Правила поведінти в офісі

У цілому візит до офісу не є  чимось надзвичайно складним: існуючі  щодо нього правила – прості і конкретні. Зрозуміло, що те, як ви зустрінете та привітаєте гостя у вашому офісі, впливатиме на тон майбутньої розмови, рівень ефективності зустрічі в цілому, а також подальший розвиток взаємовідносин між вами і вашим гостем, між гостем і вашою компанією, між двома компаніями, представниками яких ви і ваш гість є. Дуже часто, приходячи у нове місце та зустрічаючись з незнайомцями, люди почувають себе напружено і не дуже впевнено, ось чому в подібних ситуаціях мають значення найменші деталі. Вам, зрозуміло, хочеться, щоб усе пройшло, як годиться, і ваша зустріч принесла необхідні результати, заклала солідне підґрунтя для майбутнього. Те, як ви вперше привітаєте гостя у вашому офісі, може значною мірою визначити, чи зустрічатиметесь ви з цією особою, вже як з постійним діловим партнером, надалі. В таблиці 1 наведемо правила поведінки в офісі для господаря і для гостя.

Таблиця 1 – Правила поведінки  для господаря і гостя

2.1 Час візиту

Перше і надзвичайно важливе  – не забувайте домовитися про необхідну вам зустріч, інакше ви просто згаєте свій час, прийшовши без попередньої угоди; при цьому ви виставите себе у невигідному світлі (як неорганізована людина, яка, до того ж, не цінує чужий час).

Домовившись про зустріч, приходьте  на неї вчасно – це ваш обов'язок як гостя. Не запізнюйтесь і не змушуйте нікого чекати. Якщо висока посадова особа буде вимушена чекати на ваш прихід, навряд чи вона захоче вести справи з вами та вашою фірмою у майбутньому. До того ж, прийшовши на зустріч знервованим і захеканим (адже ви, очевидно, поспішали), ви будете змушені витратити додатковий час для того, щоб влаштуватися, скинути напруження від дороги та сконцентруватися на бізнесі.

Особа, яка призначила зустріч і  визначила її час, повинна на момент приходу відвідувача бути вільною  і готовою до бесіди.

Якщо ви – господар і ви не вкладаєтесь у запланований робочий графік, попередьте про це відвідувача, як тільки він прийде. Залежно від того, наскільки може скоротитися запланована з ним зустріч, гість може або згодитися зачекати, або вирішити прийти пізніше чи перенести переговори на інший день і час. У подібній ситуації намагайтеся надати відвідувачу можливість вибрати з кількох варіантів перенесення вашої бесіди, не залишайте його перед єдиним вибором. Також не змушуйте вашого гостя сидіти у приймальні та почувати себе некомфортно від думки, що ви про нього просто забули або ж він став жертвою вашої неорганізованості.

Якщо гість вимушений зачекати деякий короткий час, ввічливим буде запропонувати йому чай, каву, воду. У пригоді стануть зручний  стілець/крісло та кілька свіжих журналів.

Якщо ви – гість і ви запізнюєтесь більше ніж на 10 хвилин, зателефонуйте і попередьте про це особу, яка на вас чекає (або її помічника). Запропонуйте можливість відмінити або перенести вашу зустріч. Прийшовши з запізненням, обов'язково вибачтесь перед господарем.

2.2 Прибуття

Господар має чітко і доступно пояснити гостю, як краще дістатися  до місця призначення (людина, що витратила  дорогоцінний час, розшукуючи потрібну адресу, навряд чи прибуде на зустріч  у хорошому настрої). Необхідно також  вказати, куди конкретно слід іти  відвідувачу після того, як він  прийде за вказаною адресою (у приймальню при вході? на третій поверх? у 573 кімнату? ліворуч від ліфта по коридору?). У деяких випадках відвідувач повинен  розписатися при вході та отримати перепустку. Максимально полегшити  для гостя проходження усіх формальностей, пов'язаних з питаннями безпеки - обов'язок  господаря. Це включає і гарантію того, що ім'я особи, яка прийшла до вас на зустріч, занесене у відповідний список відвідувачів.

