Планирование и контроль в таможенных органах

Благодаря стратегическому и текущему планированию формируются задачи финансово-хозяйственной  деятельности на определенный период и конкретные способы их деятельности. В планах предусматриваются необходимые  для осуществления задач материальные и финансовые ресурсы и методы их эффективного использования. Методология  планирования предусматривает увязку целей с ресурсами, определение  последовательности, средств и методов  достижения целей.

В таможенных органах планирование ведется «сверху вниз». Планирование осуществляется на высшем уровне управления и носит характер директивы для  низовых уровней управления. Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные  хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения.

1.3. Контроль в управлении  таможенной деятельностью

Управление следует рассматривать  как непрерывный процесс целенаправленных действий, потому что цели не всегда достигаются предусмотренном виде, люди не всегда или не так выполняют  поручения, изменение окружающей среды  ведет к изменению внутренних переменных.

Определение степени достижения цели осуществляется при помощи контроля, который представляет собою процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в деятельности таможенной организации. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий. По тому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.

Контроль – одна из функций управления. Как функция, контроль имеет двоякий  характер. С одной стороны, – это  элемент каждой общей функции  управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой, – это самостоятельная  функция управления, так как деятельность по контролю представляет собой ее самостоятельный вид.

Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации на предотвращение кризисного положения. Контроль позволяет  фиксировать свои ошибки и сознательные и несознательные нарушения и  исправлять их до того, как они станут на пути достижения цели. Вместе с тем  контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна

Имея большой диапазон воздействия  на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных  таможенных органов. Он входит в обязанности  руководителя любого ранга.

В замкнутом  цикле управленческой деятельности контроль взаимодействует с другими  функциями.

Объектом контроля выступают различные таможенные организации. Внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы.

Субъектом контроля выступает контролирующее звено. Контроль таможенной деятельности осуществляют государственные органы.

Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, называется предварительным. Он предусматривает предупреждение нарушений установленных правил ведения работ. Кроме того, предварительный контроль направлен на предупреждение нарушения законности, нецелесообразного, неэффективного использования хозяйственных средств и принятия необоснованных решений.

Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, носит название текущего контроля. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а осуществляется он начальниками. Задача текущего контроля – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения служебных заданий.

За подчиненными текущий контроль осуществляется на основе обратной связи. В роли регулятора системы выступает  руководитель, осуществляя контроль за заданными параметрами. Контроль дает возможность также своевременно реагировать на изменяющиеся внутренние и внешние факторы.

Заключительный, или последующий, контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ, вскрытие недостатков и упущений в работе.

Заключительный контроль дает информацию для учета, если аналогичная работа повторяется в будущем. Эта же информация используется для мотивации  труда.

На практике различные типы контроля используются одновременно и очень важно их правильное сочетание. Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели, ключевые результаты должны быть хорошо определены. Контроль должен быть направлен на результаты как основной, так и вспомогательной  деятельности.

Руководитель  на стадии контроля должен анализировать  и управленческое поведение. Наилучшим  является сочетание напористости и  гибкости. Худший вариант – агрессивность  и вялость.

 

ГЛАВА 2. ПЛАНИРОВАНИЕ И КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ТАМОЖЕННЫМИ  ОРГАНАМИ

2.1. Планирование в деятельности  региональных таможенных органов

Работа Регионального таможенного  управления строится в соответствии с планом работы на календарный год. Проект плана разрабатывается на основе предложений, поступающих от таможен и структурных подразделений аппарата управления, с учетом сложившейся обстановки во внешнеэкономической деятельности региона, результатов анализа и прогнозирования работы таможенных органов РТУ, на основе разработанных методик.

Предложения таможен, подразделений аппарата управления, согласованные с курирующими  заместителями начальника управления, до 1 декабря предшествующего года представляются в Организационно инспекторский отдел (ОргИО) РТУ для обобщения, анализа и внесения в проект плана работы РТУ.

После письменного  согласования заместителями начальника управления доработанный с учетом внесенных  поправок и замечаний проект плана, не позднее 20 декабря предшествующего  года, представляется на утверждение  начальнику управления¹.

Общий контроль за выполнением плана работы РТУ  возлагается на ОргИО РТУ, который  информирует начальника управления о ходе выполнения пунктов плана  с представлением своих предложений  по итогам работы за квартал, полугодие  и в целом за истекший год. Коррективы в годовой план вносятся по итогам квартала начальниками таможен и руководителями подразделений аппаратов управления в виде мотивированных письменных предложений, которые направляются для рассмотрения и оценки с точки зрения целесообразности и обоснованности в ОргИО РТУ. После изучения ОргИО направляет материалы на утверждение начальнику РТУ.

Порядок организации планирования и подготовки проведения заседаний коллегии РТУ.

Заседания коллегии проводятся в соответствии с планом работы коллегии РТУ на полугодие. Предложения по проведению заседаний коллегии вносятся членами коллегии, руководителями структурных подразделений аппарата управления и других таможенных органов и учреждений региона.

Предложения структурных подразделений аппарата управления, согласованные с заместителем начальника управления по подчиненности, таможенных органов и учреждений региона для внесения в проект плана работы коллегии РТУ на I полугодие  представляются в ОргИО РТУ до 1 декабря предшествующего года, на II полугодие - до 1 июня текущего года, с указанием служб - соисполнителей подготовки вопросов и сроков их. На основе поступивших предложений ОргИО РТУ составляет полугодовой план работы коллегии с указанием даты и места проведения планируемых к обсуждению вопросов (не более 3 вопросов на одно заседание), исполнителей и ответственных лиц².

Повестку  дня и дату проведения очередного заседания коллегии ответственный  секретарь доводит до сведения членов коллегии и приглашенных лиц за 5 дней до проведения заседания коллегии.

Предложения о включении в повестку дня  очередного заседания коллегии неотложных дополнительных вопросов, снятии запланированных  вопросов или о переносе дня заседания  коллегии передаются начальнику ОргИО  РТУ не позднее чем за 5 дней до объявления повестки дня заседания  коллегии.

По решению  начальника управления (председателя коллегии) в график проведения заседаний  коллегий и в поставленные на обсуждение вопросы могут быть внесены дополнения и изменения. Такое решение принимается  начальником управления (председателем коллегии) как по собственной инициативе, так и на основе представленного ему обоснованного рапорта от начальника таможни или структурного подразделения аппарата управления, согласованного с курирующим заместителем начальника управления.

На основе годового плана работы РТУ структурные  подразделения аппарата управления (с учетом направлений деятельности) и таможни региона составляют собственные планы работы на год. Мероприятия годового плана работы структурного подразделения аппарата управления дополняются и конкретизируются в квартальном плане работы отдела с учетом сложившейся обстановки, текущего состояния дел. Копия экземпляра квартального плана до 25 числа последнего месяца предшествующего квартала представляется в ОргИО для координации действий подразделений аппарата управления и разработки ежемесячных планов основных мероприятий РТУ³.

Структурные подразделения таможен планируют  свою работу поквартально, исходя из плана  работы таможни на год. В случае планирования в деятельности структурного подразделения совместных мероприятий с другими подразделениями виза согласования начальника отдела - соисполнителя мероприятия является обязательной.

 

2.2. Организация контроля  за деятельностью в таможенном деле

Главной целью контроля является обеспечение  безусловной и своевременной  реализации запланированных мероприятий. Контроль должен носить систематический и упреждающий характер.

Начальники таможен региона  через своих заместителей, а руководители структурных подразделений аппарата Управления лично организуют полную, точную и своевременную реализацию планов.

Для этого соответствующие руководители определяют исполнителей, формулируют  им задания, устанавливают сроки  исполнения, проводят оперативные совещания; создают необходимые условия  исполнителям и обеспечивают контроль за ходом выполнения плановых мероприятий, определяют время и порядок информирования об исполнении планов.

Непосредственное осуществление  общего контроля за выполнением мероприятий  годового плана работы ФТС и ежемесячных  планов основных мероприятий ФТС, а  также своевременное внесение соответствующим  образом оформленных необходимых  изменений осуществляется ФТС⁴.

Главными целями контроля выполнения планов являются:

- обеспечение выполнения задач  и мероприятий плана по всем  показателям всеми подразделениями  таможенных органов региона; 

- выявление неиспользованных резервов  совершенствования служебной деятельности  и организации труда личного  состава подразделений; 

- недопущение диспропорций в  развитии отдельных подразделений,  расстановке сил и средств; 

- устранение ошибок, допущенных  при выполнении плана; 

- совершенствование планирования  и управленческой деятельности. 

Проверка выполнения планов начинается с определения своевременности  и правильности доведения заданий  до конкретных исполнителей. От этого, в первую очередь, зависит успех  выполнения всех запланированных мероприятий. Выполнение плана проверяется путем  изучения отчетных материалов, а также  путем непосредственного ознакомления с работой на местах. При проведении проверки необходимо обращать основное внимание на решение основных задач  планируемого периода. Еще одно важное направление, на которое необходимо обращать внимание, - это изучение, обобщение и распространение передового опыта работы, имеющиеся достижения в служебной деятельности таможенных органов и подразделений, отдельных руководителей и сотрудников. 

Краткие анализы выполнения планов работы таможен и функциональных блоков ФТС за отчетный период в  срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, направляются в  ФТС для исполнения контрольных  функций, решения проблемных вопросов, требующих решения на региональном уровне, а также для обобщения  и анализа деятельности ФТС. В  указанные краткие анализы выполнения планов в обязательном порядке должны включаться: 

- нереализованные пункты плана  и причины их невыполнения; 

- эффективность проведенных мероприятий  для достижения задач, стоящих  перед таможенным органом; 

- проблемные вопросы таможен,  таможенных постов и функциональных  отделов, которые требуют решения руководства;

- передовой опыт подразделений  и инициативный подход сотрудников  в ходе повседневной деятельности и другие.