Персонал фирмы и его структура

1.1 Характеристика  персонала

Наличие персонала фирмы в целом, по отдельным категориям и группам может характеризоваться показателями двух типов:

на отчетную дату, дату проведения обследования, переписи и т.п. (моментный показатель);

средними за соответствующий период показателями численности персонала (интервальные показатели).

Такие показатели могут быть как расчетными (плановыми, прогнозными), так и фактическими (отчетными). Во всех случаях принято выделять работников, состоящих в списочном составе предприятия (их трудовые книжки должны быть сданы в кадровую службу фирмы, а в приказе о назначении на работу оговорено, что речь идет о штатной должности, полной ставке и т.п.); совместителей, в приказе о назначении которых должно быть оговорено, что продолжительность их рабочего дня не должна превышать 50% установленной законом для данной категории работников (трудовые книжки таких работников хранятся по месту их основной работы); наконец, работников, работающих по договорам подряда (поручения), численность которых в списочную численность не включается, но в отдельных случаях они учитываются наряду с состоящими в списках как целые единицы в отличие от совместителей, каждый из которых не может быть включен в списочную численность в размере, большем 0,5 единицы работника, состоящего в штате. Этот порядок имеет особое значение при определении сумм, израсходованных на оплату труда сверх установленного минимума (например, 6 минимальных окладов на одного списочного работника) и подлежащих налогообложению по ставке, предусмотренной для исчисления налога на прибыль.

Численность работников фирмы не остается постоянной, а непрерывно изменяется вследствие того, что фирма осуществляет в течение того или иного периода наем и увольнение рабочей силы. Поэтому и необходимо наряду с численностью персонала на отчетные даты учитывать и средние за период показатели. Для малых предприятий допускается упрощенное определение средней списочной численности работников как полу суммы данных об их наличии на начало и конец каждого отчетного периода (обычно такой период равен месяцу; за периоды больше месяца определяют среднюю из месячных данных, не обращая внимания на то, что в разных месяцах года неодинаковое число календарных дней). Простота такого расчета может в ряде случаев оказаться крайне невыгодной фирме в связи с особенностями налогообложения, если в течение месяца наблюдается большое движение численности рабочей силы, которое может и не найти отражения в различии данных на начало и конец каждого месяца.

Более точным и охватывающим все особенности изменения числа работников на протяжении отчетного месяца является метод определения средней списочной численности исходя из данных о числе лиц, состоящих в списках фирмы за каждый день отчетного месяца. Суммируя эти данные за все календарные дни месяца, получают сумму списочных чисел, которую и делят на число календарных дней месяца (включая как рабочие, так и выходные дни). В случаях, предусмотренных соответствующими инструкциями, из числа лиц, состоящих в списках, исключают женщин, находящихся в послеродовом отпуске до достижения ребенком трехлетнего возраста, и некоторые другие группы лиц в связи с особенностями трудового и налогового законодательства.

При расчете среднесписочного числа работников численность лиц, состоящих в списках в выходные и праздничные дни, принимается равной данным за предшествующий рабочий день, а учет изменения численности ведется на основе приказов (распоряжений) о приеме или увольнении работников, в которых обязательно должна быть указана дата приема на работу ("с такого-то числа") или дата освобождения от работы (увольнения) с обязательным указанием основания (ссылкой на соответствующую статью и пункт кодекса законов о труде). Нарушение трудового законодательства при увольнении с работы почти автоматически ведет к судебному вмешательству по инициативе уволенного и восстановлению его на работе с выплатой компенсации за вынужденный прогул за счет фирмы.

Обобщим все сказанное выше с помощью примера, содержащего данные по фирме за апрель, в котором для экономии места предполагается, что в отдельные периоды времени, которые выделены в графе 1, численность работников, подлежащих учету в списочном составе, не изменяется .

Из данных, приведенных в табл.2, следует, что средняя списочная численность персонала фирмы за апрель составляла: 
4359 : 30 = 145 человек (результат таких расчетов принято округлять до целых чисел, так как определять численность работающих с десятыми долями бессмысленно). Если же использовать упрощенный метод расчета, то получим:

Отметим далее, что по приведенным выше данным можно определить среднюю списочную численность, а также по выделенным в таблице группам персонала (не следует только забывать, что данные по совместителям следует применять с коэффициентом 0,5). Тогда после деления соответствующих показателей итоговой строки табл.2 на 30 (число календарных дней в апреле) получим среднее списочное число лиц, состоящих в списках, 119 человек, совместителей — 3 человека, работавших по договорам подряда — 25, лиц, подлежащих исключению из среднего списочного числа, хотя и состоящих в списках, — 2 человека, что в сумме и дает 145 человек.

 
Таблица 2.

Средняя списочная численность персонала 

При дальнейшем анализе данных табельного учета явок и неявок на работу из числа состоящих ежедневно в списках предприятия лиц принято выделять число лиц, явившихся на работу и приступивших к ней (сумма таких данных за весь период дает число фактически отработанных человеко-дней); число лиц, явившихся на работу, но не приступавших к ней, т.е. имевших целосменный простой (сумма этих двух показателей дает явочный фонд человеко-дней), а число человеко-дней неявок (разность между календарным фондом человеко-дней и явочным фондом) распределяют по причинам, выделяя неявки по уважительным причинам и потери времени, о чем подробнее будет сказано ниже.

Как уже отмечалось, изменения в списочной численности персонала происходят вследствие приема на работу и увольнения работников. В интересах контроля за работой кадровых служб фирм возникает необходимость определения не только общего числа принятых и уволенных за данный период работников, но и распределения их по источникам поступления и направления выбытия.

      Среди источников поступления рабочей силы принято выделять: 
принятых непосредственно по инициативе предприятия (фирмы);

принятых по направлениям органов трудоустройства;

принятых по путевкам после окончания соответствующих специальных учебных заведений (вузов и техникумов), включая и стипендиатов данной фирмы.

Среди направлений выбытия работников принято различать выбытие по причинам физиологического характера (в связи со смертью, длительной болезнью, достижением пенсионного возраста, невозможностью по состоянию здоровья продолжать работу на данном предприятии); выбытие по причинам, прямо предусмотренным законом, — так называемый необходимый оборот рабочей силы (призыв в армию, поступление в учебные заведения с отрывом от производства, избрание в выборные органы государственной власти и некоторые общественные организации, перевод на другие предприятия, переезд к месту жительства мужа или жены и др.), а также по причинам, непосредственно законом не предусмотренным и связанным с личностью работника: увольнение по собственному желанию, за прогулы и другие нарушения трудовой дисциплины, в связи с решениями судов (так называемый излишний оборот рабочей силы или текучесть кадров).

По данным о наличии и движении кадров в целом и по категориям и группам персонала при необходимости строится баланс движения кадров (баланс ресурсов рабочей силы) по следующей примерной схеме. 
 

Для оценки качества работы с кадрами фирмы можно использовать и систему показателей, характеризующих интенсивность оборота кадров и детализирующих особенности этого оборота. К числу основных показателей этой системы относятся: 
1. Коэффициент интенсивности оборота по приему — отношение числа принятых за период работников (Чп) к среднему • списочному их числу (Чс): Кп = Чп : Чс. 
2. Коэффициент оборота по выбытию — отношение числа выбывших за период работников (Чв) к среднему списочному их числу: Кв= Чв : Чс. 
3. Коэффициент текучести — отношение числа выбывших за период работников по перечисленным выше причинам, относимым к текучести кадров (Чвт), к среднему списочному числу работников за тот же период: Кт = Чвт : Чс. 
4. Коэффициент замещения, равный отношению разности числа принятых и выбывших работников к среднему списочному их числу:Кз = (Чп - Чв)': Чс. Если разность в числителе коэффициента положительна, то число принятых превышает число выбывших, и можно полагать, что часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнениями, а часть принятых используется на вновь созданных рабочих местах. Отрицательное значение коэффициента возникает в случаях, когда число уволенных превышает число вновь принятых, что может быть связано с сокращением объема производства, ликвидацией части рабочих мест в связи с техническим перевооружением и рядом других причин. 
 
5. Коэффициент постоянства кадров — отношение числа работников, проработавших весь отчетный период, к их числу на конец этого периода. Этот коэффициент как бы дополняет коэффициент текучести и применяется для оценки эффективности кадровой политики фирмы, так как не вызываемый объективно неизбежными причинами оборот рабочей силы приводит к снижению эффективности ее использования в производстве. Вновь принятых работников необходимо доучивать, предоставлять им время на адаптацию к конкретным условиям работы на данной фирме, а в связи с увольнениями работников фирма несет потери, связанные с ранее понесенными ею затратами на обучение и удовлетворение некоторых социальных потребностей увольняющихся работников.

1.2 Рабочее время и его использование.

Мерилом затрат рабочего времени и его ресурсов являются общепринятые единицы измерения времени вообще — минуты. часы, сутки, месяцы и годы. Минута, как очень малая единица измерения времени, в экономических расчетах применяется только в специальных целях, в частности при техническом нормировании. Основными единицами учета рабочего времени оказываются человеко-час и человеко-день (понятие "человеко-сутки" не применяется, поскольку человек может и должен работать ежедневно не более того времени, которое определено как продолжительность рабочей смены, а иногда и больше, но лишь в пределах разрешенного законодательством лимита сверхурочно отрабатываемых часов). Более крупные единицы времени (человеко-месяц, человеко-квартал и человеко-год) эквивалентны показателям среднего списочного числа работников за соответствующие периоды, поскольку считается, что затраты живого труда работников фирмы соответствуют времени их пребывания либо на производстве, либо в списках работников, поскольку один и тот же работник не может одновременно состоять в списках нескольких фирм (исключая случаи совместительства и работы вне установленного режима рабочего времени по договорам подряда).

