Планирование времени руководителя

 

                                                                           СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………...3

1. Структура и анализ затрат рабочего времени…………………………….5

2. Планирование рабочего времени руководителя

          2.1 Сущность  планирования рабочего времени  руководителя…….....8

          2.2 Причины  дефицита времени руководителя……………………. ..10

          2.3 Принципы планирования рабочего времени руководителя……..11

3. Тайм-менеджмент как система управление временем………………….  13

Заключение……………………………………………………………………15

Список использованной литературы………………………………………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       ВВЕДЕНИЕ

 

Искусство управлять собой, своим временем, руководить течением своей жизни, развиваться  и совершенствоваться получило название самоменеджмент.

Нельзя  стать хорошим руководителем  и грамотно управлять другими  людьми, не научившись прежде управлять  самим собой.

Постоянный  дефицит времени при возрастающей интенсивности труда – явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают  свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение  своей квалификации, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

Если  руководитель постоянно занят "горящими делами", поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы.

Каждому человеку вообще и в особенности  руководителю, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой  типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания  и работа прямо-таки захлестывает, можно  благодаря последовательному планированию времени и использованию методов  научной организации труда лучше  осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Время проходит безвозвратно. Человек не может изменить его, но он в состоянии управлять тем временем, что имеется. Так как время очень ограниченный ресурс, а темп жизни с каждым годом увеличивается, то искусство самоменеджмента становится всё более актуальным.

Целью реферата является изучение планирования и эффективности рабочего времени руководителя.

В качестве основных задач будут выступать:

- рассмотрение теоретических основ использования рабочего времени;

- выявление  причин дефицита времени;

-выявление  главных принципов планирования рабочего времени руководителя;

- изучение эффективного обучения тайм-менеджменту.

Для данного реферата были использованы материалы книг, публикаций, журналов, научных статей, а также ресурсы сети Интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   1. Структура и анализ затрат рабочего времени

 

Труд  – это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в течение которого человек трудится, называется рабочим днём, или рабочим временем.

Рабочее время руководителя затрачивается  на выполнение определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности и направленных на управление деятельностью организации и людьми:

1. Составление  плана деятельности, куда входит  постановка задач на предстоящий  период работы и программирование  необходимых для их выполнения  мероприятий.

2. Организация деятельности, как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование  ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством  и обучение.

4. Руководство  персоналом, его мотивирование, информирование  и сотрудничество с ним.

5. Принятие  решений.

6. Контроль  над выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование  деятельности организации в целом.

Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости  от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому  встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому  целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени.

Для того чтобы управлять временем, сначала  нужно проанализировать, как вы расходуете своё время, а затем определить способы, с помощью которых можно повысить эффективность его использования.

Для этого  требуется на протяжении дня записывать, на что тратится время. День можно  разбить на равные промежутки времени. Записи делаются в течение недели, а затем производится их анализ. Для обеспечения возможности  анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в  отдельные, относительно самостоятельные  группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат. Полученные таким образом  данные заносятся в таблицу, которая  может иметь следующий вид:

 

Вид деятельности	Количество затраченного времени, мин или час	Количество затраченного времени, %	Комментарии по излишкам затрат и возможность экономии времени
1.
2.
3.

Таблица 1. Анализ затрат рабочего времени

 

Можно добавить в таблицу столбцы с фиксированием  запланированного времени на выполнение той или иной работы и получить при этом расхождение фактических  и плановых затрат времени, что позволит более точно планировать подобные мероприятия в следующий раз.

В целях  проведения детального изучения и анализа  структуры затрат рабочего времени  в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим  критериям:

1. необходимость выполнения работы;
2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
3. целесообразность выполнения работы;
4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что руководитель имеет проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если  по второму критерию фактические  затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то можно считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если  более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

В связи  острым дефицитом времени любого руководителя планирование работы является одной из самых важных составляющих его деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             2. Планирование рабочего времени руководителя

             2.1 Сущность планирования рабочего времени руководителя

 

Планирование  – одна из важнейших управленческих функций, от которой зависит успех  организации.

Планировать нужно лишь тот объем задач, с  которыми есть возможность реально  справиться.¹

          Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

          При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда  установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения  поставленных задач. Выбор цели –  это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия  – это практические действия.

Планирование  как важнейшая составная часть  организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

Практика  показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к  сокращению времени на решение непосредственно  управленческих проблем.

 

 

Планирование  осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько  лет), затем этот период разбивается  на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем  более детальным должен быть план².

После того как составлен план на несколько  ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля над годовым бюджетом.

На  основе показателей квартального плана  составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь  за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени  является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить  в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых  необходимо делегировать³.

При составлении плана дня лучше  оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения  непредвиденных задач.

Планирование  рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации  в целом, и является составной  частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

 

 

 

                    2.2 Причины дефицита времени руководителя

Решающее  значение для устранения недостатков  в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование  руководителем рабочего времени. Для того чтобы понять всю глубину проблемы, необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.
2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.
3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности, на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.
4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени⁴.