Планирование личного времени менеджера

 

Закон "вынужденной эффективности" гласит: "Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда".

Именно поэтому руководителю необходимо регулярно задавать себе три вопроса, которые позволят подготовить почву для выполнения наиболее важных своих задач в срок.

Первый звучит так: "Каковы мои самые важные дела? "

Второй вопрос, который должен постоянно волновать его, звучит так: "Что я, и только я, могу делать, что, если будет сделано с должным качеством, действительно изменит положение вещей в лучшую сторону"?"

Авторство этого вопроса приписывают Питеру Друкеру, признанному гуру в сфере менеджмента. Это один из лучших вопросов, рассматриваемых в теории достижения персональной эффективности. Что вы и только вы можете сделать, способное реально повернуть вашу жизнь в лучшую сторону? Речь идет в первую очередь о том, что относится сугубо к личной компетенции. О работе, которую, если не выполните вы, никто другой сделать не в состоянии. Однако если справиться с ней и при этом хорошо, впоследствии это может весьма положительно сказаться на жизни или карьере. Третий вопрос, который следует как можно чаще себе задавать, таков: "Как наилучшим образом использовать свое время в настоящий момент?" Это центральный вопрос в теории рационального использования времени. Практический ответ на него представляет собой основной способ, позволяющий не допускать промедления в делах и стать высокопродуктивным работником. Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно поддерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности:

1)анализ бюджета времени;

2)составление списка планируемых дел;

3)определение времени для выполнения этих дел;

4)сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;

5)составление списка дел на год;

6)составление тематического списка на месяц;

7)составление плана действий на неделю;

8)запись текущих дел и составление рабочих планов на день [3].

Планирование времени в рамках общего планирования ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, придает чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Существуют различные методы планирования рабочего дня.

 

3 Методы рационализации деятельности менеджера

 

3.1 Принцип Парето

Принцип, или правило 80/20 был сформулирован в 19 веке итальянским экономистом Д.Парето и с тех пор не претерпел никаких изменений, оставаясь практически универсальным мерилом человеческой эффективности в самых разных областях жизни. Его учет способен значительно облегчить наше суетное (или наполненное непостижимым смыслом) существование.

Правило 80/20 в самом общем виде может выглядеть так: "Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20 процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа".

Исходя из него, в списке из 10 каждодневных дел всего 2 дела обеспечат вам 80 процентов планируемого успеха. Главное - точно определить их и сделать приоритетными. А остальные 8 можно оставить несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше.

Применяя это правило, можно уклониться от опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах дел, которые дают наиболее обильные плоды.

Еще одна закавыка этого принципа в том что, прилагая только 20 процентов наших усилий, мы можем добиться 80 процентов планируемых результатов. Это говорить о том, что живем мы обычно не в полную силу нашего потенциала, и оставшиеся 20 процентов результатов - это 80 процентов усилий олимпийских чемпионов, талантливых изобретателей, гениев литературы [3].

 

 

 

3.2 Метод Эйзенхауэра

 

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело [4].

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел и отразил их в матрице.

Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому необходимо перепроверить степень важности и попробовать их полностью или частично поручать своим сотрудникам.

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой.

Приступить к высокоприоритетной задаче и настойчиво трудиться над ней, пока процент ее выполнения не станет равным 100, - значит подвергнуть испытанию и иметь возможность проявить собственный характер, силу воли и деловую решительность, таким образом преображается и укрепляется собственный характер.

 

3.3 Метод Альпы

 

Метод Альпы представляет собой последовательность из пяти стадий, от наименьшего к "вершине" - окончательному результату. Метод относительно прост и легко запоминается, поэтому после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня. "Альпы" имеют пять маршрутов (стадий):

1)составление заданий - задач дня;

2)оценка длительности акций;

3)резервирование времени;

4)принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5)контроль (учет не сделанного).

Первая стадия. Задачи дня. Записать под соответствующими рубриками (разделами) своего "плана дня" все то, что надо сделать завтра:

1)задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

2)невыполненное накануне;

3)новые дела;

4)сроки;

5)периодически возникающие задачи.

Записывать, нужно используя сокращения: В - визиты, С-совещания; Д - делегирование дел; К - контроль и т.д. Затем их необходимо распределить по приоритетности, на длительные и короткие [7].

Вторая стадия. Длительность дел. Необходимо поставить против каждой задачи приблизительное время для ее выполнения, суммировать и определить ориентировочно общее время.

Третья стадия. Резерв времени. План дня рассчитывается на 60% рабочего времени, а 40% - должно составлять резервное время для неожиданных дел.

Четвертая стадия. Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел. На данной стадии устанавливаются однозначные приоритеты для своих дел с помощью метода Эйзенхауэра и уточняются задачи дня.

Пятая стадия. Контроль. Осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день [7] .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

Если подытожить  всё  выше  сказанное,  то  можно  пожалуй  остановиться  на том, что:

1) время – это уникальнейший ресурс человека;

2) время – это не  только  количество  часов  и  минут,  это  ещё  насыщенные полезной работой часы и минуты;

3) необходимо внимательно относится к тому, что мы  делаем;

4) необходимо делегировать работу другим людям;

5) необходимо отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время;

6) необходимо делать всё в своё время;

7) необходимо ставить правильные цели;

8) необходимо постоянно следить за распорядком дня;

9) необходимо планировать свой день, неделю и даже месяц;

10)  нельзя забывать о контролировании сделанного.

Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию, что является одной из главных задач руководителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1) Аникин Б. А. Высший менеджмент для руководителя: учебное пособие/ Б. А. Аникин. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2006.-144 с. 
 
2) Вачугов Д. Д. Основы менеджмента: Учебник для вузов / Д. Д. Вачугов, Т. Е. Березкина, Н. А. Кислякова; Под ред. Д. Д. Вачугова. –М.: Высшая школа, 2008.-367 с. 
 
3) Веснин В. Р. Менеджмент: Учебник. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009.-504 с. 
 
4) Друкер П. Ф. Практика менеджмента / П. Ф. Друкер; перевод с англ.; учебное пособие. –М.: Издательский дом «Вильямс», 2005.-398 с. 
 
5) Коротков Э. М. Менеджмент: учеб. пособие / Э. М. Коротков. –М.: Инфра-М, 2005.-220 с. 
 
6) Курганов В. М. Современный менеджмент: теория и практика управления / В. М. Курганов. - М.: Книжный мир, 2006.-182 с. 
 
7) Райченко А. В. Общий менеджмент: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2006.-384 с. 
8) Янчевский В. Г. Основы менеджмента: учеб. пособие – М.: ТетраСистемс, 2008.-224 с