Предложения по совершенствованию систем управления организации

Объект управления получает управленческие команды и функционирует в соответствии с содержанием данных команд.

Необходимым является наличие у  субъекта управления рычагов воздействия (мотивации) на ОУ, с помощью которых  можно побуждать его выполнять  управленческие команды (это условие  определяет принципиальную возможность  или невозможность субъекта управления осуществлять управление). Для того чтобы механизм мотивирования приводил к достижению поставленных целей, необходимо выполнять следующие требования:

1) он должен обладать действенностью  на протяжении всего времени  функционирования ОУ и не ослабевать  по мере удовлетворения потребностей  объекта управления. Этого можно  добиться за счет комплексного  использования рычагов воздействия,  периодического чередования методов  мотивирования ориентации, стимулирующих  воздействий на удовлетворение  стабильных долгосрочных потребностей;

2) механизм стимулирования должен  увязывать уровень стимулирования  со степенью достижения конечных  целей.

В настоящее время в мировой  практике управления разработан и широко применяется достаточно большой  арсенал средств стимулирования, отвечающих данным требованиям. Формирование механизма мотивирования должно строиться преимущественно на ситуационной основе.

Информационный подход к процессам  управления различными системами представляется в виде системы с управлением, включающей три подсистемы: управляющую  систему (систему управления), объект управления и систему связи.

Согласно информационному подходу, управление рассматривается прежде всего как процесс преобразования информации: информация об объекте  управления воспринимается управляющей  системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий  передается на объект управления. Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются  с понятием связь. Переработка воспринятой  информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется  с понятием управление. Если системы  способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они  обладают обратной связью. Обратная связь  создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие  воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее  не известно.

Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими. К ним  относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические  системы и др. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Система управления организацией, её функции 

 

Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Для системы управления организаций  необходимо:

– разработать миссию организаций;

– распределить функции производства и управления;

– распределить задания между работниками;

– установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых  ими функций;

– приобрести или модернизировать  технологию производства;

– наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;

– организовать производство.

Осуществление перечисленных мероприятий  требует создания СУ, которая должна быть согласована с системой производства организации (рис.2). 

 

Рис.2. Система управления организаций

СУ состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и  техники управления (рис. 3).

 

Рис. 3. Структура элементов системы  управления организацией 

 

Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала. Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

 

 

Основными группами функций системы  управления являются:

1) функции принятия решений (преобразования  содержания информации)– выражаются  в создании новой информации  в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного  управления (регулирования, координации  действий). Это связано с преобразованием  содержания информации о состоянии  ОУ и внешней среды в управляющую  информацию при решении логических  задач и выполнении аналитических  расчетов, при порождении и выборе  альтернатив. Эта группа функций  является главной, поскольку обеспечивает  выработку информационных воздействий  по удержанию в существующем  положении или при переводе  системы в новое состояние;

2) рутинные функции обработки  информации охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование,  преобразование формы информации  и т.д. Эта группа функций  преобразования информации не  изменяет ее смысл, т.е. это  рутинные функции, не связанные  с содержательной обработкой  информации;

3) функции обмена информацией  связаны с доведением выработанных  воздействий до ОУ и обменом  информацией (ограничение доступа,  получение (сбор), передача информации  по управлению в текстовой,  графической, табличной и иных  формах по телефону, системам  передачи данных и т.д.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5 Требования, предъявленные к системе управления

Изучая систему управления как  объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

• детерминированность элементов  системы;

• динамичность системы;

• наличие в системе управляющего параметра;

• наличие в системе контролирующего  параметра;

• наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается  на других элементах системы. Если в  организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации  и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы  управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних  и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают  возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также  могут появиться возмущения, которые  стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд  ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних  и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения  среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления  возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В  соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования  структуры управления.

Под управляющим параметром в системе  управления следует понимать такой  ее параметр (элемент), посредством  которого можно управлять деятельностью  всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально  управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие  сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность  за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия  работы — позволять выполнить  данное поручение. Следовательно, условие  наличия управляющего параметра  можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому  волевому стилю руководства. Это  требует четкой организационной  структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в  ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно  контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра  в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана  важнейших работ курирует главный  специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в  системе управления должны проходить  только через элемент, выполняющий  функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные  к системе управления как объекту  исследования, т.е. то, что должно отличать, персонализировать систему управления.

 

 

 

 

 

1.6 Основные  направления совершенствования  систем управления

Можно выделить следующие основные направления совершенствования  системы управления:

Децентрализация управления. Относительно быстрая адаптация системы управления предприятием на происходящие изменения в условиях ведения бизнеса зависит от степени централизации (децентрализации) в принятии решений. Это связано с той мерой, в которой полномочия верхнего уровня переходят на более низкие уровни управления (децентрализация) или сохраняются на верхнем уровне (централизация). Эффективное функционирование структуры, состоящей из большого количества уровней, требует разработки обширных правил, инструкций и процедур. В итоге все это делает структуру управления не только громоздкой, но и негибкой, не способной оперативно реагировать на быстро изменяющуюся ситуацию, вот поэтому децентрализация управления имеет первостепенное значение. С одной стороны, она позволяет быстро реагировать на запросы потребителей, а с другой – делает процесс принятия решений более действенным. Децентрализация управления происходит в двух направлениях: путем делегирования прав в принятии решений и за счет разукрупнения крупных компаний и перехода к относительно небольшим автономным структурным единицам, наделенным правами принимать решения по всем производственным и хозяйственным вопросам. Примером тому является открытое акционерное общество “Группа Газ”, которое раздроблено на отдельные автономные единицы. Каждая из них имеет право самостоятельно принимать решения по всем вопросам, касающимся производства, реализации товаров, а также другим вопросам хозяйственного направления. Делегирование власти с высших уровней управления на низшие обуславливается рядом причин. В производственной и хозяйственной деятельности возникает много неопределенностей и риска, ситуация постепенно изменяется, что становится характерной чертой развития предприятия, усложняется протекание производственных процессов. Поэтому ни один руководитель, даже самый талантливый, не в состоянии охватить во всей полноте происходящие изменения и процессы.

Специализация и диверсификация производства. Как известно, специализация представляет собой основу для занятия им лидирующих позиций на рынке. Вместе с тем, получая  максимум выгоды из своей специализации, предприятия обязаны одновременно заниматься диверсификацией. Специализация  и диверсификация в отрыве друг от друга малопродуктивны. В связи  с этим главным в данном аспекте  является установление правильного  соотношения между ними, так как  именно оно определяет продуктивность ресурсов предприятия, его устойчивость и экономический рост.