Понятие и содержание функций менеджмента

14

Понятие и содержание функций менеджмента

Функция – цели и задачи, которые достигаются посредством управленческих действий.

Система функций – совокупность взаимосвязынных во времени и пространстве видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при целенаправленном воздействии на объект управления.

Основные функции менеджмента:

-планирование,

-организация,

-координация и регулирование,

-мотивация,

-контроль.

Функция планирования.

Планирование — это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в ожидаемых условиях.

Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого.

Эффективность планирования во многом определяется тем, насколько соблюдены следующие его принципы.

Принцип единства

Поскольку организация — это целостная система, то все составные части системы должны развиваться в едином направлении. Поэтому плановая деятельность любого звена организации должна быть связана с плановой деятельностью всей организации. Любые изменения в планах одного подразделения должны быть соответствующим образом отражены в планах других подразделений. Все планы, разрабатываемые в организации, — не просто набор документов, а их взаимосвязанная система.

Принцип участия

Принцип участия означает, что процесс планирования должен привлекать к себе тех, кого он непосредственно затрагивает. Участники плановой деятельности приобретают более глубокие познания различных сторон жизни компании; у них появляются новые мотивы к эффективному труду, когда планы компании становятся их личными планами. Планирование, основанное на принципе участия, как бы объединяет оперативное руководство с планированием. Планы перестают быть чем-то внешним для менеджеров, которые сами привлекаются к их составлению.

Принцип непрерывности

Принцип непрерывности означает, что процесс планирования на предприятиях должен осуществляться постоянно. Это продиктовано такими объективными обстоятельствами, как неопределенность внешней среды и частые ее изменения, ввиду чего фирма корректирует оценку внешних условий и уточняет планы. Следует учитывать и постоянные изменения представлений фирмы о своих внутренних возможностях.

Принцип гибкости

Принцип гибкости тесно связан с принципом непрерывности. Этот принцип заключается в обеспечении возможности для планов менять направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств. Планы должны составляться так, чтобы в них можно было вносить уточнения в связи с изменяющимися условиями деятельности организации.

Принцип точности

Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая возможна. Так, например, в стратегических планах определяются общие направления деятельности, а в краткосрочных планах и для отдельных подразделений информация прорабатывается и конкретизируется.

Этапы планирования:

-выбор миссии и целей;

-анализ и оценка факторов внутренней и внешней среды;

Среда организации — это совокупность активных субъектов и сил, с которыми организация взаимодействует в той или иной мере. Принято выделять внутреннюю и внешнюю среды организации.

Внутренняя среда включает в себя внутреннее окружение.

Внешняя среда включает в себя ближнее и дальнее окружение.

Внутреннее окружение включает в себя, помимо вашего подразделения, другие группы, ресурсы и оборудование внутри вашей компании. Считается, что внутреннее окружение поддается управлению и контролю.

Ближнее окружение (микросреда) состоит из фирм и объединений, с которыми компания взаимодействует, и включает потребителей, поставщиков, партнеров, конкурентов и другие группы, на которые компания может оказывать влияние. Силы, входящие в ближнее окружение, со своей стороны тоже могут оказывать влияние на компанию.

Дальнее окружение (макросреда) — это то, на что компания не может оказывать влияния и чем не может управлять. Это совокупность факторов, оказывающих влияние на деятельность компании.

-оценка сильных и слабых сторон;

Очень часто для оценки сильных и слабых сторон используется SWOT-анализ (метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы)).

-оценка альтернатив;

-выработка стратегии - генеральный план действий, определяющий приоритеты стратегических задач, ресурсы и последовательность шагов по достижению стратегических целей;

-оценка стратегии.

Функция организации.

Организация- вид управленческой действий, способов и средств по упорядочиванию совместной деятельности людей.

Важной задачей функции организации является создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризовалась высокой адаптивностью к изменениям, инновациям, единым для всей организации ценностям.

Организовать — значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.

Содержание функции сводится к трем основным направлениям:

1)формирование организационной структуры управления, т. е. деление ее на подразделения и установление постоянных и временных взаимоотношений между ними;

2) определение диапазона контроля и нормы управляемости(количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), т. е. установление числа сотрудников, работой которых эффективно может управлять менеджер;

3) установление взаимоотношений, полномочий и ответственности, которые принимают на себя руководители разных уровней и их исполнителей.

Делегирование – передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.

