Планирование, как основная функция управления организации

- средств, обеспечивающих процесс планирования (информационное, техническое, математико-программное, организационное и лингвистическое обеспечение).

1. Плановый персонал. В него входят все специалисты, которые в той или иной мере выполняют функции планирования. Аппарат плановых работников на предприятии функционирует в форме соответствующей организационной структуры, которая устанавливает необходимое количество планового персонала и распределение его по подразделениям аппарата управления, определяет состав плановых органов, регламентирует связи между плановыми работниками и подразделениями, устанавливает права, обязанности и ответственность плановиков, определяет требования к их профессиональному уровню и т.п.
2. Механизм планирования. Представляет собой совокупность средств и методов, с помощью которых принимаются плановые решения и обеспечивается их реализация.

       В общем виде в механизм планирования входят: цели и задачи функционирования предприятия; функции планирования; методы планирования.

       Рассмотрим  эти компоненты.

1. Цели и задачи функционирования предприятия.

       Успешное  достижение конечных целей зависит от того, как в процессе планирования они разбиты на подцели и задачи. В общем случае алгоритм планирования целей включает их конкретизацию в технико-экономических показателях работы предприятия и формулирование основных проблем, требующих своего решения для достижения целей.

2. Функции планирования.

       В состав функций планирования можно  включить следующие.

- Уменьшение сложности. Это преодоление реально существующей сложности планируемых объектов и процессов, при планировании необходимо выделить наиболее существенные связи и зависимости, разбить процесс планирования на отдельные плановые расчеты и упростить процесс разработки и реализации плана и контроля за его выполнением.

- Мотивация. С помощью процесса планирования должно инициироваться эффективное использование материального и интеллектуального потенциала предприятия.

- Прогнозирование. Одной из функций планирования является как можно более точное прогнозирование состояния внешней и внутренней среды предприятия путем систематического анализа всех факторов. Качество прогноза определяет и качество плана.

- Обеспечение безопасности. Планирование должно учитывать фактор риска, чтобы избежать или уменьшить его.

- Оптимизация. В соответствии с данной функцией планирование должно обеспечить выбор допустимых и наилучших с точки зрения ограничений альтернатив использования ресурсов.

       Функция координации и интеграции. Планирование должно объединять людей как в процессе разработки плана, так и по ходу его реализации, предотвращать конфликты и учитывать интеграцию различных сфер деятельности предприятия

       Функция упорядочения. С помощью планирования создается единый порядок действий всех работников предприятия.

       Функция контроля. Планирование позволяет наладить эффективную систему контроля за производственно-хозяйственной деятельностью, анализ работы всех подразделений предприятия.

       Функция документирования. Планирование обеспечивает документированное представление хода производственно-хозяйственной деятельности.

       Функция воспитания и обучения. Планирование оказывает воспитательный эффект посредством образцов рациональных действий и позволяет учиться на ошибках.

3. Методы планирования. Под ними понимается способ осуществления планирования, то есть способ реализации плановой идеи

       Наиболее  часто в планировании применяются традиционные методы обоснования плановых решений (творчество, адаптивный поиск, система бухгалтерского учета, предельный анализ, норма прибыли на вложенный капитал, дисконтирование и компаудинг, анализ чувствительности и проверка устойчивости) и различные экономико-математические модели (модели, основанные на теории вероятности и математической статистике, методы математического программирования, имитации и теории графов).

Процесс планирования (схема 1). Состоит из следующих этапов.

- Определение цели планирования. Цели планирования являются решающим фактором при выборе форм и методов планирования. Они обусловливают также критерии при принятии плановых решений и контроле за ходом их реализации.

- Анализ проблемы. На этом этапе определяется исходная ситуация на момент составления плана и формируется конечная ситуация.

- Поиск альтернатив. Среди возможных путей разрешения проблемной ситуации отыскиваются подходящие действия.

- Прогнозирование. Формируется представление о развитии планируемой ситуации.

- Оценка. Проводятся оптимизирующие расчеты для выбора наилучшей альтернативы.

- Принятие планового решения. Выбирается и оформляется единственное плановое решение.

                      

                     

Рис.1 Схема  разработки бизнес-плана

       Средства, обеспечивающие процесс планирования. Позволяют автоматизировать технологический процесс разработки плана предприятия, от сбора информации до принятия и реализации плановых решений. Сюда входит методическое, техническое, информационное, программное, организационное и лингвистическое обеспечение. Комплексное использование этих средств позволяет создать автоматизированную систему плановых расчетов.

