Получение и оценка предложений

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

К элементам управления качеством в процессе закупок относят оценку и выбор поставщиков, которые способны обеспечить требуемый уровень качества поставляемой продукции. Во многих отношениях оценка и выбор поставщиков происходит с учетом тех же факторов, что и при любой крупной покупке (например, компьютера или автомобиля). Организация-потребитель принимает во внимание цену, качество, репутацию поставщика, предыдущий опыт работы с ним, послепродажное обслуживание, расположение, готовность и способность поставщика реагировать на изменение спроса.

Основной целью данной работы является оптимизация выбора поставщиков в управлении качеством.

Задачей работы - модернизация логистического управления закупками и планирование выбора поставщиков, организация и контроль за обеспечением основного производства необходимыми материально-техническими ресурсами в определенном временном режиме с минимальными совокупными затратами, т.е. оптимальное приобретение, доставка и распределение МР в процессе производства. На этом этапе управления материальными потоками возникает необходимость принимать решения, позволяющие координировать интересы предприятий-поставщиков и потребителей. Для этого необходимо создание гибкой системы централизованного оперативного регулирования и контроля за процессом обеспечения производства необходимыми материальными ресурсами.

Одним из основных процессов материально-технического обеспечения является процесс выбора поставщика, важность которого в условиях кризиса неплатежей и отсутствия доверия между компаниями на рынке выходит на первый план.

 

 

 

 

 

1. Получение и оценка  предложений

 

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1) конкурсные торги;

2) письменные переговоры  между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. реклама;
2. разработка тендерной документации;
3. публикация тендерной документации;
4. приемка и вскрытие тендерных предложений;
5. оценка тендерных предложений;
6. подтверждение квалификации участников торгов;
7. предложение и присуждение контракта.

Организация конкурсных торгов -- сложная и многоплановая работа. Здесь мы ограничимся лишь краткой ее характеристикой, необходимой для ознакомления с этой широко используемой в индустриально развитых странах возможностью налаживания высокоэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

1. инструктирует участников тендера о процедуре торгов;
2. дает описание закупаемых товаров или услуг;
3. устанавливает критерии для оценки предложений;
4. определяет условия будущего контракта.
5. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:
6. предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;
7. рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;
8. безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;
9. отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

1. наименование товара;
2. количество и качество товара;
3. цену;
4. условия и срок поставки;
5. условия платежа;
6. характеристику тары и упаковки;
7. порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включает как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое, письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.

2. Критерии выбора поставщиков

 

Важной проблемой управления закупками материального ресурса и готовой продукции является выбор поставщика. Это объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков взаимозаменяемых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен стать надежным партнером товаропроизводителя или торговой компании.

Имеется два основных критерия выбора поставщика:

• стоимость приобретения продукции или услуг;
• качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения. Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60.

К ним относятся:

• удаленность поставщика от потребителя,
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
• наличие у поставщика резервных мощностей,
• организация управления качеством продукции у поставщика,
• психологический климат в трудовом коллективе поставщика,
• риск забастовок у поставщика,
• способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования,
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников.

Ими могут быть, например:

1. собственное расследование;

2. местные источники, такие, как действующие на данной  территории юридические лица  или «осведомители» официальных  органов;

3. банки и финансовые  институты;

4. конкуренты потенциального  поставщика;

5. торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата;

6. информационные агентства;

7. государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

2. Выбор поставщиков

 

2.1 Основные этапы  выбора поставщика

 

Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанных действий, начиная от выявления собственных потребностей в материальных ресурсах, и заканчивая реальным поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением требуемого уровня качества. И в этой логистической цепи одной из основных проблем в управлении закупками материальных ресурсов, является проблема выбора поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков схожих материальных ресурсов, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером товаропроизводителя в реализации его логистической стратегии. В связи с этим рассмотрим:

Основные этапы выбора поставщика:

1. Определение потребностей. Процесс управления закупками  начинается с определения внутрифирменных  потребностей и установление  взаимосвязей, между отделом закупок  и подразделениями фирмы, т.е. конкретными  потребителями материальных ресурсов.

2. Формирование требований  потребителей. После определения  внутрифирменных потребителей и  номенклатуры материальных ресурсов  устанавливаются требования к: весу, размерам, параметрам поставок и  т.д.

3. Решение «производить  или покупать». Прежде чем определять  возможных поставщиков, необходимо  решить вопрос: выгодно ли самой  фирме производить определенные  виды материальных ресурсов или  покупать у сторонних организаций. В этом случае для принятия  окончательного решения оцениваются  соответствующие затраты и достижимый  уровень качества материальных  ресурсов.

4. Определение типов закупок  в зависимости от продолжительности  и сложности:

установившиеся закупки;

модифицированные закупки (в которых меняется или поставщик или параметры закупаемых материальных ресурсов);

новые закупки.

5. Выявление потенциальных  поставщиков заключается в определении  всех возможных поставщиков требуемого  вида материальных ресурсов путем  использования сведений о конкурсах  поставщиков, выставках и ярмарках, рекламы и специализированных  каталогов, формирование списка  поставщиков, сбор и анализ информации  об их деятельности.

6. Анализ выявленных поставщиков. Заключается в сравнении финансового  положения предприятия, уровню цен  продукции и условий платежей, географического положения, возможные  сроки выполнения экстренных  заказов, резервные мощности предприятия, качественные характеристики продукции, частота и надежность поставок, психологический климат на предприятии. После проведенного анализа и  уменьшения количества возможных  поставщиков оставшиеся оцениваются  с точки зрения максимального  удовлетворения потребностей фирмы  в обеспечении материальными  ресурсами.

7. Доставка материальных  ресурсов. Включает такие логистические  операции как: заключение договоров, процедуры заказов, транспортировка, складирование грузопереработка, хранение, сервисные услуги и т.п.

8. Контроль и оценка  за выполнением закупок. Эффективность  управления закупками оценивается  в результате непрерывного контроля за выполнением условий договора по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству материальных ресурсов и сервиса.