Якщо ви гість, без затримки повідомляйте про своє прибуття до місця призначення: у приймальні назвіть своє ім'я, організацію, фірму, компанію, яку ви представляєте. Вручіть свою візитну картку (з  перерахованими посадами, що ви обіймаєте), а також назвіть особу, з якою у вас запланована зустріч. Будьте ввічливим до усіх присутніх. Якщо особа, до якої ви звертаєтесь у приймальні, розмовляє по телефону, спокійно зачекайте, поки вона звільниться і зможе  приділити вам увагу. Коли ви приходите  до великої організації, часто корисно  знати додатковий номер (telephone extension) офісу особи, з якою ви зустрічаєтесь. У такий спосіб ви можете повідомити господаря або його помічника, що ви на місці, і хтось із них прийде, щоб провести вас до офісу.

Ніколи не слід приносити їжу  або напої до чужого офісу, якщо тільки вас не попросили забезпечити  їжу для запланованої зустрічі. (Нікому не захочеться дивитися, як ви їсте, а  потім, можливо, і прибирати за вами).

2.3 Привітання

Відвідувач і господар мають  потиснути один одному руки та обмінятися привітними посмішками (детальніше дивіться розділ 3 «Вміння спілкуватися»: «Вітання та рекомендування»). Якщо для проведення бесіди необхідно перейти в інше приміщення (наприклад кімнату переговорів), хазяїн повинен заздалегідь забезпечити таку можливість, щоб уникнути неефективної витрати часу.

2.4 Верхній одяг, головний убір

Господарю належить запропонувати  повісити верхній одяг або головний убір гостя. У деяких організаціях існує  централізований гардероб або ж  є можливість залишити одяг у приймальні. У разі, коли у гардеробі велика черга, можна забрати верхній  одяг до офісу господаря. (Цей варіант  допустимий, але не завжди бажаний.)

Якщо господар не покаже, куди можна  повісити/покласти ваші речі у його офісі, просто покладіть їх на сусідній із запропонованим вам стілець або  крісло.

2.5 Розміщення

Господар вказує гостю, де можна  сісти. У свою чергу відвідувач, не поспішає сісти на перше-ліпше місце, що йому сподобалося або найближче  до нього, а чекає, поки хазяїн визначить, яким буде розміщення. Якщо за якоїсь причини  господар, не вказав гостю місце (можливо, просто забувши про це), прийнятним і підходящим кроком буде перед тим, як вмоститися у зручному кріслі, запитати, де сісти. По-перше, очевидно, ви будете почувати себе некомфортно, коли раптом з'ясується, що ви зайняли чуже місце. По-друге, може виявитися, що ваша бесіда відбуватиметься в іншому приміщенні, а не там, куди ви спочатку зайшли.

Якщо зустріч відбуватиметься  не у кабінеті господаря, він має  заздалегідь впевнитися, що відведене, заплановане приміщення готове, має  належний вигляд і буде вільним у  потрібний для цього час. Де б  не було заплановане проведення бесіди, господар повинен надати відвідувачу  зручне, достатнього розміру місце, яке дозволяло б за необхідності робити нотатки.

Сергій Ніконов, партнер юридичної  фірми, прийшов на зустріч зі своїм  клієнтом, Василем Хмарою, до його офісу. Після привітання та рукостискання  Василь запропонував Сергію сісти у  крісло. Ще вимовляючи останнє слово, Василь усвідомив, що, прийшовши вранці до кабінету, він залишив на цьому  кріслі вогкий від дощу плащ. Почуваючи  себе дуже незручно, Василь швидко скрикнув: «Зачекайте!», стягнув плащ з крісла і додав «Сідайте, будь ласка». На жаль, це крісло було єдиним вільним  місцем у кабінеті господаря, тому, незважаючи на всі зусилля Василя бути гостинним хазяїном, виявилося, що його гостю було запропоноване  вогке сидіння.

Господар повинен піднятися  і вийти із-за столу, щоб привітати  відвідувача. Сидіти з відвідувачем краще за все як рівні, не підкреслюючи статус присутніх: «гість - хазяїн». У  разі, коли розміри кабінету або  індивідуального робочого місця  не дозволяють гостю та господарю  сидіти поруч за столом переговорів, можна поставити стілець відвідувача  безпосередньо біля робочого столу  господаря, або ж перейти до іншого, більш зручного, приміщення. Стіл не повинен бути видимим бар'єром між  гостем та господарем. Водночас важливо, щоб присутні не сиділи дуже близько  один до одного. Наявність підходящої, прийнятої у ділових стосунках, відстані допомагає зберігати і  підтримувати вашу професійну репутацію. Діловий етикет визначає, що комфортною відстанню при спілкуванні у  робочій ситуації є приблизно 90 сантиметрів, що практично дорівнює довжині витягнутої руки.

