Работа с кадрами как информационный процесс. Автоматизация обработки информации о кадрах

 

 

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

 

Академия Государственной противопожарной службы

Институт заочного и дистанционного обучения

 

Кафедра: Кадрового, правового и психологического обеспечения

Дисциплина: Организация работы с кадрами в МЧС

 

РЕФЕРАТ

Тема: « Работа с кадрами как информационный процесс. Автоматизация        обработки информации о кадрах».

 

                                                        Выполнил: слушатель 4 курса ИЗ и ДО,

                                                                            учебной группы

                                                                           

 

                                                        Номер зачетной книжки:

                                                       

                                                        Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2010

 

Содержание

 

     Введение.

 

1  Информационное обеспечение системы управления персоналом организации.

 

1.1 Внемашинное информационное обеспечение.

 

1.2 Внутримашинное информационное обеспечение.

 

2  Техническое обеспечение системы управления персоналом организации.

 

    Заключение.

 

    Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Введение

 

         Налаженная  кадровая информационная система  позволяет проводить всесторонний и глубокий анализ количественных и качественных показателей по работе с кадрами и принимать продуманные и взвешенные решения по выявленным кадровым проблемам. К одному из самых распространенных видов принятия решения по работе с кадрами необходимо отнести планирование, которое тесно переплетается с анализом , т.е. разработка планов без анализа и прогнозирования просто невозможна.

         Планирование  работы с кадрами было и  остается важнейшей управленческой функцией руководителей органов управления, подразделений МЧС России и кадрового аппарата.

         В последние 12-15 лет в пожарной охране и в МЧС России в целом большое внимание уделяется созданию автоматизированных систем управления и в этом направлении была проведена большая работа. В настоящее время во всех органах управления МЧС субъектов Российской Федерации имеются подобные системы. В тех подразделениях, где руководители внедряют автоматизированные системы управления, используя в качестве одной из систем функциональную подсистему «Кадры», информация о кадрах обрабатывается намного эффективнее.

          Применение  электронно-вычислительных машин(ЭВМ) для обработки кадровой информации позволяет оперативно получать все необходимые данные о работающих, применять современные методы анализа информации, прогнозировать потребность противопожарной и других служб министерства в кадрах.

          Информационная  и аналитическая работа, планирование  работы с личным составом в современных условиях продолжают оставаться важной управленческой функцией, существенным элементом кадрового обеспечения деятельности противопожарной и других служб министерства, особенно в решении организационных и правовых вопросов работы в таком сложном направлении деятельности, как работа с людьми.

          Анализ  кадровой информации дает возможность  более глубоко вникать и объективнее  оценивать складывающуюся ситуацию в кадром обеспечении деятельности противопожарной и других служб министерства на любом уровне управления , прогнозировать динамику, вырабатывать и  проводить в жизнь продуманные , диктуемые обстановкой и обусловленные имеющимися возможностями управленческие решения.

           Планирование  работы с кадрами, осуществление  действенного контроля за выполнением  плановых мероприятий, обеспечение законности, соблюдение прав личности и гражданина в период прохождения службы и работы личного состава возможностью только на базе хорошо отлаженной кадровой информационной системы.

        

 

 

 

1. Информационное обеспечение системы управления

персоналом организации 

 

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом (Приложение 1) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

 

 

 

1.    Внемашинное информационное обеспечение.

 

          Внемашинное  информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

 

 

 

 

1.2 Внутримашинное информационное обеспечение

 

Содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Техническое обеспечение системы

управления персоналом организации

 

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

• характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• характеристики технологического процесса обработки информации;
• технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования.