Переговоры как метод управления коммуникациями

Деловое общение выполняет  такие важные функции как [11, стр.112]:

Взаимное общение работников из одной деловой сферы;

Совместный поиск и  оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

Контроль и координирование  уже начатых деловых мероприятий;

Поддержание деловых  контактов;

Стимулирование деловой  активности.

Структура деловой беседы такова:

Подготовка к деловой  беседе;

Установление места  и времени встречи;

Начало беседы: вступление в контакт;

Постановка проблемы и передача информации;

Аргументирование;

Опровержение доводов  собеседника;

Анализ альтернатив, поиск  оптимального или компромиссного варианта, либо конфронтация участников;

Принятие решения;

Фиксация договоренности;

Выход из контакта;

Анализ результатов  беседы, своей тактики общения.

Методы ведения переговоров. Различные представления часто несовместимы друг с другом, в этом случае иногда люди не хотят признавать обстоятельства дел такими, каковы они есть на самом деле. Признается лишь собственная позиция. Каждый пытается убедить собеседника в своей субъективной истине. Обвинение падает на партнера, если тот продолжает отстаивать свое собственное представление и позицию.

Чем раньше удается понять отправную точку партнера такой, какой она есть на самом деле, тем быстрее удается добиться подготовки решения.

Различают два вида переговоров: импровизированные и переговоры, к которым заранее подготовились.

С импровизированными переговорами мы сталкиваемся ежедневно в тех ситуациях, когда к нам приходят другие люди с какой-либо просьбой или предложением. В этих случаях следует соглашаться на разговор, если вы понимаете его необходимость, полезность, или перенести на другое время и подготовиться к переговорам.

В любом случае, следует  соблюдать такую последовательность обсуждения вопросов повестки дня:

Уяснение рамок проведения переговоров (место проведения переговоров, компетенция принятия решений, срок и время проведения переговоров; краткие сведения об участниках переговоров, вопросы включаемые в протокол);

Начало переговоров (общая  ситуация - погода, газеты и т.д.; ситуация партнера - настроение, свежие впечатления  и т.д.; собственная ситуация - слова  благодарности, свежие впечатления);

Согласование тематической структуры (на практике в начале переговоров редко согласовываются темы, поэтому часто партнеры не понимают друг друга);

Изложение точек зрения партнеров по переговорам (определить общие интересы, высказать веские аргументы, быть готовым умело возражать, не обращать внимания на эмоциональную реакцию партнера, вносить альтернативы, вести переговоры конструктивно, стремиться к компромиссу, достигать консенсуса);

Соглашение (фиксировать: с чем согласны обе стороны, на чем необходимо остановиться, какие шаги будут следующими, что еще остается открытым, что еще мешает, что достигнуто).

Улучшение системы коммуникаций возможно в следующих направлениях.

Руководители всех уровней  иерархии должны иметь представление  о своих собственных потребностях в информации, а также своих коллег и подчиненных. Руководитель должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации [10, стр.73].

Руководители могут  практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными или периодические встречи со всеми подчиненными. Обсуждение и прояснение новых стратегических задач, контроль хода работ и т.д. - действия ,подвластные руководителю.

Системы обратной связи  целесообразно использовать за счет перемещения работников из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов. Пополнение информации за счет обратной связи эффективно производить методом опроса работников. Опросы позволяют выяснить [8, стр.53]:

Четко ли доведены цели их деятельности;

С какими потенциальными или реальными проблемами они  сталкиваются или могут столкнуться;

Получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую  им для работы;

Открыт ли руководитель для предложений;

Информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений  разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все  работники получают возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель системы - снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Информационные сообщения  в виде малотиражных газет, бюллетеней, которые содержат информацию для  всех работников. В подобные публикации могут входить статьи с обзорами по поводу управления, на тему охраны здоровья работников, новых видов продукции, ответы руководства на вопросы сотрудников.

К современным информационным технологиям можно отнести компьютерные сети, с помощью которых организуется электронная почта, конференции пользователей и т.д.

 

 

 

Заключение

 

Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя и более людьми. В коммуникативном  процессе выделяют четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

При коммуникационном процессе отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов: зарождение идеи → кодирование информации и выбор канала → передача информации → декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя). Далее отправитель ждет, что получатель каким-то образом подтвердит факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установит обратную связь. Устойчивая обратная связь в процессе коммуникации позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл сообщения.

Существует множество  классификаций коммуникаций в процессе управления. По основным признакам  коммуникации делятся на внешние  и внутренние; восходящие, нисходящие и горизонтальные; вербальные и невербальные.

В организационных коммуникациях  могут возникнуть определенные преграды: искажение сообщений; информационные перегрузки; неудовлетворительная структура организации; неудовлетворительный кадровый состав; конфликты между различными группами или подразделениями.

Путей преодоления преград  в процессе коммуникации существует достаточно количество, например, регулирование информационных потоков, системы обратной связи, системы сбора предложений, современные информационные технологии.

Основой коммуникаций в  управлении является управленческая информация – это совокупности качественных и количественных сведений о процесса, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезорганизует любую хозяйственную деятельность.

Далее в ходе работы были рассмотрены коммуникационные каналы и структуры. Взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется посредством коммуникационных каналов.

  Всякие переговоры  требуют тщательной подготовки: чем интенсивней они ведутся  (с использование анализов, расчетов  экономического эффекта, заключений  и т. д.), тем больше шансы на успех. Обратная же картина наблюдается в том случае, когда при ведении переговоров в должной мере не учитываются различные объективные и психологические аспекты.

  Любому вступающему   в переговоры  полезно  усвоить   изначальную истину: крайне невыгодно  делать ставку  на конфликтное взаимодействие, стремиться  к разовому выигрышу любой  ценой.

  Гораздо  более  продуктивен вариант партнерских  отношений, когда  совместно   с партнером  проводится  анализ  проблемы с тем, чтобы  найти  решение, которое бы  в максимальной  степени  отвечало  обоюдным интересам.

Искусство общения, знание психологических  особенностей и применение психологических  методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек – человек» - политикам, бизнесменам, менеджерам и многим другим. Таким образом, умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе нужно каждому. Залог успеха любых начинаний делового человека, какую бы задачу он ни решал, - создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения.

 

 

Список  литературы

 

1. Басовский Л.Е. Менеджмент. – М.: ИНФРА – М, 2000
2. Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 504с.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 410с.
4. Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2002
5. Драчева Е.Л. Менеджмент. – М.: Издательский центр «Академия»: Мастерство, 2002. – 205с.
6. Ионова С.М., Шумал С.С. Менеджмент. – М.: Аллель-2000, 2005. – с.64
7. Кусков А.П., Чумаченко А.П. Менеджмент. – М.: ГИНФО, 2002. – 368с.
8. Основы менеджмента /под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высшая школа, 2003. – 367с.
9. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации. – М.: Экзамен, 2002. – 320с.
10. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент орагнизации. – М.: ИНФРА – М, 2005
11. Смирнов Э.А. Теории организации. – М.: ИНФРА-М, 2000
12. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации. – М.: ИНФРА-М, 2004.
13. Дэйв Ульрих Эффективное управление персоналом: новая роль HR-менеджера в организации = Human Resource Champions: The Next Agenda for Adding Value and Delivering Results. — М.: «Вильямс», 2006. — С. 304. 

¹ Карнеги Д. Как завоёвывать друзей и оказывать влияние на людей. Минск: Литература, 1998. С. 121.