Світлана Пилипенко, менеджер фірми, попросила зайти до неї свою колегу, Оксану Іващук, щоб та розказала, які  питання обговорювалися на робочому засіданні, де Світлана не змогла бути присутньою. Не встигла Світлана запропонувати  Оксані сісти, як та почала розповідати  про гарячу дискусію на засіданні. Переповнена  емоціями, Оксана ходила по кабінету, все  наближаючись до Світлани, яка змушена  була відступати назад. У результаті, на момент закінчення Оксаною її розповіді, Світлана виявилася притиснутою  до стінки.

Відвідувач не повинен рухати запропонований йому стілець або крісло без дозволу/відповідної  пропозиції господаря. Якщо ви пересували стілець, після закінчення зустрічі поставте його на місце. У тому разі, коли вам необхідно наблизитися  до чогось, а розташування вашого стільця  не дає такої можливості, спробуйте  спочатку нахилитися у потрібному вам  напрямку, якщо ж цього виявиться  не досить, встаньте на деякий час, щоб  можна було побачити документи/матеріали, які обговорюються.

Гостю не слід ставити свій портфель / сумку на робочий стіл господаря - це його територія. Не треба також без дозволу чіпати, брати в руки речі на столі господаря, навіть якщо вони мають вигляд іграшок або ж ви думаєте, що це іграшки.

Головний менеджер однієї з компаній поставив на своєму робочому столі  чорну лаковану коробку незвичної  форми. Коли хтось відкривав коробку, з неї вискакувала лялька-клоун  з написом у руках: «Не чіпай  моїх речей». Дуже скоро серед співробітників не лишилося жодного бажаючого взяти  коробку в руки.

2.6 Неформальна бесіда

Якщо ініціатором зустрічі був  господар, він і має розпочати  бесіду. У протилежному випадку ініціатива належить гостю. Перші хвилини бесіда має носити неформальний характер, після цього можна переходити до справ. Як правило, кількох хвилин (часом, кількох речень) достатньо. Гостю неввічливо уникати неформальної бесіди і зразу переходити до обговорення ділових питань. Зверніть увагу на особистість господаря офісу, його настрій (особливо, якщо ви зустрічаєтеся з ним вперше). Деякі бізнесмени розглядають неформальну бесіду як важливий засіб встановлення сприятливих ділових взаємовідносин. Деякі ставляться до такого роду розмов як до чистої формальності. У цілому вважається, що неформальна бесіда є необхідним елементом ділового спілкування. Кількахвилинна розмова, яка передує переговорам, може включати зауваження щодо офісу і його оформлення - картини, відзнаки, предмети мистецтва, книжки. У цей час хазяїн може запропонувати гостю чай, каву, сік тощо. (Детальніше дивіться розділ З «Вміння спілкуватися»: «Неформальна бесіда: вміння слухати та говорити»).

2.7 Початок ділової бесіди

Хазяїн може нагадати про визначену  раніше тривалість зустрічі або зразу  сказати, який час він може приділити  дискусії (якщо цього не було зроблено заздалегідь). У тому разі, коли господар за будь-яких причин може приділити  гостю менше часу, ніж було домовлено, він повинен зразу попередити про це. У свою чергу гість має  з розумінням поставитися до можливих змін і, виходячи з конкретної ситуації, вибрати найкращий для себе можливий варіант - погодитися на коротку зустріч, запропонувати перенести переговори і т. ін.

2.8 Обмін бізнес-картками

Ви можете представити свою бізнес-картку на початку або наприкінці зустрічі: у цьому випадку діловий етикет не визначає жорстких норм, виходьте із конкретної ситуації, із того, як проходить  розмова. Якщо господар не запропонував своєї картки / картки компанії, яку він представляє, відвідувач перед тим, як піти, може попросити її. Якщо бізнес-картки стоять у спеціальній підставці (холдері), перед тим, як взяти одну, слід запитати дозвіл. Ви можете запропонувати дві свої/своєї компанії картки - одну для господаря, одну для його помічника/секретаря. У свою чергу ви можете попросити також дві картки - одну для вашого Rolodex, одну для файла клієнта/файла його компанії. (Детальніше про етикет бізнес-карток дивіться розділ 3 «Вітання та рекомендування»: «Етикет бізнес-карток»).