Планирование личного времени менеджера

 

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГАОУ ВПО «СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ТЕОРИИ МЕНЕДЖМЕНТА, ГОСУДАРСТВЕННОЕ И МУНИЦИПАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

 

 

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«Самоменеджмент руководителя »

 

НА ТЕМУ

« Планирование личного времени менеджера»

 

 

 

Выполнила:

Ахриев С.-М.М

студентка 3 курса группы ГМУБ-112

направления (специальности)

Государственное и муниципальное управление

очной формы обучения

 

_________________________

(подпись)

 

  Руководитель работы:

  Лукьянов.В.И

доцент кафедры ТМГМУ

 

Работа допущена к защите _________________         __________________

                                             (подпись руководителя)                             (дата)

 

 

Работа выполнена и

защищена с оценкой ______________________      Дата защиты____________

 

 

 

 

 

 

Ставрополь, 2014г.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1 Роль и значение планирования личного труда менеджера…………………...5

2 Планирование личной работы менеджера…………………………………….7

2.1 Общая модель качеств современного  менеджера…………………………..7

2.2 Система планирования личного  труда менеджера………………………….8

2.3 Техника планирования личного  времени менеджера……………………..10

3 Методы рационализации деятельности менеджера………………………...12

3.1 Принцип Парето……………………………………………………………..12

3.2 Метод Эйзенхауэра………………………………………………………….13

3.3 Метод Альпы………………………………………………………………...14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….16

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Временем, как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление характерное для большинства руководителей во всем мире.

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий, считая, что времени у него в достатке, и он успеет выполнить его в срок.

Если руководитель постоянно занят "горящими делами", поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидаций сбоев, а, в общем - "латания дыр". В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие.

Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

Цель данного реферата:

Рассмотреть систему планирования личного времени менеджера.

Задачи данного реферата:

1)Проанализировать роль и значение  планирования личного времени менеджера;

2)Исследовать распространенные методы рационализации деятельности менеджера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Роль и значение планирования  личного труда менеджера

 

Руководитель является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его работы зависит успешная работа системы управления и предприятия в целом.

Функции руководителя многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделений и служб, работа с кадрами, определение целей и задач деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими организациями, контроль за действиями исполнителей и др. Выполнение указанных функций требует от руководителя высоких деловых и личных качеств.

Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии и вне его, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.

Причиной неудовлетворительной работы многих руководителей, в особенности начинающих, является неумение распоряжаться временем. Руководитель, который не умеет распоряжаться временем, неспособен увидеть перспективу из-за множества повседневных хлопот. Наконец эффективность его работы минимальная, возникает ощущение недовольства собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причина этого неумение планировать работу [5].

Для менеджера, который имеет недостаток времени на решения производственных, финансовых, социальных и других проблем, характерные:

1)бесплановость в использовании рабочего времени и слабая проработка ключевых сфер деятельности;

2)нервозность, поспешность и сумбурность в действиях;

3)нетерпимость в принятии решений, в отношениях с равными по рангу и с подчиненными;

4)недостаточный уровень разделения управленческого труда в подразделениях и низкая степень делегирования функций и ответственности подчиненным;

5)отсутствие порядка на рабочем месте;

6)чрезмерность и бессистемность работы с документами и корреспонденцией, которая поступает;

7)использование принципа "что не успел на работе - доделаю дома" [4].

Время - один из ресурсов, который не восстанавливается. Недостаток времени на выполнение поставленных задач приводит к искусственному удлинению рабочего дня, нерациональному использованию. Недостаток времени - это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы руководителей. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы снова сосредоточиться и восстановить начальную трудоспособность [5].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Планирование личной работы менеджера

 

2.1 Общая модель качеств современного менеджера

Руководитель современного (предпринимательского, лидерского) типа, менеджер - лицо, осуществляющее руководство предприятием или подразделением, направляющее, организующее и регулирующее деятельность подчиненного коллектива для достижения целей организации.

Классифицировать качества современного менеджера можно исходя из конкретных критериев, определенных сферами деятельности менеджера.

