Понятие организации. Структура организации. Внешняя и внутренняя среда организации

Ориентация, задаваемая ясно сформулированными  целями, определяет  все последующие решения руководства.

В каждом  подразделении организации также  необходима выработка своих целей. Например,  целью подразделения маркетинга может стать сокращение количества жалоб  потребителей в следующем году. Цели сходных подразделений в различных  организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных  подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их  координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации  как целого, а не входить в противоречия с целями других  подразделений.

Структура

Формальные  организации состоят из нескольких  уровней управления и подразделений. Подразделения могут быть определены как  функциональные области, что обозначает ту работу, которую подразделения  выполняют для организации в целом, например, маркетинг, производство, обучение  персонала или планирование финансов.

Структура организации - это логические  взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Образование структуры – следствие разделения труда между специалистами его  разных видов. Труд разделен между технологами, механиками, экономистами и др. При  производстве любого продукта работа разделяется на многочисленные малые  операции, что тоже представляет собой  конкретную специализацию труда. В больших организациях специалисты группируются в пределах функциональных областей (отделов, подразделений). Управленческий труд – также вид специализированного труда. Внутри него происходит разделение на конкретные виды  управленческого труда, в результате чего выделяются уровни управления.

Важным понятием является сфера контроля – это число лиц, непосредственно подчиненных одному руководителю. Она может быть широкой и узкой. Сфера контроля определяет тип организационной структуры.

Задачи

Задача - это  предписанная  работа, серия работ  или часть работы, которая должна быть выполнена заранее  установленным способом и в заранее оговоренные сроки. С технической точки  зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

Задачи организации  традиционно делятся на три категории:

1. работа с людьми; 
2. работа с предметами (машины, сырье, инструменты) и
3. работа с  информацией.

Другими важными  характеристиками задач являются: частота  повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Если задача может быть выполнена за короткое время (несколько секунд) и она повторяется множество раз в день, то труд носит монотонный характер. Управленческая работа по своим задачам характеризуется разнообразием, а время на ее выполнение увеличивается от низового к высшему уровню.

Изменения в  характере и содержании задач  были тесно связаны с  эволюцией  специализации. С начала промышленной революции до недавнего времени  существовала тенденция расширения специализации, т.е. дробления всей работы на  более мелкие операции. Однако в наше время технологические нововведения сделали  специализацию задач достаточно сложной.

Технология

Технология – средство преобразования сырья - будь  то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. Это сочетание квалификационных навыков,  оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний,  необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации  или людях.

Задачи и  технология тесно связаны между  собой, поскольку  выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства  преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на  выходе.

Влияние технологии на управление определялось тремя крупными переворотами:  промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных  сборочных линий.

Использование стандартных частей значительно  сокращает стоимость производства и ремонтных работ.

Концепция стандартизации  стимулировала дальнейшее повышение  специализации, открыв одновременно новые  широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного  труда. Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг, являющееся  характеристикой нашего общества. Сейчас имеется очень мало видов товаров и услуг,  которые в какой-то степени не были бы стандартизированы.

Сегодня движущиеся  конвейерные сборочные линии  применяются почти повсеместно при производстве самой  сложной продукции, при этом операции, выполняемые рабочими, становятся  чрезвычайно узко специализированными.

Стандартизация, механизация и сборочные  конвейеры  радикально изменили характер служебных обязанностей и задач,  содержание работы и систему управления в целом, что оказало значительное влияние  на организационную эффективность.

Классификация технологий.

Классификация  по Дж.Вудворд:

1.  Единичное,  мелкосерийное или индивидуальное  производство, где одновременно  изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий.

2. Массовое  или крупносерийное производство  применяется при изготовлении  большого количества  изделий,  которые идентичны друг другу  или очень похожи. Такой тип производства  характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным  способом сборки. Таким образом изготавливаются почти все потребительские товары.

3. Непрерывное  производство использует автоматизированное  оборудование,  работающее круглосуточно  и производящее одинаковый по  параметрам продукт в  больших объемах.

Классификация по Томпсону:

1. Многозвенные  технологии характеризуются серией  взаимозависимых задач, которые  выполняются последовательно (например, сборочные  линии).

2. Посреднические  технологии характеризуются соединением  групп людей,  которые уже являются взаимозависимыми или могут стать таковыми (например,  клиенты и служащие банка, или служащие телефонной компании и т.п.).

3.  Интенсивная  технология характеризуется применением  специальных приемов, навыков  или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном  материале (например, обслуживание больного в больнице).

Классификация Вудворд  в большей степени отражает промышленное производство, в то время как  классификация Томпсона - другие сферы человеческой деятельности. Эти  классификации различны, но не противоречат друг другу, между ними можно найти  определенные аналогии.

Каждый тип  технологий имеет свои преимущества при  выполнении конкретных задач, его  выбор определяется степенью повышения  эффективности работы организации.

Люди в организации

Люди являются  центральным фактором в любой  модели управления. Важно помнить, что и организация, и руководители, и сотрудники – это не что иное, как группы людей, со своими интересами, запросами, переживаниями.

