Проектный менеджмент в таможенном и страховом сервисе

Оглавление

Введение…………………………………………………………………….3

Процессы планирования…………………………………………………...5

Уровни планирования……………………………………………………...6

Бюджет и финансовый план проекта……………………………………...7

Детальное планирование………………………………………………..…8

Сетевое планирование……………………………………………………..9

Ресурсное планирование………………………………………………….17

Документирование плана  проекта……………………………………….19

Заключение………………………………………………………………..22

Список литературы……………………………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Потребность в разработке проектов в экономике возникает тогда, когда необходимо мобилизовать и сконцентрировать в короткие сроки ограниченные ресурсы для вывода определенного направления экономики на качественно новый уровень, существенно превышающий общий экономический уровень. Основа этого процесса — проект, под которым понимается увязанный по ресурсам, исполнителям и срокам комплекс научно-исследовательских, проектно-конструкторских, социально-экономических, организационно-хозяйственных и других мероприятий, соответствующим образом оформленный и направленный на изменение исходного состояния управляемого объекта и обеспечивающий эффективное решение целевых задач. Таким образом, проект — это то, что изменяет исходное состояние управляемого объекта.

Проекты необходимо тщательно планировать, чтобы вопреки множеству воздействующих факторов достичь желаемого успеха проекта. Это позволяет:

•  определить цели проекта и провести его обоснование;

•  разработать структуру проекта (цели, задачи и основные этапы работы);

•  рассчитать необходимые объемы и источники финансирования;

•  сформировать на конкурсной основе коллектив исполнителей;

• подготовить и заключить контракты с исполнителями и контрагентами работ;

•  определить сроки выполнения работ, составить график работы над проектом, рассчитать потребность в ресурсах;

•  составить смету и бюджет проекта;

•  спланировать и учесть возможный риск;

•  обеспечить контроль за выполнением проекта и т.п.

Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, применении методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их выполнения, согласовании действий организаций — участников проекта.

Деятельность по разработке планов охватывает все этапы создания и исполнения проекта. Она начинается с участия руководителя проекта (проект-менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений по проекту, а также при разработке его деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.

На этапе планирования определяются все необходимые параметры  реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы и т. д.

Планирование представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как проводится сравнение между плановыми и фактическими показателями.

Процессы планирования

Планирование относится  к наиболее важным процессам для  проекта, так как результатом  его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяется полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания (замысла) проекта.

Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз, как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К основным процессам относят:

-планирование содержания проекта и его документирование;

-описание содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы;

-составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;

-определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;

-расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;

-оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;

-расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительностей работ и требований к ресурсам;

-планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение, в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов;

-составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;

-создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.

Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:

-планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;

-организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;

-подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;

-планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;

-идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;

-планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;

-планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.

Уровни планирования

Определение уровней  планирования является также предметом  планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т. д.

В ходе этого процесса определяется вид и число уровней  планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи. Проект имеет четыре фундаментальных уровня управления: концептуальный, стратегический, текущий и оперативный, для каждого из которых должен быть разработан свой план.

На концептуальном уровне определяются цели, задачи проекта, рассматриваются  альтернативные варианты действий по достижению намеченных результатов, устанавливаются концептуальные направления реализации проекта (предметная область, укрупненная структура работ и логика их развития, основные этапы, предварительная оценка продолжительности, стоимости и потребности в ресурсах).

На стратегическом уровне в плане определяются:

-целевые этапы, характеризующиеся сроками ввода объектов, производственных мощностей, объемами выпуска продукции;

-этапы проекта, характеризующиеся сроками завершения комплексов работ (нулевой цикл, монтаж каркаса и т.п.), сроками поставки продукции, сроками подготовки фронта работ;

-кооперация организаций-исполнителей;

-потребности в ресурсах с распределением по годам и кварталам.

Основное предназначение плана на этом этапе – показать, как промежуточные этапы реализации выстраиваются в логическую последовательность по направлению к конечным целям проекта.

Текущий план уточняет сроки  выполнения комплексов работ, потребность  в ресурсах, устанавливает четкие границы между участками работ, за выполнение которых отвечают организации-исполнители, в разрезе года и квартала.

Оперативный план детализирует задания участникам на месяц, неделю, сутки по комплексам работ.

Бюджет и финансовый план проекта

Для всех крупных проектов необходимо их финансовое планирование.

Целями финансового планирования являются:

-обеспечение ликвидности, т.е. способности производить очередные платежи без задержек;

-обеспечение экономичности финансирования, в том числе, например, чтобы за счет ясных представлений о сроках платежей финансовые средства излишне не замораживались;

-сохранение финансовой независимости по отношению к контрагентам, поставщикам и другим внешним организациям.

 Основой для составления плана платежей обычно является план издержек. Однако необходимо учитывать, что только часть платежей совпадает по сумме и времени с издержками. К примеру, при приобретении материалов и комплектующих изделий имеют место исходящие платежи, а издержки появляются со значительной задержкой во времени только после списания материалов на проект.

При внешних проектах характер соглашения о платежах имеет особое значение. Чем больше размер аванса и чем чаще осуществляется оплата за выполненные объемы работ, тем у исполнителя меньше проблем с сохранением ликвидности и меньше риск в случае прекращения проекта.

Составление бюджета проекта преследует цель обеспечить финансовую прозрачность различных его альтернатив. Утверждение бюджета знаменует завершение плановой фазы. С момента его утверждения он становится обязывающим документом для ответственных за проект лиц и основой для последующего контроля. Ответственной за проект организационной единице для выполнения поставленных задач бюджетом на определенный период выделяются определенные средства.

Детальное планирование

Детальное планирование связано с разработкой детальных графиков для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей. Наличие и сопровождение детального графика работ является одним из главных требований для управления проектом. Команда проекта полностью отвечает за составление графиков работ, если работы не являются излишне комплексными.

Уровень детализации  графика зависит от сложности и размеров проекта. Приведенные выше рекомендации справедливы для любых проектов и нуждаются в уточнении в каждом конкретном случае. Поэтому прежде чем приступать к построению детального графика, необходимо ответить на вопросы:

-сколько событий или работ необходимо включить в график?

-насколько детально надо описывать технологию выполнения работ?

-для кого этот график предназначается?

Методы и средства разработки графиков могут отличаться, но все графики в обязательном порядке проходят утверждение у руководителя проекта. Форма представления графика должна быть удобной и наглядной как для заказчика, так и для исполнителей. График должен стать рабочим инструментом как для управления и согласования позиций на совещаниях, так и для сдачи работ, особенно когда сроки были сорваны, а бюджет превышен по независящим от команды проекта причинам.

Сетевое планирование

Сетевая диаграмма — графическое отображение работ проекта и зависимостей между ними. В планировании и управлении проектами под термином «сеть» понимается полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями.

Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в графическом виде как множество вершин, соответствующих работам, связанных линиями, представляющими взаимосвязи между работами. Этот граф, называемый сетью типа «вершина — работа» или диаграммой предшествования—следования, является наиболее распространенным представлением сети (рис. 1).