Роль анализа в менеджменте. Организация аналитической работы

Анализ финансовой системы  предприятия (ФСП). Он составляет значительную часть финансового анализа. ФСП характеризуется обеспеченностью финансовыми ресурсами, целесообразностью и эффективностью их размещения и использования, финансовыми взаимоотношениями, платежеспособностью и финансовой устойчивостью. Оно напрямую зависит от результатов производственной, коммерческой и финансовой деятельности предприятия. Основными источниками информации для анализа финансового состояния предприятия служат формы финансовой отчетности №1, 2, 3, а если анализ проводят внутренние пользователи, то еще и данные текущего бухгалтерского учета. 

Одним из приемов анализа  ФС является чтение баланса и изучение абсолютных величин. Однако, информация только в абсолютных величинах недостаточна для принятия решений, так как  на ее основании нельзя оценить динамику показателей. Поэтому, наиболее часто используются коэффициенты или отношения, представляющие собой показатели ФСП. Полезность анализа отношений для принятия решений зависит от правильности их интерпретации. Анализ финансовых коэффициентов заключается в сравнении их значений с базисными величинами, а также в изучении их динамики за отчетный период и за ряд лет. Существуют такие виды сравнительного анализа: 

- горизонтальный, с помощью  которого определяются абсолютные  и относительные отношения статей по сравнению с началом отчетного периода; 

- вертикальный, который  используется для изучения структуры  средств и источников, путем расчета  удельного веса отдельных статей  в итоговых показателях. 

- трендовый, который  базируется на расчете относительных отклонений показателей за ряд лет от уровня базисного года. 

Отличительной особенностью анализа ФС является роль в нем  человеческого фактора и бухгалтерского риска. Методика анализа включает: анализ платежеспособности предприятия, анализ структуры имущества и средств, вложенных в него, анализ оборачиваемости оборотных средств, анализ деловой активности и эффективности управления.

1.4. Организация аналитической работы на предприятии

Организация аналитической  работы на предприятии должна способствовать своевременному выявлению имеющихся на предприятии и в его подразделениях резервов и нахождению путей их реализации. Сложившаяся практика анализа производственной и хозяйственной деятельности на предприятиях промышленности показывает, что он включает следующие этапы.

1. Составление плана  аналитической  работы:

• определение темы анализа  и  направлений использования  его  результатов;

• разработка программы, календарного плана и распределение  работы между исполнителями;

• определение источников информации, восполнение ее недостатка;

• разработка макетов, аналитических  таблиц, методики их заполнения, способов обработки материалов, формирование результатов анализа.

2. Подготовка материалов  для  анализа:

• подбор имеющейся информации, создание дополнительных источников;

• проверка достоверности  информации;

• аналитическая обработка  информации.

3. Предварительные оценки (характеристики):

• выполнение изучаемых  показателей  за текущий период;

• изменение показателей  по сравнению  с показателями в  предшествующем периоде;

• степени использования  ресурсов.

4. Анализ причин динамических  изменений и отклонений от  базы:

• определения круга  взаимодействующих  факторов и их группировки;

• раскрытие связей и зависимостей между факторами;

• количественное измерение влияния  факторов;

• оценка ущерба от отрицательного влияния  факторов;

• выявление неиспользованных резервов.

5. Итоговая оценка  и сводный  подсчет резервов:

• выводы по результатам  анализа, итоговая оценка;

• сводный подсчет резервов и  рекомендации по их использованию.

По степени охвата изучаемых  явлений и процессов  анализ может  быть полный (общий) и  частичный (локальный).

При полном анализе изучают все  стороны производственной и хозяйственной  деятельности предприятия и его  подразделений. Обычно полный анализ приурочивается к отдельным отчетным периодам (квартал, год).

При частичном анализе изучаются  отдельные подразделения предприятия  или отдельные стороны деятельности предприятия. По периодичности проведения анализ может быть ежедневным, месячным, квартальным и годовым [6].

Анализ работы предприятия  осуществляется экономическими службами при широком  привлечении инженерно-технических  работников. На крупных промышленных предприятиях деятельностью всех экономических  служб управляет главный экономист, который является заместителем директоры  по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу по анализу  хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся лаборатория  экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и т.д.

Экономический анализ входит в обязанности  не только работников экономических  служб, но и технических  отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.).

Примерная схема распределения  функций анализа хозяйственной  деятельности может быть представлена следующим образом.

Производственный отдел  анализирует  выполнение плана выпуска  продукции  по объему и ассортименту, ритмичность  работы, повышение качества продукции, внедрение новой техники и технологии, комплексной механизации и автоматизации производства, работу оборудования, расход нематериальных ресурсов, длительность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.

Отдел главного механика и энергетика изучает состояние  эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов-графиков ремонта  и модернизации оборудования, качество и себестоимость  ремонтов, полноту  использования  оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов.

Отдел технического контроля анализирует  качество сырья и  готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия  по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины.

Отдел снабжения контролирует своевременность  и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность  складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные  расходы и др.

Отдел сбыта изучает  выполнение договорных обязательств и  планов поставок продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре, состояние  складских запасов и сохранность  готовой продукции.

Отдел труда и заработной платы  анализирует уровень организации  труда, выполнение плана мероприятий  по повышению его уровня, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами  по категориям и профессиям, уровень  производительности труда, использования  фонда рабочего времени и фонда  зарплаты.

Отдел бухгалтерского учета  и отчетности (бухгалтерия) анализирует  выполнение сметы затрат на производство, себестоимость  продукции, выполнение плана прибыли  и ее использование, финансовое состояние, платежеспособность.

Планово-экономический  отдел или  отдел экономического анализа осуществляет составление  плана аналитической  работы и  контроль за его выполнением, методическое обеспечение анализа, организует и  обобщает результаты анализа  хозяйственной деятельности предприятия  и его структурных подразделений, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.

Периодически анализ экономики  предприятия производится вышестоящими органами управления. Специалисты  этих органов могут изучать отдельные  вопросы или проводить комплексный  анализ хозяйственной деятельности предприятия. По результатам этого  анализа органы управления могут  в некоторой степени изменять экономические условия деятельности предприятия [11].

Вневедомственный анализ хозяйственной  деятельности выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами  и т.д. Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического  использования. Налоговые инспекции  анализируют выполнение предприятиями  планов по прибыли, по отчислению налогов  в государственный бюджет, ведут  контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.

Предприятия могут пользоваться услугами специалистов аудиторских фирм.

На каждом предприятии  вся работа по проведению анализа  должна планироваться. На практике могут  составлять следующие  планы: комплексный  план аналитической  работы предприятия  и тематические планы.

Комплексный план составляется на один год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство  аналитической работой в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных  аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определением сроков, субъектов анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его содержание. По результатам анализа разрабатываются предложения, направленные на улучшение результатов хозяйственной деятельности.

Тематические – это  планы  проведения анализа по комплексным  вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются  объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др. Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

Глава 2. Практический  раздел. Разработка  структуры управления

2.1. Характеристика магазина подарков и сувениров «Калейдоскоп»

В качестве объекта выбрано  предприятие, магазин подарков и  сувениров «Калейдоскоп», которое  по отраслевой принадлежности относится к розничной торговли. В магазине собраны все оригинальные подарки в одном месте. Идеи подарков на любой вкус. Магазин создаётся как субъект малого предпринимательства, осуществляющая свою деятельность в условиях рыночной экономики от имени общества с ограниченной ответственностью.

2.2. Организационная  структура

Под организационной  структурой понимается упорядоченное  расположение ее взаимосвязанных и  взаимодействующих элементов. Основу организационной структуры составляет совокупность обособленных видов деятельности, направленных на достижение тех или иных целей организации. Эти виды деятельности объединяются в самостоятельные группы и служат основой процесса департаментализации, или формирования соответствующих подразделений, то есть официально созданных групп людей, ответственных за выполнение определенного набора конкретных функций. Подразделения различаются статусом, числом рабочих, величиной средств, которыми могут оперировать в процессе своей деятельности.

Рис. 1

 

 

                       Рис.1 Структура управления магазина подарков

и сувениров «Калейдоскоп»

Для данного предприятия  используется линейный вид структуры  управления.

Линейная организационная  структура управления характеризуется  тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Достоинствами линейной организационной структуры являются:

- единство и четкость распорядительства;

- согласованность действий  исполнителей;

- простота управления (один канал связи);

- четко выраженная  ответственность;

- оперативность в принятии  решений;

- личная ответственность  руководителя за конечные результаты  деятельности своего подразделения.

К недостаткам линейной организационной структуры принято  относить:

- высокие требования  к квалификации руководителя, который  должен иметь высокую эрудицию  и опыт для того, чтобы обеспечивать  эффективное руководство по всем  функциям управления;

- отсутствие звеньев  по планированию и подготовке  решений;