Исходя из сказанного, человеко-часом отработанного или неотработанного времени считают один час пребывания работника в течение смены на предприятии (учитывать время за пределами рабочих смен в часах бессмысленно), а человеко-днем — один день работника в течение его пребывания в составе персонала фирмы.

Для планирования и оценки фактически достигнутых результатов использования трудовых ресурсов фирмы, необходимо правильно определять общую величину трудовых ресурсов и размеры полезного использования их потерь.

Оценка величины ресурсов рабочей силы по данным о среднем списочном числе работников является наиболее общей, но практически не отражает картины фактического или возможного их использования, поскольку, как следует из сказанного в предыдущем разделе, определение средней списочной численности работников базируется на общей величине календарного фонда времени имеющихся трудовых ресурсов, измеряемого в человеко-днях.

Календарный фонд времени работников, как в целом, так и по отдельным категориям и группам может быть определен двояко:

либо суммированием списочных чисел работников за все календарные дни периода (так сделано в примере, приведенном в табл.2);

либо умножением уже известного среднего списочного числа работников на число календарных дней в том же периоде, за который было определено среднее списочное число.

Далеко не весь объем календарного фонда времени работников может быть реально использован в производственной деятельности фирмы. В составе календарного фонда времени каждого работника за достаточно длительный период обязательно будут выходные и праздничные дни; дни очередного и дополнительных отпусков, предусмотренные трудовым законодательством; дни неявок на работу по болезни и другим причинам, предусмотренных законом (участие в работе выборных общественных и других организаций, выполнение мужчинами обязанностей, вытекающих из закона о воинской службе); неявки на работу с разрешения администрации и, наконец, прогулы.

При планировании всех элементов, входящих в состав календарного фонда времени работников, приходится наряду с нормативными материалами использовать и часть данных, характеризующих фактическое положение дела в предшествующие периоды (неявки по болезни, отвлечения работников на выполнение государственных и общественных обязанностей и пр.), а при необходимости пользоваться данными табельного учета явок и неявок на работу с расшифровкой последних по причинам.

Действующая практика учитывает в качестве отработанного любой день, когда рабочий явился на работу и фактически приступил к выполнению своих обязанностей. Если же работник на рабочее место явился, но по каким-либо причинам не приступил к работе, такой день рассматривается как человеко-день цело-сменного (целодневного) простоя..

 С учетом этих замечаний изучение структуры календарного фонда времени работников по фирме в целом и по отдельным категориям и группам работников осуществляется на практике путем составления баланса рабочего времени (табл.3). Понятно, что в зависимости от конкретных условий труда на фирме номенклатура статей баланса рабочего времени может варьироваться, поэтому в целях обеспечения возможностей сопоставления данных по отдельным подразделениям крупных фирм и по разным фирмам структуру календарного фонда рабочего времени целесообразно представлять в несколько укрупненном виде, выделяя в составе календарного фонда табельный фонд, максимально возможный фонд рабочих человеко-дней и в его составе явочный фонд и неявки.       Взаимоотношения всех этих фондов времени видны из приводимой здесь схемы и не требуют пространных пояснений (рис.1).  
          Покажем теперь, каким способом данные баланса рабочего времени в человеко-днях могут быть использованы во внутрифирменных плановых расчетах. Допустим, что на предполагаемый объем работы на год, связанный с выпуском и реализацией продукции, требуется 200000 чел.-дней рабочего времени. По календарю в планируемом году 115 праздничных и выходных дней. Работникам фирмы предполагается предоставить очередной отпуск продолжительностью 24 рабочих дня — 60%, 18 рабочих дней — 40%. Отсюда средняя продолжительность очередных отпусков у работников фирмы составит: 24 • 0,6+18 • 0,4 = 21,6 дня. Используя данные отчетного баланса рабочего времени, будем считать, что в расчете на одного работника отпуска по беременности и родам, как и прежде, будут составлять 36 дней; отпуска по учебе и неявки по болезни в общей сложности предусматривается сократить в расчете в среднем на одного работника с 8 до 7,4 чел.-дня; неявки по прочим причинам, предусмотренным законом, будем планировать на фактически достигнутом уровне, а потери времени (прогулы и неявки с разрешения администрации) не будем вообще принимать во внимание в плановых расчетах. При этих условиях общее число не отработанных одним работником за год человеко-дней должно составить: 115,0 +21,6 + 36,0 + 7,4 + 1,0 = 181 день. Таким образом, число отработанных за год одним работником дней составит: 365 - 181 = 184 дня. Поскольку для выполнения производственного плана требуется всего 200 000 чел.-дней, получаем, что фирма должна располагать средним списочным числом работником в количестве: 200 000 : 181 = 1105 человек.