Существует  три основных аспекта человеческой переменной, которые рассматриваются в моделях управления: поведение отдельных людей, поведение людей в группах и характер поведения руководителя, его функционирование в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей или групп.

«Конструкция» личности сложна. Наиболее простыми личностными  свойствами являются:

• статус личности в обществе (объективный и субъективный);
• общественно-функциональные роли – способы поведения людей (социальные роли, профессиональные, межличностные), соответствующие принятым нормам и осуществляющиеся в зависимости от их статуса в обществе, группе;
• ценностные ориентации – предпочтения, которые человек отдает определенным сторонам действительности.

Поведение человека в обществе и на работе является результатом сложного сочетания индивидуальных характеристик  личности и внешней среды. В качестве таких характеристик следует  выделить:

Мотивы - это причины поведения человека. Они определяют направленность поведения личности, которая бывает личная, коллективистская, деловая.

Характер – устойчивая индивидуальная совокупность особенностей и качеств личности, которые складываются и проявляются в деятельности и общении, обусловливая типичные способы поведения.

Темперамент – индивидуальные особенности психики. (Определенные типы темперамента соответствуют определенному профессиональному направлению).

Способности.

Предрасположенность, одаренность.

Потребности. К базисным потребностям относятся, в основном, физиологические (потребность в  пище, питье, тепле и т.п.) и психологические потребности причастности,  принадлежности к обществу или группе людей. Многие люди обладают потребностями  во власти и влиянии, но это может не проявляться до тех пор, пока не  удовлетворены их базисные потребности.

Ожидания.  Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания  относительно результатов своего поведения, своей деятельности.

Восприятие – интеллектуальное осознание получаемых ощущений. Именно восприятие определяет,  что такое “реальность” для каждого конкретного индивидуума.

Отношение. Точка зрения. Отношение есть выражение нашей неприязни или привязанности к предметам,  людям, группам или любым аспектам окружающей нас среды.

Ценности - это общие убеждения по поводу того, что является хорошим или плохим в жизни.

Каждая организация, сознательно или  несознательно, устанавливает свою собственную систему ценностей, вырабатывает  свои обычаи и табу. Все это является составным компонентом организационной  культуры.

Устойчивый  набор  индивидуальных характеристик, внутренне относительно согласованных, определяет  личность. Можно сказать, что личность проявляется через характеристики  отдельного человека и его поведения, которые в своем единстве отражают  уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде.

Рабочая среда - это некая  совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью  процесса управления  модифицированы и приспособлены к потребностям организации.

Группы могут оказывать значительное влияние на поведение конкретных людей. Многообразные социальные взаимодействия  приводят к спонтанному формированию групп. Конечно, и сама организация и ее  подразделения по определению также являются группами. Члены группы формируют  разделяемые ими установки, ценности и ожидания, связанные с пониманием  поведенческой нормы.

Групповые нормы  могут способствовать или  противодействовать достижению формальных целей организации. Примером нормы,  способствующей достижению целей формальной организации, является высокая  ценность коллективизма внутри группы. Это может способствовать единству действий  и целей, при условии, что они совпадают или близки к целям организации. Нормой  поведения, которая также облегчает достижение целей организации, является  поддержание открытости в общении. Групповая норма, которая мешает  достижению организационных целей, - это, например, считать всякого, кто  производит больше, чем запланировано, “выскочкой”.

Чтобы быть  эффективным менеджером, необходимо быть и лидером. Лидерство - это средство  (способ поведения), с помощью которого руководитель влияет на поведение других  людей, заставляя их вести себя определенным образом. Можно выделить несколько  аспектов лидерства в организации. Одним из них является стиль лидерства или  руководства.

Стиль руководства  отражает ценности и взгляды менеджера, его  отношение к подчиненным, его самооценку и особенности  его личности.  Эффективность  конкретного стиля руководства зависит от ситуации, которая  включает в себя содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики  подчиненных. Эффективность и возможные пределы избранного стиля руководства  определяются тем, насколько хорошо сможет менеджер направить усилия работников  на достижение целей, решить конфликтную ситуацию, создать коллектив для работы и  управлять стрессовыми ситуациями.

Взаимосвязь внутренних  переменных

В управленческой практике внутренние переменные никогда  не  могут рассматриваться независимо друг от друга. Значительные изменения одной  переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные.  Влияние этих последующих изменений может значительно превосходить то, что  изначально их вызвало.

Внешние переменные также сильно влияют на организацию. Внутренние переменные  обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный  компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).  Изменение одной из подсистем в определенной степени влияет и на все другие.  Совершенствование одной переменной, например, технологии, не обязательно может  привести к повышению производительности, если эти изменения сказываются  отрицательно на другой переменной, например, людях.

Внешняя среда организации.

Не  существует ни одной организации, которая  не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом каждая организация должна отдавать что-то во внешнюю среду в качестве компенсации за получаемые ресурсы, обеспечивающие ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, организация погибает.