Общая интегрированная модель качеств менеджера может быть представлена как система качеств личности менеджера, каждое из которых предназначено для управления в областях его деятельности.

Модели качеств менеджера могут рассматриваться как различные уровни (оболочки или кольца) интегрированной модели :

I - организационно-управленческая

II - социально-психологическая

III - производственная

IV - модель качеств персонального  менеджмента (самоменеджмента) умения  управлять самим собой [1].

Менеджер - руководитель всех сфер жизнедеятельности коллектива, например руководитель фирмы, предприятия - этой сфере соответствует организационно-управленческая классификация, отражающая общие управленческие требования к менеджеру.

Интегрированная модель качеств менеджера может быть представлена как система качеств личности менеджера, состоящая из критериев первого и второго уровней, каждый из которых предназначен для управления всеми вышеназванными сферами его деятельности.

 

Наибольший интерес представляет собой четвертый блок - сфера личности менеджера, его качеств, определяющих способность управлять самим собой.

Самоменеджмент - это целенаправленное и последовательное применение испытанных наукой и практикой методов и приемов менеджмента в повседневной жизни для того, чтобы наилучшим образом использовать свое время и собственные способности, сознательно управлять течением своей жизни, умело преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Современный менеджер должен уметь:

1)планировать личную работу;

2)организовывать свое рабочее место;

3)работать с информацией, пользоваться записной книжкой;

4)выступать публично;

5)управлять своим эмоционально-волевым потенциалом;

6)формулировать жизненные цели;

7)анализировать эффективность использования своего времени и находить резервы его оптимизации [2].

 

2.2 Система планирования личного труда менеджера

 

Посредством планирования мы переносим будущее в настоящее и тем самым имеем возможность сделать что-нибудь в отношении него уже сейчас.

Наш интеллект, способность мыслить, планировать и принимать решения является главным орудием в деле недопущения промедления в делах и увеличения собственной продуктивности. Умение определять свои цели, планировать действия и предпринимать их определяет ход нашей жизни. Акт мышления и планирования высвобождает наши ментальные ресурсы, пускает в ход творческий потенциал и умножает нашу полезную ментальную и физическую энергию.

Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов - долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также планах текущего периода. Последние воплощаются в планах дня.

Выделяют перспективное, среднесрочное и текущее планирование (в том числе и оперативное - неделя, день) [1].

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд, исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно заполняется текущими и горящими делами, не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реализацию духовных интересов и отдых. Составление плана работы требует предварительного анализа положения дел, а это активизирует работу руководителя, делает ее более целенаправленной.

Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование ежедневной работы, составление средне- и долгосрочных планов работы означают, выигрыш во времени, достижение успехов и большую уверенность в себе.

Начать разработку следует с долгосрочного плана, т.е. с плана графика основных дел на несколько лет. Существует такая фраза "Мышление на далекую перспективу сопровождается более высоким качеством принимаемых решений, при достижении краткосрочных целей". Людям, добивающимся успеха в своих делах, свойственна ясная ориентация на будущее. Они анализируют принимаемые ими решения и предпринимаемые ими действия в настоящем с точки зрения их согласованности с долгосрочным будущим, к которому стремятся.

Под среднесрочным планированием подразумевают составление планов на год. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ года, а затем установить сроки их начала и окончания. Бывает, что необходимость работы ясна, но еще нельзя определить сроки ее начала и окончания. Тогда образуют "тематический" список дел, который надо ежемесячно просматривать, стараясь перенести дело из "тематического" списка в календарный план.

Подготовка перспективного плана - это еще не конец работы. Чтобы перейти к конкретным текущим планам нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу; какое время вы в состоянии выделить на те или иные дела; в какой последовательности их следует выполнять; каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более чем на текущую неделю. В основном это планы "на сегодня", "на завтра". Они служат эффективным инструментом в борьбе с текучкой в том случае, если строятся на основе годовых, квартальных, месячных планов и согласуются с так называемыми графиками работ дня, недели [6].

 

2.3 Техника планирования личного времени менеджера