия должны представлять собой гармоническое сочетание — систему четырех категорий целей: целей его работников, целей его собственников, целей потребителей его продукции и целей общества в целом.

Среди всех целей фирмы необходимо выделить стержневую, базовую цель, которая будет ведущим стимулом деятельности фирмы; она должна играть не только организующую и интегрирующую  роль, но выполнять и вдохновляющую, пропагандистскую функцию. Такая цель представляет собой миссию фирмы, ее предназначение для потребителей. Она, естественно, публично объявляется, рекламируется, а, главное, доводится до сознания каждого  работника предприятия, побуждая его  к активному служению на благо  потребителя. Ясно, что максимизация прибыли не может служить миссией  предприятия, поскольку является лишь его внутренней целью, в то время, как миссия представляет собой цель, выходящая за рамки предприятия. Например, миссией фирмы “Макдональдс” является быстрое, качественное обслуживание клиентов с помощью стандартного набора продуктов. Понятно, что миссия фешенебельного ресторана существенно от нее отличается, т.к. ориентирована на другие потребности клиентов [3].

Все остальные цели предприятия  должны представлять собой средства реализации его миссии. К таким  средствам можно отнести службу маркетинга, производство, подбор и  обучение персонала, проведение научно-исследовательских  работ и многое другое. Естественно, что эффективно осуществить миссию фирмы можно лишь тогда, когда  все, используемые для этого средства связаны в единую гармоничную  систему. При этом каждое из средств, в свою очередь, тоже представляет собой  систему, состоит из разных компонентов. Например, производство состоит из взаимосвязанных цехов, отделов, служб. Каждый цех — тоже система, включающая в себя станки, оборудование, обслуживающий  персонал и многое другое. Можно  сделать вывод, что совокупность средств, предназначенных для достижения какой-то цели, например, миссии фирмы, или любой иной цели, представляет собой систему, содержащую в себе множество подсистем, как бы “вложенных”  друг в друга, напоминая собой  конструкцию “матрешки”. При этом любая из этих систем обладает двойственностью, являясь одновременно и целью, и  средством: с одной стороны интегральное качество, роль этой системы представляет собой цель, для достижения которой  предназначены компоненты системы  в качестве средств, а с другой стороны, сама данная система является средством для достижения цели более  высокого порядка. Например, производство моторов является целью для работников моторного цеха, но средством для  предприятия в целом [1, c.136].

Методом системного анализа, направленным на обеспечение единства выбранной  цели и средств ее достижения и  является построение “дерева целей”. Существенное достоинство указанного метода заключается в органическом единстве анализа и синтеза. Опыт показывает, что нередко организации  пользуются в основном анализом в  узком смысле этого слова, расчленением задач, проблемных ситуаций на составные  части. Гораздо хуже дело обстоит  с синтезом, для которого необходимо диалектическое мышление, определенная философская культура. Вместе с тем  менеджмент требует синтетического, системного подхода, поскольку управление — это деятельность, которая в  первую очередь направлена на объединение, на синтез интересов людей. Применение метода “дерева целей” служит соединению в процессе создания управленческого  решения аналитической и синтетической  работы. Сам процесс расчленения  общей цели на подцели служит способом их объединения, т. к. выявляются не только отдельные компоненты, но и отношения между ними, связь с главной целью. Хотя дерево целей отражает структуры систем далеко не полностью, и заменить собой всю совокупность процедур системного анализа не может, но, вместе с тем, оно помогает наглядным образом выразить “целевой” подход к организации современного предприятия, что особенно важно в условиях динамичной среды, постоянно влияющей на цели предприятия [3].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Целевой подход к формированию предприятия как системы 

Для гармонизации противоречивых целей  должна быть создана общая система  средств, которая в определенной мере позволяет достигать и те, и другие цели. Состав элементов  и структура системы определяется набором целей, ради которых она  и создается, которые являются системообразующими, интегрирующими факторами. Однако, важно знать, что точных правил, позволяющих построить систему средств исходя из целей не существует. Поэтому поиск адекватной структуры, например, предприятия осуществляется не только на основе непреложных законов и правил, но и с помощью неформальных рассуждений, аналогий, интуиции, опыта.

Так, если предприятие действует  в относительно стабильной рыночной ситуации и выпускает довольно простую  и привычную продукцию, то и цели его просты — поддерживать или  наращивать объем данной продукции. Этим целям соответствует цеховая  форма организации предприятия  с линейной структурой управления.

В динамичной среде предприятие  с быстро меняющимися видами продукции  применяет матричные структуры. Неопределенность среды заставляет предприятия создавать гибкие структуры  — “поисковые” подразделения, “венчурные” (рисковые) фирмы [6, c.154].

На первый взгляд возникает такая  “цепь” причинно-следственных связей, учитываемых при создании предприятия: потребности окружающей среды —  цели предприятия — структура  предприятия. Однако на деле процесс  создания структуры предприятия  основывается на более сложных зависимостях.

Итак, для проектирования любой  системы, например, фирмы, сначала определяются потребности ради удовлетворения которых она и создавалась. Поначалу этот проект должен носить строго идеализированный характер, т. е. намечаются наиболее предпочтительные цели, идеалы и делается предложение, что существуют средства, позволяющие их достигнуть.

Такой подход позволяет сделать  попытку действительно отыскать такие средства, расширить круг поиска, выйдя за пределы стандартного набора привычных средств. Если же действовать  обычными методами, то, скорее всего, мы наметим себе только такие цели, для достижения которых, как нам  кажется, существуют реальные средства.

После процедуры поиска средств, адекватных идеализированным целям, которую следует осуществить с помощью дерева целей, необходимо вспомнить о неизбежности разрыва между планируемыми целями и получаемыми результатами. Устранить полностью этот разрыв невозможно, но существуют методы, позволяющие их сократить. Главным образом это — прогнозирование, целенаправленное исследование будущего результата. Можно предложить относительно простой прием, позволяющий расширить представления о будущем — “дерево следствий [3].

Таким образом, для проектирования целеустремленных систем мы получаем более универсальное средство, чем  обычное дерево целей — “объединенный  граф”, синтезирующий дерево целей  и дерево следствий.

Полагается, что многие проблемы менеджмента  порождаются тем, что органы управления не учитывают эффект несовпадения целей  и результатов, а порой и просто о нем не знают. Отличие конечного  результата от цели остается незамеченным из-за того, что реальное средство, постепенно раскрываясь в ходе деятельности, дает серию промежуточных результатов, каждый из которых немного влияет на цель. К моменту получения конечного  результата цель уже может быть существенно  изменена, разрыв между ними отсутствует  или сглажен и, поэтому, незаметен.

Полагается, что незаметное изменение  первоначальной цели можно считать  закономерностью человеческой деятельности вообще и, управленческого процесса, в частности. Из нее можно вывести  ряд следствий, важных для менеджмента [3]:

1. Нельзя абсолютизировать незыблемость  первоначальных целей управления. Внесение в них коррективов  закономерно и требует использования  специальных процедур.

2. Необходимо постоянно следить  за промежуточными результатами, прогнозировать на их основе  конечный результат и сравнивать  его с целью.

3. Следует вносить необходимые  коррективы в цели, если они  становятся недостижимыми или  требуют новых труднодоступных  или дорогих средств.

4. Необходимо вносить коррективы  и в используемые средства, если  даваемые ими промежуточные результаты  показывают, что конечный результат  будет существенно расходится с первоначальными целями.

 

 

 

 

4. Процедуры системы анализа 

 Для исследования сложных  систем необходимо особое единство  процедур синтеза и анализа.  Существуют разные подходы к  их сочетанию. Мы предлагаем  следующий, на наш взгляд, довольно  широкий перечень процедур системного  анализа, который может быть  эффективно применен к исследованию  таких систем, как предприятие:

1. Определить границы исследуемой системы.

Эти границы условны. Несмотря на кажущуюся  объективность, они диктуются конкретной задачей исследования. Например, границы  системы “корпорация” в одном  случае могут быть определены списочным  составом постоянного персонала, в  другой задаче - постоянным персоналом плюс всеми акционерами компании, в третьем случае эти пределы  расширяются за счет всех временно привлекаемых специалистов, экспертов, консультантов и т.д. Затем можно  расширить эти границы за счет всех поставщиков компании, ее потребителей и любых иных субъектов каким-либо образом с ней связанных.

2. Определить все надсистемы, в которые входит исследуемая система в качестве части.

Строго говоря, каждая система принадлежит  бесконечному числу надсистем, однако, исходя из условных требований конкретной задачи, необходимо ограничиться лишь кругом наиболее значимых надсистем. Так, если мы выясняем воздействие на предприятие  экономической среды, именно она  и будет той надсистемой, в  которой следует рассматривать  его функции. Однако системный подход помогает понять, что действительно  “ узкие “, например, экологические  задачи являются упрощением и искажением реальности: попытка их решения неизбежно  приводит к осознанию связанных  с ними экономических, психологических  и прочих проблем. Поэтому исходя из взаимосвязанности всех сфер жизни современного общества, любой объект, в частности, предприятие, следует изучать в качестве составной части многих систем - экономических, политических, государственных, региональных, социальных, экологических, международных. Каждая из этих надсистем, например, экономическая, в свою очередь, имеет немало компонентов, с которыми связано предприятие - поставщики, потребители, конкуренты, партнеры, банки и т. д. Эти же компоненты входят одновременно и в другие надсистемы - социокультурную, экологическую и т.п. А если еще учесть, что каждая из этих систем, а также каждый из их компонентов имеют свои специфические цели, противоречащие друг другу, то становится ясной необходимость сознательного изучения среды, окружающей предприятие. В противном случае, вся совокупность многочисленных влияний, оказываемых надсистемами на предприятие будет казаться хаотичной и непредсказуемой, исключая возможность разумного управления им.

3. Определить основные черты и направления развития всех надсистем, которым принадлежит данная система, в частности, сформулировать их цели и противоречия между ними.

4. Определить роль исследуемой системы в каждой надсистеме, рассматривая эту роль как средство достижения целей надсистемы.

Следует рассмотреть при этом два  аспекта: 
1.  идеализированную, ожидаемую роль системы с точки зрения надсистемы, т. е. те функции, которые следовало бы выполнять, чтобы реализовать цели надсистемы; 
2.  реальную роль системы в достижении целей надсистемы.

Примером подобного двустороннего  подхода может быть, например, оценка потребностей покупателей в конкретном виде товаров, их качестве и количестве, а с другой стороны - оценка параметров товаров, реально выпускаемых конкретным предприятием. Определение ожидаемой роли предприятия в потребительской среде и его реальной роли, а также их сравнение, позволяют понять многие причины успеха или неудачи компании, особенности его работы, предвидеть реальные черты ее будущего развития.