Планирование работы менеджера

Необходимые качества менеджера:

• Компетентность
• Коммуникабельность
• Стрессоустойчивость
• нравственность
• Способность творчески решать проблемы
• Смелость в принятии решений

 

1.3 Воспитательная  и управленческая функция менеджера

 

Воспитание имеет дело с развитием вполне определенных личных качеств человека, обусловленных  требованиями общества. Воспитание нацелено на формирование только такой личности, которая необходима цивилизованному  обществу.

В практической воспитательной деятельности менеджер может воспользоваться  целым рядом методов педагогического  воздействия.

Все методы воспитания можно  подразделить на две категории:

• Методы, оценивающие деятельность подчиненных;
• Методы, побуждающие их к вполне определенным действиям.

К первой группе относятся  поощрение и порицание, ко второй – убеждение и побуждение.

Метод поощрения

Поощрение выступает в  разных формах: от одобрительного взгляда  и искреннего пожатия руки до премии и награды. В поощрении отражается положительная оценка деятельности подчиненных. Такая оценка становиться  стимулом поведения.

Метод порицания

Порицание – реакция на нежелательную деятельность в поведении. Порицание помогает оформиться крепкому человеческому характеру, воспитывает  чувство ответственности, тренирует  волю. Основными формами порицания  выступают: неодобрительный отзыв  о работе и перевод на работу, где бы работник мог проявить себя.

Метод убеждения

Это метод обеспечивает воспитание у людей общечеловеческих морально – этических качеств. Убеждать –  значит, разъяснять.

Метод побуждения

Этот метод заключается  в том, что человек нацеливается к деятельности, желательной трудовому  коллективу. Формами побуждения являются различные приемы межличностного воздействия  менеджера и отдельного работника. Такой формой может быть и приказ. В этом случае приказ выступает как  средство управления.

 

Для эффективного влияния  на подчиненных менеджеру необходимо воспитывать в себе следующие  черты характера, от которых зависит  его правильное поведение:

1. Чувство такта. Человек воздерживается от вмешательства в чужие дела, он не демонстрирует своей неприязни к людям, не проявляет чрезмерной симпатии, которая может в неловкое положение окружающих. Чтобы развить в себе чувство такта, нужно чаще ставить себя на место другого.
2. Скромность. Скромный человек знает, что его заслуги не так важны, как успех коллектива. Он не выпячивает свое "Я", своих действительных или мнимых способностей, своего превосходства над другими, он никогда не навязывает своих взглядов и воли, он ищет пути для убеждения и только таким образом достигает своей цели.
3. Достоинство. Человек с чувством достоинства ценит доверие. Он прекрасно осознает, что использование доверия коллектива или отдельного лица в своих личных целях – подлость.

Важнейшее значение в работе менеджера имеет умение плодотворно  воздействовать на подчиненных, управлять  ими.

Менеджер должен организовать и направить работу, но насколько  возможно, держатся в тени, дать своим  подчиненным право ощутить себя полноценными участниками производственного  процесса. Нужно уступать как можно  больше прав непосредственно исполнителям. Именно тогда большинство людей работает весьма успешно. Опытный менеджер многие текущие дела перепоручает подчиненным, чтобы выполнить свои непосредственные обязанности: планировать, направлять, организовывать работу коллектива в целом.

Менеджер должен основное внимание уделять итогам работы, а  не процессу. Опытный и энергичный менеджер постоянно занят поиском  оригинальных решений или помогает тем, кто способен что–то новое и  интересное предложить. Он не боится нововведений, потому что знает, что никогда  нельзя успокаиваться, никто и ничто  в жизни не стоит на месте. Если же предприятие не старается идти в ногу со временем, оно рано или  поздно отстанет. Вот почему руководителю важно быть в курсе основных открытий и изменений.

Настоящий менеджер не берет  в расчет человеческие слабости. Если у человека не недостатков, талантов, вероятно, у него тоже нет – перед  нами посредственности.

Полицейские методы (различные  выговоры взыскания, лишения премии) стоит применять крайне редко: от них больше вреда, чем пользы. Менеджер должен уметь добиваться полного  взаимопонимания со своими подчиненными.

Менеджеру не следует бояться  покинуть свой кабинет и пойти  поговорить с тем, кто в данный момент ему нежен. Всегда хорошо действует  на сотрудников, если начальство заходит  к ним обсудить кое-какие вопросы.

Менеджер должен отучит подчиненных  прибегать к нему с каждой своей  проблемой и научить приходить  с уже готовыми решениями, предложениями  и советами. Такой подход не только сбережет время менеджера, но и будет  стимулировать творческие возможности  работников. Менеджер всегда должен помнить, что работников должно быть не больше, чем требуется для определенного  дела, так как при переизбытке  рабочей силы результаты всегда хуже. Менеджер должен иногда спрашивать подчиненных, где и чем он может им помочь.

 

1.4 Организация  труда менеджера

 

В понятие организации  труда менеджера включают: учет и  анализ затрат рабочего и не рабочего времени, планирование работ и затрат времени на их выполнение, разработку и принятие управленческих решений, подготовку и проведение служебных  совещаний, организацию рабочих  мест, совершенствование условий  труда, повышение квалификации.

Совершенствование организации  труда менеджеров подразумевает  четкое соблюдение принципов научной  организации труда управленческого  персонала. К таким принципам  относятся специализация, пропорциональность, прямоточность, непрерывность, ритмичность, системный и комплексный подход.

Для того чтобы менеджер мог эффективно планировать свое время, надо знать, куда и на какие  работы уходит рабочее и не рабочее  время. В связи с этим менеджеру  целесообразно проводить специальные  наблюдения, изучать собственные  затраты времени в течение  дня, недели, месяца.

Успех деятельности менеджера  предприятия зависит не только от материально – технических условий, но и от того, как он распоряжается  самым ценным своим достоянием –  временем.

Основные правила, выполнение которых поможет менеджеру добиться экономии времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сложных по характеру заданий. Если объединять выполнение нескольких небольших по объему, но схожих по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответ на письма своих корреспондентов, обсуждение рабочих вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких–либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего кабинета были открыты всегда и для каждого.
3. при проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий. Обсуждать следует все что угодно, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ. Единственная возможность справится с потоком дел, заданий, деловых встреч, договоренностей – это четко и однозначно устанавливает приоритеты по системе дел, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных задач.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела.
6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу. Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя ваши подчиненные, непременно должны выполнить именно они.
7. Крупные задания целесообразно выполнять небольшими частями. Цели и проекты следует также делить не большие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени. Для этого следует каждый день отводить на эту работу примерно по два часа. При достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.
8. Главные задачи выполняйте рано утром, что создает ощущение успеха. Секрет успеха многих менеджеров в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня успевают выполнить новое важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

При организации планирования личной работы менеджеру следует  придерживаться такой последовательности:

• Определение затрат времени на постоянные дела
• Анализ содержания планируемых дел и определение времени, необходимого для их выполнения.
• Составление перспективного плана
• Запись текущих дел и составление плана рабочего дня
• Записи текущих дел и составление плана рабочего дня.
• Планирование времени менеджера, как правило, имеет 2 цели:
• Употребить имеющееся время для высокоэффективной деятельности;
• Достичь поставленных задач с возможно меньшим расходом времени.

Чем грамотнее и тщательнее менеджер спланирует свое время, тем  плодороднее сможет использовать его  в своих личных и профессиональных интересах. Мировой опыт свидетельствует: увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном счете  к экономии времени в целом.

Менеджеры, которые регулярно  в течение 10 минут планируют свой рабочий день, могут сэкономить до 2 часов рабочего времени и значительно  эффективнее справляются со всеми  стоящими перед ними задачами.

Планирование работы осуществляется подавляющим большинством менеджеров. Они планируют предстоящий день, неделю, месяц, квартал, год, а также  ближайшие 3 – 5 лет.

Для рациональной организации  своего труда менеджер должен уметь  четко определять продолжительность  каждой планируемой работы, сроки  ее начала и окончания. Начинать следует  с долгосрочного плана. Для этого  следует составить перечень наиболее важных работ за год, квартал, месяц, а затем установить сроки начала и окончания этих работ.

Работа менеджера динамична, сложна, отличается многими случайными, непредсказуемыми событиями, которые  могут нарушить намеченные ранее  планы.

Поэтому считается хорошим  показателем выполнение личных планов менеджерами на 70 – 75%.

Грамотное планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные с тем, чтобы потом  распределить выполнение каждой из них  по времени.

Задача менеджера - документ (менеджер должен составлять только, те документы, которые, не могут быть составлены его подчиненными). В процессе составления  документа, делового письма и другого  большую помощь может оказать  компьютер. Для того достаточно вложить  в память компьютера образцы деловых  писем, документов и только вносить небольшие исправления и уточнения. Сложнее дело обстоит с входящими документами.

Менеджер должен владеть  деловым красноречием. Основная цель вступления заключается в том, чтобы  воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить – это не просто изложить все имеющиеся данные, а  максимально привлечь внимание слушателей и склонить их на свою сторону. Для  того чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться.

Успех речи зависит во многом и от того, как говорить. Монотонно  изложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому  эмоциональная с расстановкой речь (перед ключевой фразой и после  нее необходимо делать 1 – 2х секундную  паузу) будет более убедительна.

Для проведения приема сотрудников  лучше выделить определенное время  в течение рабочего дня. Оптимальным  представляется время между 14 и 16 часами.

Если это возможно необходимо пользоваться предварительной записью  у секретаря. Посетитель по возможности  должен заранее изложить тему предстоящей  беседы. Это позволит сократить время  на изложение темы разговора; позволит менеджеру подготовиться к предстоящей  беседе; если это, возможно, направить  посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Для оптимального ведения  беседы менеджер должен:

1. уметь активно слушать. Т.е. в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что он следит за ходом мысли собеседника. Это можно сделать путем высказываний типа: да – да, конечно, безусловно, и др.
2. уметь понять собеседника, причем "понять – не значит принять". Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение.
3. уметь направить разговор в нужное русло.
4. стараться говорить на уровне, понятном собеседнику.

Менеджер в своей повседневной деятельности должен систематически посещать рабочие места для непосредственных контактов с подчиненными и получения  необходимой информации.

 

2. Самоменеджмент  в работе менеджера

 

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов  работы в повседневной практике, для  того чтобы оптимально и со смыслом  использовать своё время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни