Планирование времени руководителя

 

              2.3 Принципы планирования рабочего времени руководителя

          Важным пунктом в системе планирования рабочего времени является контроль над рациональным использованием этого времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени.

          Принципы планирования рабочего времени руководителя, выполнение которых поможет добиться лучшей организации работы:

• Формируйте рабочие блоки для крупных или сходных по характеру заданий. 

Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ в  рабочие блоки, то экономия времени  будет налицо.

• Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

 

 Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне.

• На переговорах устанавливайте регламент, а также определяйте затраты времени для выполнения определенных задач. 
• Выполняйте задания в порядке приоритета. 

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Единственная возможность справиться с потоком  заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей  и выполнение действительно важных дел.

• По возможности выполняйте только важные дела (Принцип Парето). 

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата.

 

• Используйте делегирование как оплачиваемую услугу. 

Поскольку делегирование  полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле  всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.

• Крупные задания выполняйте небольшими частями. 

По достижении первой промежуточной  цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать  выполнение оставшихся задач.

• Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории "А".

 

 Если же заранее (например, в начале месяца) в рабочем календаре зарезервировать  определенные временные блоки для  выполнения своих начинаний и  воспринимать их как заранее запланированные  деловые встречи или совещания, то это психологически настроит вас  на обязательность их выполнения.

• Главные задачи выполняйте рано утром. 

Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они  еще ранним утром дома или на рабочем  месте непосредственно перед  началом рабочего дня успевают выполнить  то или иное важное дело или, по крайней  мере, начать его.

• Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности. 

 

 

              

 

 

 

 

 

 

 

               3. Тайм-менеджмент как система управление временем

 

          Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален.

В последние  годы ситуация значительно изменилась к лучшему благодаря широкому распространению и востребованности семинаров и тренингов по тайм - менеджменту в корпоративной среде. На рубеже ХХ-ХХI веков сформировалась отечественная школа тайм – менеджмента, впитавшая лучшие классические западные подходы и предложившая ряд российских разработок, адаптированных к современным реалиям нашей жизни. На данный момент мы можем уверенно говорить о разработанной и апробированной методологии преподавания тайм - менеджмента в рамках широко известных форматов бизнес - тренинга и/или бизнес - семинара, а также сравнительно новых, но прекрасно себя зарекомендовавших форм бизнес - консалтинга по вопросам управления временем⁵. планирование рабочий время руководитель

 

Для того чтобы тренинговые мероприятия по тайм - менеджменту были максимально эффективны, необходимо следующее:

1) четко  понимать цели и задачи тренинга  и руководствоваться принципом  реалистичности в их постановке;

2) грамотно  выбирать форму обучения тайм-менеджменту, исходя из целей и задач тренинга;

3) согласовывать  с ведущим тренинга специфику  и потребности группы для того, чтобы были использованы наиболее  подходящие приемы преподнесения  и закрепления материала;

4) не  ограничиваться только одной  формой обучения тайм-менеджменту, проводить обучение системно.

 

Системная, регулярная, осознанная работа по формированию и совершенствованию тайм-менеджерских навыков ведет к созданию совершенно особого климата эффективности в компании. Людям становится работать более комфортно, снижается давление пресса жестких дедлайнов, вся деятельность сотрудников становится более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями⁶.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                            ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Практический опыт говорит, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, приводит к экономии времени в целом.

Чтобы правильно выполнять свои функции  и достигать целей мы, прежде всего, должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих  задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать  их число.

Когда человек  начинает организовываться сам, то более  бережно относится к своему времени. Это обязательно выходит на уровень окружения, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время.

В реферате  была изучена одна из актуальных проблем  современных руководителей: эффективное  планирование и использование рабочего времени.

Несмотря  на то, что на эту тему написано много  книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам сказать себе: «Я не хочу больше тратить время впустую, и я не хочу не успевать», тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         Список использованных источников

1. Адаир Дж. Джон Адаир о менеджменте и лидерстве / Дж. Адаир; под ред. Н. Томаса; [пер. с англ.]. – М.: Эксмо, 2007. – 208 с. – (Библиотека ЭКСПЕРТА);

2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2001. – 208 с.

3. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.

4. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 512 с.

5. Герчикова, И.Н. Менеджмент /И.Н. Герчиков. - М.: Проспект, 2004. – 122с.

6. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. – М.: "Издательство ПРИОР", 2002. – 464 с.

7. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент: Учеб. Пособие для студ. Учреждений сред. Проф. Образования. – М.: Мастерство, 2002. – 288 с.

8. Зайверт, Л.Н. Ваше время – в Ваших руках / Л.Н. Зайверт. - М.: Интерэксперт, 2005.- 436 с.

9. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. – М.: Высш. шк., 1996. – 271 с.

10. Казначевская Г.Б. Менеджмент. Учебное пособие / Изд-е 3-е. – Ростов н/Д: "Феникс", 2004. – 352 с. (Серия "СПО")

11. Москвина Л.Г. 136 популярных тестов. – М.: Рольф, 2000. – 384 с. – (Страна советов)

12. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2005. – 704 с.

¹См.: Герчикова И.Н. Менеджмент / И.Н. Герчиков. - М.: Проспект, 2004. – С.97.

² См.: Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.. – М.: Дело, 2005. – С 427.

³ См.: Казначевская Г.Б. Менеджмент. Учебное пособие / Изд-е 3-е. – Ростов н/Д: «Феникс», 2004. – С. 157.

⁴ См.:Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках / Л. Зайверт. -М.: Интерэксперт, 2005.- С. 41.

⁵ См.: Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. учеб. заведений.

⁶ См.: Веснин В.Р. Менеджмент для всех / В.Р. Веснин . - М.: Знание, 2008.- С. 72.