       Суть  планирования проявляется в конкретизации  целей развития всей фирмы и каждого подраздела отдельно на определенный период; определении хозяйственных заданий, средств их достижения, сроков и последовательности реализации; выявление материальных, трудовых и финансовых ресурсов, которые необходимы для решения поставленных заданий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Эффективность управления организацией 
 

1. Понятие и  суть эффективности управления

 
 
 

       Понятие "эффективность управления" не получило пока четкого определения  и толкования ни в научной литературе, ни в практике управления. В отечественной и зарубежной научной литературе из менеджмента отмечаются попытки деления понятий "результативность управления" и "эффективность управления". Результативность управления понимается как его целевая направленность на создание нужных, полезных вещей, способных удовлетворять определенные потребности, обеспечить достижения конечных результатов, адекватных поставленным целям управления. В подобной трактовке понятия "результативность управления" характеризуется результатом, эффектом, который достигается субъектом управления благодаря его влиянию на объект управления.

       Немного другое содержание укладывается в понятие "эффективность управления", что  связано, в первую очередь, с неадекватностью  сроков "эффект" и "эффективность". Эффект – это итог, результат деятельности, тогда как эффективность характеризуется отношением эффекта к расходам ресурсов, которые обеспечили получение эффекта. Если отождествить эффект управления с его результативностью, а расходы - с расходами на управление, то мы дойдем до следующей логической формулы эффективности управления.

       Эффективность управления =  

       Применению  этой качественной зависимости для  количественной оценки эффективности  управления препятствует ряд обстоятельств, связанных с понятием "эффективность":

- возникает проблема оценки огромной разнообразности социальных и производственно-экономических результатов, которые не сводятся к единственному измерителю;

- сложно отнести полученные результаты на счет определенного субъекта или виду управления, практически невозможно разделить их по отдельным субъектам управления и руководящему влиянию;

- необходимо учитывать фактор времени - много управленческих мероприятий дают эффект спустя некоторое время (подбор кадров, их учеба и тому подобное). Управление связано с психологией людей, с изменениями в их поведении, а это достигается тоже постепенно;

- неправомерно считать результаты управляемых процессов итогом только управленческой деятельности. Основная часть продукта создается производителями, а не управленцами.

       В итоге мы получаем формулу эффективности, но уже не управления, а всего управляемого объекта или процесса:

       Эффективность =

       Понятие эффективности управления во многом совпадает с понятием эффективности  производственной деятельности организации. Однако управление производством имеет свои специфические экономические характеристики. В качестве главного критерия результативности управления выступает уровень эффективности управляемого объекта. Проблема эффективности управления – составная часть экономики управления, которая включает рассмотрение:

- управленческого потенциала, т. е. совокупности всех ресурсов, которыми располагает и которые использует система управления. Управленческий потенциал выступает в материальной и интеллектуальной формах;

- затрат и расходов на управление, которые определяются содержанием, организацией, технологией и объемом работ по реализации соответствующих функций управления;

- характера управленческого труда;

- эффективности управления, т. е. эффективности действий людей в процессе деятельности организации, в процессе реализации интересов, в достижении определенных целей.

       Эффективность – это результативность функционирования системы и процесса управления как взаимодействия управляемой и управляющей систем, т. е. интегрированный результат взаимодействия компонентов управления. Эффективность показывает, в какой мере управляющий орган реализует цели, достигает запланированных результатов.

       На  эффективность деятельности менеджера  влияет ряд факторов: потенциал сотрудника, его способность выполнять определенную работу; средства производства; социальные аспекты деятельности персонала  и коллектива в целом; культура организации. Все эти факторы действуют совместно, в интеграционном единстве.

       Таким образом, эффективность управления – один из основных показателей совершенствования управления, определяемый сопоставлением результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение. Оценить эффективность управления можно путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление. Но такая упрощенная оценка не всегда корректна, так как:

- результат управления не всегда заключается в прибыли;

- такая оценка приводит к непосредственному и опосредованному результату, который скрывает роль управления в его достижении. Прибыль часто выступает как опосредованный результат;

- результат управления может быть не только экономическим, но и социальным, социально-экономическим;

- затраты на управление не всегда можно достаточно четко выделить. 

            

Рис.2 –  Общая схема планирования 
 
 

2. Концепции определения эффективности управления

 
 
 

       На  любом уровне организации менеджеры пытаются достигать высоких результатов. Однако общее согласие относительно содержания категории “эффективность” отсутствует. Отличия в определении управленческой эффективности отбивают расположение разных авторов к одной из следующих концепций и подходов к оценке организационной эффективности рис.1. В практической деятельности целесообразно использовать любую из нижеприведенных концепций в зависимости от ситуации.

1 Целевая концепция эффективности управления – это концепция, согласно которой деятельность организации направлена на достижение определенных целей, а эффективность управления характеризует степень достижения поставленных целей.

       В соответствии с целевой концепцией организация существует для достижения точных целей. Один из первых специалистов в сфере  менеджмента Ч. Бернард утверждал: “То, что мы понимаем под эффективностью заключается в исполнении поставленных задач совместными усилиями. Степень их выполнения отбивает степень эффективности”. Таким образом, целевая концепция отбивает целенаправленность и рациональность – фундаментальные принципы существования современного западного общества.