Для успешной реализации функции необходимо учитывать требования следующих локальных принципов организации:

-принцип цели. Организация, ее отдельные звенья работают во имя достижения общей цели;

-эластичности организации. При определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий отдельных работников и административными предписаниями;

-устойчивости. Систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды;

-непрерывного совершенствования. Предполагает необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации решений;

-прямой соподчиненности. Любой работник должен иметь одного начальника;

-объема контроля. Менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;

-безусловной ответственности руководителя за действия подчиненных;

-соразмерности ответственности данным полномочиям;

-исключения. Решения повторяющегося характера низводятся до рутинных, выполнение которых поручается нижестоящим управленческим звеньям;

-приоритета функций. Управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот;

-комбинирования. Необходимо обеспечивать наиболее правильное сочетание централизма и самостоятельности.

Функция координации и регулирования.

Координация - центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность.

Главная задача- достижение согласованности действий во времени и пространстве всех органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой путем установления рациональных связей между ними.

На современном этапе развития производства продолжается процесс дальнейшего разделения труда в сфере управления, требующий усиления координации деятельности руководителей, специалистов и отдельных звеньев системы управления. Поэтому между структурными подразделениями и руководителями должно быть налажено сотрудничество. Нарушение координации приводит к тому, что руководители, не получая информации о работе друг друга, действуют обособленно, что приводит к нарушению сотрудничества.

Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между

руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них коррективов, увязывания работы между исполнителями. Координация должна охватывать все формальные и неформальные группы на предприятии, что дает возможность сосредоточить силы на основных направлениях его деятельности.

Регулирование – процесс поддержания требуемого соответствия между различными элементами системы и устранение отклонений, которые могут возникнуть.

Для выполнения функции координации и регулирования необходимо создание эффективной системы обратной связи. Под обратной связью здесь подразумеваются данные о полученных результатах.

Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах:

• имеют цели;

• используют внешние ресурсы;

• преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

• следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

• корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Функция мотивации. Теории мотивации.

В общем смысле мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей.

Мотивация как процесс — это длительное воздействие на исполнителя (себя или других) с целью формирования у него внутреннего побуждения к действию для достижения поставленных целей.

Мотивацию не стоит путать со стимулированием, которое представляет собой краткосрочное воздействие на исполнителя (себя или других) с целью внешнего побуждения его к действию для достижения поставленных целей.

Мотивация может быть внутренней или внешней. Достижение внутренних мотивов людей производится посредством их личных качеств: отношение их к делу, создание соответствующих условий работы и точная постановка задачи. Рычагами внешней мотивации выступают стимулы, которые обеспечивают поведение человека путем расширения или ограничения его возможностей удовлетворять потребностей.

Различные подходы к мотивации:

1)Содержательные теории

-Абрахам Маслоу — пирамида потребностей

-Дэвид Мак-Клелланд — трехфакторная модель потребностей

-Фредерик Герцберг — двухфакторная модель мотивации

2)Процессуальные теории:

-Виктор Врум — теория ожиданий

-Стейси Адамс — теория справедливости

-Лайман Портер и Эдвард Лоулер — комплексная процессуальная теория

3)Теория психологического контракта

-П. Херриот

-Руссо

Теория потребностей А. Маслоу

Согласно теории Абрахама Маслоу, все потребности человека можно разделить на пять групп:

-физиологические потребности — необходимые для выживания: еда, питье, кров;

-потребности в безопасности и уверенности в будущем: защита от опасностей и угроз;

-социальные потребности — потребности в причастности к какому-либо человеческому сообществу, группе людей, потребность в любви, привязанности;

-потребности в уважении, признании: высокая самооценка и уважение других людей, престиж, статус;

-потребности самоактуализации: возможность реализовать свой потенциал, развить навыки, стать тем, кем, по своему убеждению, мы способны стать.

Располагая потребности в виде строгой иерархической структуры, Маслоу показывал, что потребности низших уровней (физиологические и потребности в безопасности) требуют первоочередного удовлетворения. Прежде чем потребность следующего уровня станет наиболее мощным определяющим фактором в поведении человека, должна быть удовлетворена потребность более низкого уровня (причем необязательно полностью). Считается, что менеджеру необходимо наблюдать за подчиненными, чтобы определить, какие активные потребности движут ими. Подразумевается, что схема вознаграждения должна быть такой, чтобы она помогала двигаться человеку вверх от одного уровня потребностей к следующему. Роль менеджмента состоит в том, чтобы помогать сотруднику находить смысл в своей работе и максимально развивать свои способности.